Industrie Mag - Le journal de l'industrie.
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La pandémie traversée a forcé les entreprises, notamment les TPE/PME, à se réinventer, et à faire face à de nouveaux défis numériques. La dernière loi de finances de 2020 les pousse à la digitalisation de leurs factures, tout en les accompagnant avec un plan de relance de plus de 100 milliards d’€.
Si 2020 est l’année du changement et du bouleversement, il s’agit désormais de tirer des enseignements et de se mettre en ordre de bataille pour 2021., Avec un objectif en tête : une dématérialisation accélérée mais aussi sécurisée et efficace des documents en entreprise dans un contexte de travail à distance qui se prolonge.
Si certaines entreprises françaises avaient déjà pour habitude de proposer le télétravail à leurs équipes avant 2020, une très grande majorité a été prise de court à l’annonce du premier confinement en mars dernier. De fait, les outils collaboratifs ont littéralement explosé cette année, avec une consommation accrue de logiciels de vidéoconférence, de drive commun ou encore de solutions de gestion de projets.
Chez les TPE/PME, le stockage cloud connaît un réel succès : il permet de partager très simplement des documents ou autres fichiers dans un espace commun sans besoin de ressources informatiques. D’après le Syntec Numérique, les offres cloud des éditeurs de logiciels en France devraient connaitre une augmentation de part de marché avoisinant les 24,3%, avec une croissance de +14,7% (vs +5,6% en 2020). Dans ce contexte, comment garantir le secret de ses données (Cloud Act américain) ? Sans parler du problème de leur sécurité en termes d’accès à distance !
Il existe des acteurs en France proposant ce type de solutions d’échanges sécurisées sur des datacenters français tout en automatisant certains processus administratifs chronophages ce qui valorise et pérennise les données clients, fournisseurs et RH d’une entreprise.
Au sein d’une entreprise, les collaborateurs sont régulièrement confrontés à des problématiques d’archivage : sans organisation commune, impossible de travailler correctement. Ainsi, un employé peut passer jusqu’à 7h30 par semaine à rechercher une information, papier ou numérique, sans la trouver. (Source : AIM)
Pouvoir retrouver et partager aisément ses documents avec l’interne ou l’externe est essentiel, d’autant plus à distance. Avec des volumes importants, le gain de temps est la clé de voute de la productivité des équipes.
Une partie du temps se gagne bien sûr en interne mais dès que l’on évoque la gestion documentaire, on parle aussi de la gestion des processus associés. Par exemple, la signature électronique de contrats commerciaux permet bien sûr une transaction à distance mais surtout une accélération du process et donc du chiffre d’affaires. Selon Forrester, le marché de la signature électronique a augmenté d’au moins 25% en quelques trimestres en 2020.
Enfin, se pose la question de l’archivage des dits contrats signés et de leur intégrité dans le temps. Avec la Covid-19, il y a eu une véritable explosion de documents administratifs dématérialisés : comptabilité, factures, contrats… Les documents numériques peuvent malheureusement être assez simplement falsifiés et générer un redressement au titre de la TVA, par exemple.
Si les grandes entreprises ont pour la plupart intégré une solution de Gestion documentaire (GED) à leur organisation depuis un certain temps, les TPE/PME, quant à elles, vont devoir se réorganiser entièrement sur ce point-là.
Dernier enseignement à tirer et non des moindres : digitaliser les processus RH.
Envoi des bulletins de paie en électronique, simplification des notes de frais, signature électronique de contrats de travail, d’entretiens annuels d’évaluation … Selon Markess, 70% des décideurs RH et SIRH identifiaient l’automatisation des process RH parmi les principaux enjeux de 2020. Notamment dans un contexte de chômage partiel !
Depuis le 1er janvier 2017, avec la loi travail El Khomri, les entreprises ont la possibilité de délivrer les bulletins de salaire de façon dématérialisée. Attention, il ne s’agit pas ici de simplement glisser un bulletin de salaire dans un corps de mail et de le transférer à son salarié mais bien d’assurer l’intégrité du document dans le temps, sa disponibilité et son accessibilité au seul salarié dans un coffre-fort électronique !
Avec la crise sanitaire, il a fallu évidemment s’adapter aux demandes à distance des salariés. Demander et valider un congé ou une formation, déclarer des notes de frais, partager des documents sensibles à l’embauche ou à la débauche … Toutes les tâches administratives doivent désormais se faire à distance, de façon électronique, et ce, en toute sécurité en répondant aux normes législatives en vigueur.
Pilotage à distance des équipes de travail, accompagnement des collaborateurs dans leurs missions, stockage et partage des documents électroniques en toute sécurité… : le défi posé par la crise pousse les entreprises à se réorganiser et à se restructurer en profondeur. 2021 sera cette année encore une année charnière pour la transformation digitale des entreprises, notamment pour les petites et moyennes structures, et ce, afin d’assurer leur pérennité.
