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Actualité des entreprises

Tableurs : stop aux erreurs !

Publication: 22 juillet

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Maîtrisé par la plupart des collaborateurs, Excel a d’indéniables qualités. Ce n’est pas pour rien qu’il est un des outils les plus prisés par les entreprises...
 

A noter que 47% d’entre elles l’utilisent pour la planification et la budgétisation. Autant dire que nous confions à Excel des sujets majeurs : planifier la production, gérer les horaires, organiser le travail d’une équipe, tenir les budgets, gérer les catalogues produits, etc.

Or de nombreuses erreurs sont recensées lors de l’utilisation de tableurs et cela peut avoir des conséquences catastrophiques pour le business de l’entreprise.

Beaucoup de personnes utilisent quotidiennement ces feuilles de calcul Excel comme base de données, quelle que soit leur activité (marketing, e-commerce, finance, management, logistique…). Cependant, dès qu’il est nécessaire d’entrer des données riches et des assets comme des images ou des vidéos, le tableur montre ses limites et l’emploi d’outils annexes devient alors indispensable.

Outre la collecte de diverses données, les tableaux Excel sont également utilisés pour mettre en place des budgets et des planifications. Tagetik, qui édite un logiciel de performance management, a révélé dans son infographie « Budgeting, Planning & Forecasting », que 88% des feuilles de calcul utilisées dans les processus de budgétisation, de planification et de prévision contenaient des erreurs. Chacune d’entre elles peut entraîner des pertes financières conséquentes pour l’entreprise. L’erreur est certes humaine et utile dans l’apprentissage mais il faut savoir en tirer les conséquences.

Sur le plan collaboratif, le tableur est un véritable casse-tête

Doublons, mauvaises versions, lignes décalées, échange de fichier par e-mail… Il est également difficile de travailler à plusieurs sur un même tableau Excel, ce qui ne facilite ni le travail d’équipe ni les échanges spontanés. Chacun doit alors créer sa propre version du fichier Excel puis partager ses informations afin qu’elles soient intégrées à l’existant. Tout cela engendre beaucoup de re-saisie, une énorme perte de temps et des coûts importants. Le risque de perdre des données importantes, voire sensibles est également non négligeable.

La simplicité n’est pas de mise avec Excel

L’intuitivité, Excel ne connait pas. En effet, il existe une multitude de formules, de macros et autres fonctionnalités qui nécessitent une formation pour les maîtriser. Qu’un collaborateur soit plus ou moins expert sur Excel, cela ne le préserve pas de faire de nombreuses erreurs de saisies renforcées par la multitude d’intervenants sur les mêmes données.

Alors, serait-il temps d’abandonner Excel ?

Si une entreprise souhaite s’orienter vers plus de productivité et de profits, elle doit absolument adopter une solution collaborative, intuitive et efficace. Aujourd’hui, le logiciel PIM de Contentserv, solution permettant de gérer toutes les informations produit au sein d’une même plateforme, permet à vos collaborateurs de bénéficier d’une source de données unique et de travailler en simultané dans la solution. Grâce à des workflows grandement automatisés, les collaborateurs n’ont plus besoin de répéter leurs tâches et les erreurs manuelles sont quasiment inexistantes. Il faut admettre que malgré les multiples fonctionnalités du tableau Excel, celui-ci ne remplacera jamais un logiciel professionnel mais il ne sera jamais non plus complètement éliminé des entreprises. D’où l’intérêt de mettre à disposition des fonctions type Excel dans un outil collaboratif et permettant d’augmenter la qualité et la richesse des données dans un PIM.

Laurence Caron, Managing Director France de Contentserv, ajoute : « Beaucoup de nos clients nous le confirment, ils gagnent un temps précieux grâce à notre solution PIM ! Un de nos clients, grand acteur dans le secteur de la mode, nous confirmait récemment un time-to-market passé de 4 semaines à 1 semaine avec la mise en place du PIM. La gestion des données devient plus simple, permet une meilleure collaboration et les gains de productivité sont considérables. »

http://www.contentserv.com/

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