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Payés très chers, qui consacrent une bonne partie de leur temps à des tâches fastidieuses et répétitives associées à la gestion de l’information au lieu de se consacrer à la création et la résolution de problèmes complexes. Les plateformes de gestion de l’information automatisent, grâce à des workflows, des tâches, des processus et des actions qui nécessitaient auparavant une intervention humaine. Ces solutions organisent automatiquement l’information, comprennent le contexte des documents, et, avec la montée en puissance de l’intelligence artificielle générative, permettent aux collaborateurs d’interagir avec la base de connaissances de l’entreprise en posant des questions en langage naturel. La recherche devient ainsi plus rapide, plus précise et plus intuitive.

Automatisation = précision

Grâce à l’utilisation de métadonnées qui donnent des précisions sur les documents stockés, il est possible de donner le contexte des informations qu’ils contiennent. La plateforme identifie automatiquement à quel client un document est lié, s’il s’agit d’un devis, d’une facture, d’un plan, d’un compte-rendu, de connaître sa date de création et si des échéances apparaissent, afin de retrouver facilement ensuite une information uniquement en interrogeant la base de connaissance avec le langage naturel. Les workflows automatisent la transmission d’information pour que rien n’échappe au système, qu’il n’y ait pas de perte d’information ou de document, et pas d’oubli. La transmission automatique évite les erreurs humaines : pas de retranscription = pas d’erreur humaine, de faute de frappe, par exemple.

Automatisation = sécurité

L’adoption de l’intelligence artificielle soulève des questions légitimes concernant la sécurité et la confidentialité des données d’entreprise. Or une fuite de données fait rapidement la une des journaux et expose l’entreprise à des amendes, à des rançons et à une mauvaise réputation. Les plateformes avancées d’automatisation de la gestion de l’information appliquent aux documents référencés les politiques de sécurité de l’entreprise et des autorisations de lecture, écriture, et modification selon les responsabilités et les rôles de chacun.

Beaucoup d’entreprises basent la protection de leurs données sur l’utilisation d’antivirus et de firewalls alors qu’une étude réalisée en 2020 par l’Université de Stanford révèle que 9 failles de sécurité sur 10 sont dues à des erreurs humaines. Les attaques par ingénierie sociale sont en augmentation, elles consistent à utiliser la ruse pour obtenir les données en les demandant sans attaquer.

La meilleure protection contre les violations de données est de s’assurer qu’elles ne sont accessibles que par des personnes autorisées. Les autorisations basées sur les métadonnées permettent un contrôle d’accès entièrement automatique à n’importe quel document. Seules les personnes possédant les attributs appropriés peuvent lire, modifier, supprimer ou changer les autorisations dans un document donné.

Les plateformes d’automatisation de la gestion de l’information gèrent également les versions pour permettre de revenir à une version antérieure, et savoir quand un fichier est modifié et qui a effectué les changements : des fonctionnalités utiles pour les contrôles de conformité et les audits. L’historique détaillé des versions assure une traçabilité complète des modifications, créant ainsi une piste d’audit fiable et transparente. Il fonctionne comme un enregistrement du cycle de vie des documents avec un historique complet des connexions, des déconnexions, des changements de mot de passe et des changements de groupe d’utilisateurs.

Il est également possible d’empêcher le téléchargement et l’impression d’un document, tout comme la capture d’écran, pour encore plus de sécurité.

Automatisation = productivité

Que de temps gagné, grâce à l’automatisation, dans le travail quotidien des collaborateurs, dans la transmission des informations, dans la recherche de documents, et dans l’application des politiques de sécurité ! Les hauts profils et hauts salaires peuvent se consacrer à ce pour quoi ils ont été embauchés : mettre à profit leur réflexion au service de la créativité, de l’innovation, de la résolution de problèmes complexes. Les équipes IT peuvent se concentrer sur des projets stratégiques plutôt que sur la gestion manuelle des droits d’accès. La conformité s’applique automatiquement et les audits sont facilités. Une fois les informations organisées et documentées par les métadonnées, elles sont faciles à retrouver, ce qui se traduit par une réduction du temps passé sur la gestion de l’information et une augmentation de la rentabilité.