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Cette circulation d’informations est la condition sine qua none d’une bonne collaboration des équipes, a fortiori dans un mode de travail hybride. L’enjeu pour l’entreprise est de transformer ces flux pour bénéficier de données exploitables et dynamiques, qui viendront soutenir les décisions stratégiques et opérationnelles. Toshiba TFIS partage ses recommandations pour optimiser son écosystème de gestion documentaire et accroître sa productivité.

1. Faciliter le partage de l’information

Dans un environnement de travail numérique flexible, la clé de la productivité réside dans la circulation efficace de l’information. Il est impératif de disposer de logiciels permettant le partage des informations en temps réel, qu’elles soient nativement digitales ou numérisées dès leur réception. Pour cela il faut que l’écosystème de gestion documentaire soit connecté à un maximum de solutions Cloud comme OneDrive, Sharepoint, Google Drive, Dropbox, etc. Ainsi les collaborateurs, mais aussi les partenaires, peuvent accéder aux informations dans leur environnement de prédilection.

2. Penser à la mobilité

Le travail hybride s’est généralisé. Il faut plus que jamais penser à la gestion documentaire en mobilité. Les applications cloud permettent de conserver les documents scannés et d’y accéder à tout moment, mais aussi de travailler dessus de manière collaborative. Il devient alors possible de rapidement traiter les demandes, depuis n’importe quel endroit, mais aussi d’accéder plus facilement aux documents nécessaires lors des rendez-vous clients ou partenaires.

3. Contrôler l’accès à l’information

Assurer le contrôle des accès via des profils utilisateurs pré-paramétrés selon les postes et les besoins de chacun est indispensable pour assurer la sécurité des informations. Miser sur des imprimantes multifonctions disposant de la technologie NFC permet de sécuriser les impressions et les numérisations via un badge dédié ou sur smartphone, une technique à la fois sécurisée et simple d’exécution pour les collaborateurs.

4. Simplifier l’accessibilité des impressions et des numérisations

Les imprimantes peuvent être difficiles à manipuler pour les collaborateurs à mobilité réduite ou encore les collaborateurs présentant une déficience visuelle. Or, pour qu’un écosystème de gestion documentaire soit efficace, il se doit d’être inclusif. Offrir la possibilité d’imprimer ou de numériser depuis un smartphone ou une tablette adaptée, avec une assistance vocale, permet de faciliter l’utilisation du matériel en supprimant la nécessité de manipuler les écrans intégrés aux imprimantes.

Une bonne gestion documentaire commence, avant tout, par l’implémentation d’un matériel adéquat. Les imprimantes, en tant que point d’entrée de la dématérialisation et de la gestion des flux documentaires, ont un rôle clé à jouer pour mieux adapter l’écosystème au besoin de l’entreprise.

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