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L’automatisation du traitement des commandes : un virage essentiel pour les entreprises

Christophe Rebecchi

De nombreuses entreprises s’appuient toujours sur des traitements manuels de documents, ce qui se révèle à la fois fastidieux, coûteux, voire risqué. Ne pas maîtriser le processus de traitement des commandes clients à des impacts stratégiques, business et financiers. Cette donnée stratégique mérite d’être prise en compte et de se poser les bonnes questions pour éviter tout désagrément.

Nous entendons souvent les mêmes commentaires de la part de nos clients : le processus de saisie et de traitement des bons de commande clients dans SAP est un travail qui prend du temps, qui est coûteux, et qui est source d’erreurs. Concrètement, trop de personnes s’occupent des commandes entrantes et il n’y a pas de processus standard clair. Ce constat est assez répandu, et ce dans tous les secteurs et quelle que soit l’activité de l’entreprise.

Les impacts liés au manque de contrôle du processus de traitement des commandes clients sont de plusieurs types :
 Une dégradation de la satisfaction clients de part une livraison de biens ou de services non conformes, voire un risque de perte de clientèle. Or conserver un client coute moins cher que de recruter un client,
 un risque légal et financier (remise) lié à une livraison non conforme,
 un manque de visibilité et d’efficacité sur la gestion des stocks dans la mesure où les commandes saisies dans l’ERP ne sont pas conformes,
 un impact sur la trésorerie de l’entreprise car le client ne paiera qu’après une réception conforme à sa commande.

Même des erreurs minimes de saisie des données peuvent avoir des conséquences fâcheuses, telles que des livraisons incorrectes, des plaintes de la part des clients, et des pertes de temps et d’argent. L’optimisation du processus et son automatisation sont donc des axes d’amélioration nécessaires.

Notre expérience nous montre que parce qu’elle impacte le business et donc les résultats de l’entreprise, l’automatisation du traitement des bons de commande dans SAP adresse des enjeux stratégiques : les sociétés ayant pris ce virage diminuent les délais et coûts de traitement de leurs commandes clients, améliorent leur satisfaction client, leur visibilité sur les en-cours, leur gestion des stocks, et leur trésorerie.

Concrètement, il est possible de mettre en œuvre un processus de traitement vertueux : une plateforme dédiée au traitement automatisé des commandes clients est totalement intégrée à SAP. Dès qu’une commande est réceptionnée, la technologie de capture collecte et enregistre les informations pertinentes. Ces informations sont alors rapprochées des données existantes dans SAP. Toute anomalie ou incohérence donne lieu à un envoi dans un workflow de validation (évitant ainsi toute erreur).

Les bénéfices sont alors multiples et rapidement accessibles :
 Collecte automatique et identification des données de commande pertinentes ;
 Contrôle automatique des quantités, montants, identifiants client et statut ;
 Meilleur contrôle du processus et transparence complète ;
 Identification des erreurs et exceptions ;
 Création sécurisée et automatique de commandes grâce à des vérifications cohérentes et approfondies ;
 Réduction des temps de traitement ;
 Coûts moins élevés du processus de réception des commandes.

Grâce à l’automatisation, les entreprises peuvent alors réduire jusqu’à 50 % leurs délais de prise en charge des commandes client.

Peut-on passer à côté de la satisfaction client ?

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