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Expensya, l’expert de la gestion des frais professionnels, propose la meilleure application mobile du marché. C’est la conclusion d’une étude indépendante réalisée par le cabinet allemand de conseil en gestion des voyages, expenseBrain. Il a testé la saisie optique (enregistrement) des factures des applications de notes de frais mobiles qui sont basées sur la technologie OCR. La solution proposée par Expensya s’est révélée être la plus performante du secteur.

Expensya, une technologie en avance sur la concurrence avec un taux de reconnaissance de 71%

L’objectif d’expenseBrain était de tester la saisie optique des justificatifs des applications mobiles de gestion des dépenses professionnelles, et d’en déterminer la plus performante. Ces applications utilisent la technique de l’OCR (« Optical Character Recognition ») qui permet de reconnaître des données et des informations issues d’une photo et d’une image ou photo scannée, et lire les données de facturation. Ces données numérisées sont chargées et enregistrées automatiquement au sein de l’application, pour être traitées ultérieurement. Ainsi, six applications ont été passées au crible : Cytric Mobile, Chrome River Mobile, Circula, Rydoo, Yokoy… et Expensya, qui a obtenu le meilleur résultat tant pour la saisie que pour le traitement des données. Les applications mobiles testées sont disponibles sous Android et iOS et peuvent être téléchargées gratuitement.

Afin d’effectuer ce test qui visait à définir la meilleure application actuellement disponible pour les entreprises dans la saisie et gestion des dépenses professionnelles, trois catégories d’évaluation ont été mises en place :

 La saisie des données (40 %)

Les données des reçus ont-elles toutes été bien identifiées ? Sont-elles correctement reconnues (par exemple : type de dépense, devise, service, montant de l’impôt inclus), y compris les factures mal lisibles ou manuscrites ?

 Le traitement des données (40 %)

Combien de temps faut-il pour télécharger les données ? Les données de réception saisies sont-elles correctement identifiées et attribuées ?

 L’ergonomie (20 %)

Les données saisies peuvent-elles être modifiées par la suite (par exemple rogner les documents, améliorer la lisibilité, télécharger de plusieurs documents en même temps) ?

ExpenseBrain a analysé ce qui se passe du point de vue de l’utilisateur. Avec un fort taux de reconnaissance de 71%, (la moyenne étant de 47 %), Expensya est actuellement la meilleure solution du secteur. Grâce à l’intelligence artificielle et au Machine Learning, la technologie OCR+ d’Expensya permet non seulement de capturer toutes les informations pertinentes en quelques secondes, mais également de reconnaître les données de niveau 3, comme les reçus dont l’écriture est extrêmement faible. L’effort manuel de post-traitement de la saisie du reçu est ainsi réduit au maximum.

Enregistrement de données en seulement 5 secondes : Expensya fait gagner 80 % de temps

En seulement 5 secondes, les données pertinentes sont saisies et enregistrées via l’application d’Expensya. Equipée de la technologie OCR+, Expensya permet à l’utilisateur de photographier les reçus via l’application sur leur smartphone et de traiter les factures reçues par e-mail au format PDF via la plateforme web. La technologie de reconnaissance de caractères reconnaît instantanément toutes les informations pertinentes sur un reçu : catégorie de dépenses, date, devise, taux de TVA, moyens de paiement, etc. La dépense est générée automatiquement et peut être envoyée au superviseur pour vérification et validation. Cette automatisation profite à toutes les parties prenantes employés, managers, comptabilité et fait gagner jusqu’à 80 % de temps tout en éliminant les erreurs de saisie dans le processus de gestion des dépenses.

L’application Expensya s’est distinguée dans les trois catégories et remporte de loin la première place, tant au niveau de la saisie et du traitement des données que de l’ergonomie.

ExpenseBrain recommande donc Expensya, seul fournisseur à prendre en compte le contrôle des doublons non seulement au niveau du montant, de la catégorie et de la date, mais également du numéro de facture.

Expensya est disponible en téléchargement gratuit sous Android et iOs. L’application peut être utilisée gratuitement pendant une période d’essai et permet d’automatiser tout le flux des dépenses professionnelles. Du paiement jusqu’au remboursement, toutes les étapes sont prises en compte avec une possibilité d’intégrer la solution à tout l’écosystème logiciel de l’entreprise pour une expérience sans couture et une gestion des dépenses à 360°.

Suite au résultat de cette étude par expenseBrain, Expensya continue d’améliorer sa solution au niveau du contraste, de la lumière et de la reconnaissance des couleurs afin de performer la captation des documents peu lisibles. Aujourd’hui encore, tous les acteurs connaissent des difficultés lors de la lecture de données comportant des annotations manuscrites. Les marges blanches superflues des factures devraient également mieux être supprimées à l’avenir…

https://www.expensya.com/