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L’entreprise présente sur deux continents, Europe et Amérique du Nord, a choisi la solution Axelor, Low-code et Open Source, capable de gérer un contexte multi-devises. Son déploiement a permis de réduire de moitié les temps de saisie lors des exercices comptables.
Depuis 2021, les deux filiales de Pole Star (France et États-Unis) utilisent l’ERP/CRM Axelor. La large couverture fonctionnelle de l’outil permet de gérer une grande partie des flux de gestion (CRM, ventes, achats, stocks, comptabilité, notes de frais...).La solution prend en compte la dimension internationale de Pole Star, puisqu’elle gère les opérations entre l’Amérique du Nord et la France, y compris le contexte multidevises.
Pole Star a ainsi fiabilisé ses données et flux. Là où l’entreprise avait besoin de 20 jours pour établir un reporting comptable, Axelor permet de générer des tableaux de bord en temps réel.
« Lors des situations comptables périodiques, nous avons gagné 50 % de temps de saisie. L’ensemble des flux commerciaux s’intègrent directement et automatiquement à la comptabilité, sans aucune saisie complémentaire », explique Susanne Madier, CFO (Chief Financial Officer) de Pole Star.
Le déploiement d’Axelor résulte d’un chantier de fond lancé en 2018. À l’époque, le système d’information de gestion de Pole Star comporte plusieurs briques progicielles partiellement spécifiques. Il repose sur de nombreux fichiers bureautiques pour agréger des données éclatées et parfois redondantes. L’entreprise engage un travail d’optimisation afin d’aboutir à des processus mieux définis et une gestion des données plus fiables, centralisée et mieux partagée.
« Nous disposions à l’époque d’un logiciel de CRM sur étagère, d’une gestion commerciale spécifique et de fichiers Excel. Les comptabilités de nos deux sociétés étaient externalisées, respectivement en France et aux États-Unis, sans disponibilité des données en temps réel », indique Susanne Madier. « Nos spécificités (notamment multi devises, multi entités et multilingue) n’étaient pas gérées de manière très satisfaisante. Il nous semblait important de trouver une solution à la fois la plus complète et évolutive, mais aussi accessible à une PME comme nous, cela aussi bien en termes de charge de mise en œuvre que de budget. »
En 2019, Pole Star entame donc la recherche d’un ERP/CRM. L’entreprise choisit Axelor en mars 2020 car la solution répond à la majorité des critères du cahier des charges. Elle se révèle adaptée aux besoins et moyens des PME et ETI avec de solides références.
Dès avril 2020 et pendant sept mois, les équipes Pole Star et Axelor déroulent les étapes du projet. Elles commencent par un cadrage fonctionnel, pour identifier les besoins de paramétrage et de développement spécifiques.
Susanne Madier se souvient : « Ces sept mois de projet nous ont permis de valider la bonne adéquation fonctionnelle d’Axelor. Dès cette période, nous avons mis en place des formations à l’utilisation de la plateforme et nous avons repris l’ensemble de nos données pour les intégrer à l’outil. »
Après deux mois d’utilisation en parallèle avec l’ancien environnement, Axelor passe en production en janvier 2021, pour être définitivement adopté.
