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Grâce à Boardroom, le logiciel nouvelle génération de Sherpany, Arkema peut gérer plus aisément les réunions du conseil d’administration et de ses comités et réduire de 48h leur temps de préparation. Objectif : optimiser la prise de décision et assurer une meilleure sécurité des documents confidentiels.

Un logiciel rapide et sécurisé

Dans le cadre des réunions de son conseil d’administration, le secrétariat général d’Arkema est amené à préparer des dossiers conséquents pouvant intégrer des documents allant jusqu’à plus de 300 pages. Initialement, les membres du conseil recevaient ces documents sous format papier, transmis la plupart du temps par porteur. Cette méthode engendrait à la fois une grande perte de temps et des répercussions écologiques notables.

Par la suite, et pour pallier les problèmes de sécurité potentiels liés à l’envoi de documents papier, Arkema a d’abord pensé à utiliser les rangements électroniques avec code. Mais l’e-mail pouvant facilement être piraté et le code devant être transmis par sms, cette méthode s’est avérée très contraignante et très chronophage.

L’entreprise a donc finalement opté pour l’application en mode SaaS hautement sécurisée, Boardroom, qui leur apporte rapidité et simplicité d’utilisation et leur permet également de modifier chaque document jusqu’à la dernière seconde.

Boardroom, développée par Sherpany, est une application à destination des directions et secrétaires généraux en entreprise. L’application permet à l’utilisateur de partager des documents numériques, de les annoter et commenter comme sur du papier et de les sauvegarder de manière sécurisée. Une nouvelle fonctionnalité permet également la validation des décisions et le contrôle de leur suivi, ce qui permet une gestion efficace de projets stratégiques.

Une offre simple pour gérer les priorités

Avec la montée en puissance des exigences de confidentialité et la multiplication des outils de gestion documentaire, Sherpany a su faire sa place et convaincre Arkema de la pertinence de son offre par rapport à ses besoins.

« Notre cloud interne dédié à la gestion de nos documents ne permettait pas aux administrateurs d’avoir accès à leurs documents dans un environnement sans wifi comme cela peut être le cas lorsqu’ils sont en voyage d’affaires. Nous avions donc besoin d’une solution ergonomique, facile d’accès et sécurisée. Notre choix s’est rapidement arrêté sur Sherpany car son application s’adapte à un environnement particulier et nous permet d’utiliser la solution à 100% de ses capacités », explique Raphaëlle de Ruffi de Pontevès, Secrétaire du Conseil d’administration d’Arkema.

Le temps gagné est significatif, puisque chaque modification ou ajout de document se fait désormais en quelques clics, alors qu’auparavant cela pouvait prendre jusqu’à 48h. Avec Boardroom, le secrétariat général programme directement les réunions, publie les documents et les met à disposition de toutes les personnes concernées dans un même temps.

Les administrateurs disposent également d’une bibliothèque de documents permanents qui leur permet d’avoir accès à toutes les informations à tout moment : statuts juridiques, revue de presse et éventuelles communications du PDG.

« Nous sommes très satisfaits de l’application car elle nous fait gagner un temps considérable. Au-delà de la simple gestion documentaire, l’application est aussi pour nous un outil de communication sur les informations hautement confidentielles. Elle s’inscrit dans notre démarche globale de transformation digitale », conclut Raphaëlle de Ruffi de Pontevès, Secrétaire du Conseil d’administration d’Arkema.

http://www.sherpany.com/

http://www.arkema.com/