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Dossiers

Comment trouver le bon ERP pour une entreprise de production industrielle ?

Par Thierry Hohler, Responsable développement proALPHA France

Publication: 15 juin

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Depuis les années 90, les progiciels de gestion intégrés n’ont cessé de gagner de l’importance dans le Système d’Information des entreprises. Si certaines organisations hésitent encore à sauter le pas, d’autres sont séduites et cherchent à mettre en place un progiciel adapté à leur structure...
 

Cependant, entre les généralistes et les spécialistes, les éditeurs-intégrateurs et les inté-grateurs, de nombreux fournisseurs se partagent le marché de l’ERP. Une question se pose alors : comment trouver le bon ERP ?

À la recherche de l’ERP parfait : un choix réfléchi.

Échanges d’informations plus fluides, prises de décisions plus judicieuses et fiables, ou encore optimisation des coûts… L’ERP, ou progiciel de gestion intégré, optimise tous les processus de l’entreprise et représente donc l’épine dorsale de cette dernière. Aussi, lorsqu’une solution ERP est mise en place, c’est dans l’optique de la conserver le plus longtemps possible. Par ailleurs, la mise en place d’un ERP est une opération conséquente. C’est pourquoi, le choix doit être réfléchi.

Définir les besoins

Pour choisir l’ERP qui répondra au mieux aux besoins de l’entreprise, cette dernière devra définir de manière précise quels sont ses besoins. En effet, un système ERP doit être parfaitement adapté aux processus opérationnels de l’entreprise. Or les processus varient d’une entreprise à une autre, selon ses caractéristiques : branche, planification des commandes de production, type de production, etc. Il est donc fortement recommandé de constituer une équipe dédiée au projet qui travaillera notamment à la rédaction d’un cahier des charges. Ce dernier devra être précis : plus précis sera le cahier des charges, meilleures seront les réponses des fournisseurs potentiels.

Évaluer

La définition des besoins permet de faire un premier choix qui devrait restreindre le groupe de fournisseurs potentiels à consulter. Dans l’idéal, il faut retenir un maximum de 5 à 6 offres de fournisseurs potentiels que l’on aura sélectionnées selon plusieurs critères préalablement définis. Puis, une fois que les fournisseurs consultés auront élaboré leurs propositions, il conviendra de les évaluer, de conserver les 2 ou 3 offres qui répondent au mieux au cahier des charges et de demander une présentation plus détaillée au trio de tête.

Budget : la place de l’implémentation du logiciel dans les comptes

Dans le budget pour la mise en place d’un ERP, deux critères principaux sont à prendre en compte : le premier est le prix du logiciel, le second est le nombre de jours de prestations de service nécessaires pour mettre en place la solution. Si certaines offres peuvent paraître avantageuses grâce à une période de mise en place relativement courte, le Responsable Développement de proALPHA France met en garde : « la durée prévue pour la mise en place d’une solution ERP comprend la formation du personnel ; il est donc important de prévoir assez de temps, pour garantir à l’entreprise cliente l’autonomie de ses équipes et donc une utilisation efficace du logiciel. » précise Thierry Hohler.

Rencontrer

L’aspect humain est un aspect essentiel de la mise en place d’un ERP. « L’implémentation d’un système ERP nécessite un investissement en temps. Cela dépend du niveau d’internationalisation de la solution, du caractère multisite, du niveau d’organisation d’entreprise, etc. Et surtout, il ne faut pas oublier qu’il s’agit de toutes les fonctions de l’entreprise ; en plus de mettre les solutions en place, il faut donc former tout le personnel concerné. » C’est pourquoi, pour Thierry Hohler, une rencontre est primordiale : « Pour une implémentation efficace, la qualité des équipes est bien évidemment im-portante. L’équipe qui mettra en place l’ERP et formera les Key Users doit être pédagogue et comprendre les attentes du per-sonnel. Une rencontre entre l’entreprise et son fournisseur potentiel est donc nécessaire pour s’assurer de parler le même langage. »

Naturellement, si cela est possible, prendre contact avec certaines références d’entreprises clientes qui font partie du même secteur d’activité est pertinent. Il est aussi possible de se renseigner auprès d’entreprises appartenant à d’autres secteurs d’activité, pour recueillir des expériences supplémentaires.

Critères ERP

Pour consulter un premier groupe de fournisseurs potentiels, mais aussi pour départager ces derniers, plusieurs critères sont à observer. Notamment les critères de fonctionnalité de l’ERP.

Spécialisation

Il s’agit de l’un des premiers critères à prendre en compte. En effet, plus le progiciel est conçu pour répondre aux spécificités d’un secteur, plus les fonctionnalités qu’il proposera seront adaptées aux besoins des entreprises opérant dans ce secteur. L’ERP sera en effet pourvu de nombreux outils spécifiques et donc en mesure d’offrir de nombreuses possibilités de confi-gurations adaptées.

Thierry Hohler commente : « proALPHA fait partie des fournis-seurs d’ERP spécialistes : nos solutions sont conçues pour ré-pondre aux besoins de divers secteurs de la production dis-crète. Choisir un ERP spécialiste, plutôt qu’un ERP généraliste, si-gnifie opter pour un ERP qui sera mis en place avec le moins de développements spécifiques possible ; le résultat est une mise en place plus rapide et donc moins coûteuse. »

Best-of-breed

Pour l’optimisation des processus en entreprise, une tendance et une réponse aux besoins actuels est le « best-of-breed », c’est-à-dire une solution qui repose sur un ERP contenant les données et les processus centraux associé à des applications tierces de pointe pour les processus spécialisés. Le responsable développement proALPHA France explique : « chez proALPHA par exemple, en plus de notre système ERP, nous proposons des solutions de pointe complémentaires choisies parmi les meilleures du marché. Nous savons par ailleurs intégrer facilement d’autres solutions choisies par les clients (ESB – Enterprise Service Bus ; architecture moderne, etc.). »

Flexibilité

Si la spécialisation de l’ERP permet d’obtenir des solutions adaptées à son secteur d’activité, il est fortement conseillé de choisir un fournisseur qui propose un progiciel basé sur des systèmes modulaires. L’entreprise pourra alors concevoir, avec les consultants dédiés, une solution adaptée au plus près de ses propres besoins. La possibilité de faire de petites modifications, en ajoutant ou modifiant un champ ou un masque, est également primordiale : « cela permet à une organisation de suivre le rythme des changements imposés par ses clients ou par les autorités par exemple. »

Modernité

« Le choix doit s’orienter vers un progiciel moderne. Comme un ERP dans le cloud qui répond aux exigences actuelles de mobilité, en étant utilisable sur des tablettes par exemple ; ou un ERP qui dispose d’un ESB, pour une intégration facile dans la chaîne d’approvisionnement avec les fournisseurs et les clients. Mais il faut aussi s’assurer que l’ERP choisi sera adapté aux futurs modèles commerciaux du secteur. » précise Thierry Hohler. « Il ne faut donc pas regarder l’étendue actuelle des prestations proposées, mais essayer de connaître l’évolution future du système et veiller à ce que le fournisseur du progiciel ait le regard tourné vers les futurs défis de l’entreprise et les futures technologies qui permettront d’y faire face. »

Internationalisation

Si les processus couvrent plusieurs domaines d’activités, pays ou filiales, il est nécessaire de s’assurer que le fournisseur d’ERP propose une solution d’internationalisation et est en mesure d’accompagner le projet dans le monde entier.

Ergonomie et disponibilité, pour une utilisation fluide

L’ERP étant un logiciel utilisé au quotidien dans tous les domaines de la vie de l’entreprise, son utilisation ne doit rencontrer aucun obstacle : « une interface ouverte, intuitive et facile à utiliser avec d’autres systèmes logiciels sera à privilégier. Par ailleurs, le progiciel de gestion intégré doit être disponible avec aussi peu d’interruptions que possible. » Cela signifie non seulement un système fiable, mais aussi des mises à jour courtes et efficaces. Sur ce dernier point, Thierry Hohler commente : « proALPHA a fait le choix de concevoir une stratégie de releases qui soit la moins impactante possible sur le fonctionnement de l’ERP : plutôt que de publier des versions qui proposent des modifications lourdes et nombreuses à grands intervalles, nous publions plus régulièrement des versions qui proposent des améliorations légères. Ainsi, la mise à jour du système ERP ne prend que peu de temps et ne paralyse pas le quotidien de l’entreprise cliente. »

Critères entreprise

Bien évidemment, si la solution proposée est primordiale, la question du fournisseur l’est également.

Développement technologique et solidité du groupe : penser longévité Parce qu’il est mis en place pour une longue durée et gère tous les processus d’une entreprise, un logiciel ERP doit permettre à l’entreprise dans laquelle il est implémenté de se tourner vers l’avenir ; il doit être le moteur de son développement. Il faudra donc s’assurer de sa capacité à répondre aux défis actuels et futurs. Ici, la solidité de son fournisseur est un élément primordial. Le responsable développement proALPHA France explique : « un groupe solide est un groupe qui peut se permettre d’investir dans les nouvelles technologies, afin de développer sa solution en fonction des besoins, mais aussi en fonction des nouveautés. » La solidité financière d’un fournisseur ERP lui permet ainsi de suivre le développement de ses clients, de les accompagner dans leur évolution et même d’en être moteur en proposant des solutions à la pointe de la technologie et qui anticipent les futurs défis. Thierry Hohler précise : « chez proALPHA, près de 250 personnes travaillent activement dans le domaine de la Recherche et Développement. »

Des équipes disponibles

Si la disponibilité du système ERP doit être évaluée, celle de la disponibilité des équipes du fournisseur également. « Les équipes dédiées à la gestion de projet et les équipes techniques doivent être disponibles pour le client. » Ici, il convient notamment de privilégier un fournisseur qui propose un bon support, capable de réagir de manière agile et rapide aux demandes des clients. Un service à distance (support et remote-consulting) peut être un plus pour obtenir une aide quasi immédiate aux questions qui concernent les tâches de l’activité quotidienne.

Un fournisseur expert

En ce qui concerne le profil du fournisseur, s’assurer de son expertise est bien évidemment nécessaire. Un groupe établi sur le marché global de l’ERP depuis plusieurs années, c’est la garantie d’opter pour des compétences solides. Couplée à la solidité financière, une expertise de longue date est donc à privilégier. Une expérience sur des marchés géographiques divers est un plus.

Par ailleurs, aucune organisation ne connaissant mieux un produit que son fabricant, une entreprise qui est à la fois éditrice et intégratrice d’ERP est un plus.

https://www.proalpha.com/fr/

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