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Le port de Bonifacio, le plus visité de Corse avec pas moins de 11 000 escales par an, a fait appel à Sages Informatique pour la dématérialisation de ses archives grâce à la solution de GED Zeendoc. Angélique Longo, agent administratif du port de Bonifacio, explique comment la capitainerie a pu moderniser son système d’archivage et gagner de la place pour son équipe.

Avec une équipe de 9 personnes en hiver et 30 salariés en période estivale, la capitainerie du port de Bonifacio est sujette à une très forte affluence de navires de plaisance venus profiter de la beauté du lieu en été. Le port de Bonifacio étant effectivement une escale de référence en méditerranée qui accueille chaque année de nombreux visiteurs, l’administration du port de Bonifacio reçoit un grand nombre de plaisanciers à cette période, dont il faut assurer la continuité des services proposés, ainsi que le suivi des documents échangés.

Cependant, les contrats et autres documents officiels nécessaires au suivi des plaisanciers prennent de la place, entraînant des problématiques de stockage et d’archivage. Sans compter que la gestion de ces nombreux documents représente une charge de travail importante. Pour y remédier, la collectivité s’est tournée vers la solution de dématérialisation Zeendoc, éditée par Sages Informatique, en accord avec ses besoins.

Une solution de GED rapide et accessible

“Notre besoin concernait essentiellement l’archivage de nos données. Nous avions pour habitude d’archiver physiquement des photocopies que l’on rangeait dans des classeurs, et c’est rapidement devenu problématique par la place que cela nécessitait. Il est devenu primordial pour nous d’opter pour un archivage numérique”, indique Angélique Longo, agent administratif du port de Bonifacio.

Très rapidement, les équipes internes ont su maîtriser le logiciel et ont également mis en place plusieurs actions :

 L’envoi dématérialisé des 400 contrats annuels avec signature intégrée ;

 La mise en place d’une passerelle avec le logiciel comptabilité ;

 Un circuit de validation avant paiement des factures.

Grâce à Zeendoc, les contrats sont envoyés en très peu de temps au plaisancier via les adresses mail du personnel, qui détermine lui-même la durée de validité des documents avant envoi. Si le document ne revient pas signé au bout de cette durée définie, une relance automatique est effectuée vers le signataire du document. Un tableau de bord est également accessible afin de suivre en temps réel le statut du document. “Avec Zeendoc, on gagne environ 1 à 2 heures par secrétaire et par jour”, se réjouit Angélique Longo.

Un projet de dématérialisation couronné de succès

Aujourd’hui, la capitainerie est satisfaite des améliorations effectuées dans son organisation. Les équipes du port ont remarqué des changements conséquents tant sur leur manière de fonctionner que sur les résultats produits. “Nous scannons dorénavant tous nos courriers manuscrits, mails, et autres documents reçus qui sont envoyés directement sur le logiciel Zeendoc. L’ensemble de nos documents est ainsi centralisé dans une base unique, accessible à tous les services autorisés, ce qui nous fait gagner énormément de place”, explique Angélique Longo.

Ainsi, les équipes ont constaté une nette accélération dans le traitement de ses documents, avec plus de 600 factures fournisseurs traitées, et exportées automatiquement vers le logiciel comptable. Un gain de temps considérable pour le service comptabilité, mais aussi un grand pas vers la transition éco-responsable du port ! Avec plus de 1 200 contrats de 10 pages chacun dématérialisés, c’est environ 12 000 feuilles non imprimées que la capitainerie a pu décompter.

“3 mots pour décrire ce que Zeendoc signifie pour nous : Rapidité, efficacité et indispensable”, conclut gaiement Angélique Longo.

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