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EVERIAL DRM, la branche document et records management du Groupe EVERIAL, un des leaders historiques de la gestion externalisée des archives physiques propose une solution de sécurisation et d’amélioration du processus de gestion des clauses bénéficiaires à CHORUM, mutuelle assurant la gestion de la Prévoyance Collective des organismes relevant du secteur de l’économie sociale et solidaire.

Avec près de 1 600 000 clauses bénéficiaires stockées et la réception de près de 30 000 de ces dernières envoyées par les assurés annuellement, CHORUM souhaite sécuriser et faire évoluer ses processus de gestion documentaire. Afin de répondre aux attentes de CHORUM, EVERIAL propose une prise en charge de l’intégralité du processus pour la numérisation, la conservation et la consultation du fonds ainsi qu’une solution adaptée pour la gestion des flux.

Prise en main du fonds existant. Les solutions apportées par EVERIAL ont permis de traiter 1 600 000 pages en 4 mois grâce à :

• Un audit et un récolement du fonds documentaire,
• Une mise à disposition d’un reporting qualité quotidien à CHORUM,
• Un transport et une conservation sécurisée,
• Un classement pour archivage,
• Un stockage des documents numérisés au sein des datacenters du groupe.

Gestion du flux. Mise en place du mode opératoire suivant :

• Livraison des boîtes archives et des conteneurs vides,
• Scan des désignations sur les copieurs multifonctions du service,
• Création d’une bibliothèque de documents pour les documents à indexer, à valider ou en rejet,
• Intégration des images sur le portail pour saisie des index puis validation de clauses par CHORUM,
• Prise en charge des conteneurs,
• Conservation sécurisée,
• Importation des inventaires.

L’avis du client « La refonte des processus qu’a permis la dématérialisation des désignations de bénéficiaires a très sensiblement amélioré à la fois la qualité de notre service client, la sécurisation de documents juridiquement très sensibles et notre efficacité de gestion. L’opération de reprise du stock des 1 600 000 désignations, dont certaines dataient des années 1960 sous des formats très différents (au total 15 formats différents), et surtout le travail d’indexation qui a été conduit en parallèle a été la clé de l’efficacité du projet. Pour cela, l’engagement et la persévérance d’EVERIAL, au-delà des difficultés techniques rencontrées, a permis la bonne fin du projet dans un délai raisonnable. Le résultat : notre dernier audit a souligné la fiabilité et la performance de notre processus de gestion des désignations de bénéficiaire(s) ».
Laurent MAILLE, Directeur Gestion Prévoyance Mutuelle CHORUM

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http://www.everial.com