Industrie Mag - Le journal de l'industrie.
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Les réunions de Comités de Direction, de Conseils d’Administration et de Conseils de Surveillance rassemblent des administrateurs et des assistants de direction aux agendas souvent bien remplis. Il est donc essentiel que chaque réunion soit préparée à l’avance, que chaque intervenant dispose en amont du même niveau d’information, et que tous les documents qui seront présentés lors de la réunion soient immédiatement accessibles, afin qu’elle soit la plus productive possible.
De sa planification et à la définition de l’ordre du jour jusqu’au compte-rendu final, en passant par la mise à disposition des documents relatifs à son contenu, chaque étape de l’organisation et du déroulé d’une réunion est assurée par BoardNox. La solution centralise toutes les données pratiques (lieu, date, horaire, identité des participants) et notifie d’éventuels changements de programme. L’ordre du jour et le déroulé de la réunion sont connus de tous, et il est possible d’associer des documents aux sujets qui seront traités ; tous les membres du conseil peuvent ainsi s’y préparer en conséquence. Il est bien sûr possible pour chaque participant de suggérer un sujet de discussion supplémentaire qui viendra s’ajouter à la liste des points à aborder. Parmi les fonctionnalités récemment intégrées à la solution, un Board book compilant tous les documents relatifs à la réunion permet d’y accéder via un unique document PDF.
La solution assure donc un gain conséquent de productivité, en rationnalisant le workflow et en facilitant l’organisation, le suivi et le reporting des réunions : toutes les informations nécessaires sont sécurisées et accessibles à chaque instant, dès lors que la réunion est planifiée.
Particulièrement adaptée aux membres du Top Management, BoardNox permet de partager en toute sécurité des données sensibles, et de générer des accès spécifiques à tous les participants. La solution bénéficie en outre d’un niveau de sécurité optimal correspondant aux attentes des entreprises les plus exigeantes en termes de confidentialité.
La prise en main rapide et intuitive permet à tous - et même aux néophytes - d’accéder en quelques secondes à tous les documents liés à l’ordre du jour, en mode connecté ou off-line, et de collaborer directement sur les documents partagés grâce à des annotations (dessinées ou textuelles). Tous les documents sont consultables depuis l’application BoardNox, et ne nécessitent donc pas l’ouverture d’une application tierce, pour d’évidentes raisons de sécurité.
La solution compte également quelques nouveautés qui contribuent grandement à l’animation des réunions et favorisent le travail collaboratif.. Un chat permet de discuter en temps réel au sein d’un espace entièrement sécurisé, pouvant accueillir en simultané plusieurs participants à la même réunion. Tous les échanges demeurent confidentiels, et les historiques sont automatiquement effacés dès la fin de la conversation. Enfin, une fonctionnalité de vote et de sondage renforce l’implication de tous les participants avant ou pendant la réunion et constitue un outil précieux pour animer les séances. Les prises de décisions soumises au vote de l’assemblée pourront ainsi s’appuyer sur BoardNox en cours de réunion.
