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Comment rendre pertinente l’allocation des coûts pour la DSI ?

Publication: 20 mai

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Le climat économique tendu a renforcé les impératifs de maîtrise des coûts pour toutes les fonctions supports de l’entreprise...
 

La Direction des Systèmes d’Information ne déroge pas à cette règle. Pourtant, avec la transformation digitale, même si leurs budgets sont en augmentation chaque année, les activités informatiques d’une entreprise génèrent de plus en plus de dépenses.

Le DSI se retrouve face à un dilemme, car lorsqu’il investit dans un logiciel, un data center ou un projet, c’est au service du business de l’entreprise. Il est donc capital pour lui de comprendre de façon fine ses coûts afin de pouvoir les justifier de manière exhaustive, complète et détaillée, les répartir vers ses clients internes ou éventuellement les réduire.

La nécessaire justification des coûts informatiques

Pour cela, le DSI doit pouvoir savoir comment sont structurés ses dépenses et investissements et comment ils s’affectent auprès du business. Or, de plus en plus, l’entreprise supporte des coûts informatiques partagés. Par exemple, lorsque l’on monte un data center pour héberger plusieurs serveurs, un ERP pour la comptabilité, un outil de CRM pour les équipes commerciales, c’est un coût transverse. L’enjeu pour la direction informatique va être de trouver des clés pour refacturer leurs services de la façon la plus pertinente possible auprès des directions qu’ils adressent. De ce fait, si la DSI met en place un outil de comptabilité, elle va répartir les coûts de cet outil vers le service comptabilité, et ce dernier va lui-même se refacturer auprès des services métiers qu’il supporte..

De plus, il peut y avoir des coûts en cascade. Si les dépenses de la DSI se répartissent sur le service comptabilité et d’autres comme le service ressources humaines, ces autres directions sont elles-mêmes des services supports pour le business et vont répartir à leur tour leurs propres coûts vers le marketing, les ventes ou encore les achats. Par conséquent, il s’agit d’une mécanique où les coûts informatiques sont déversés de service en service.

In fine, ce que la DSI veut comprendre c’est la pertinence des coûts qu’elle génère au regard des biens ou des services que l’entreprise vend auprès de ses clients finaux.

Trouver la clé d’allocation des coûts la plus pertinente pour leur affectation

Historiquement, plusieurs méthodes d’allocation ont été mises en œuvre : allocation des coûts directs, indirects, méthode ABC (Activity-based costing). Quelle que soit la méthode choisie, une des principales difficultés est de déterminer les bons mécanismes d’allocation. Par exemple, sur quelles bases l’informatique peut-elle répartir ses coûts auprès de ses clients internes : nombre de postes informatiques, de serveurs, consommation des données ?

Quelle que soit la méthode employée, il s’agira obligatoirement d’une vision arbitraire. Car il n’y a pas une réalité unique des coûts. Dans l’absolu, on ne peut pas dire qu’il existe une méthode plus exacte qu’une autre.

Une méthode n’est bonne que dans un contexte et des objectifs donnés.

Une solution logicielle unifiée permet de faciliter la collecte des données nécessaires (données réelles, prévisions, indicateurs métiers pouvant servir de clé…). Celle-ci doit être complètement agnostique par rapport aux méthodes de répartition ou d’allocation de coûts. La DSI peut de ce fait comparer de manière très simple les résultats qui sont produits par deux méthodes différentes et les challenger par les clients internes afin de valider la méthode la plus pertinente. La solution logicielle doit également permettre la mise en place des règles sans avoir à employer la moindre ligne de code informatique pour y arriver. La construction des règles d’allocation doit se faire par un utilisateur métier avec une interface qui fonctionne sous forme de fenêtrage.

Enfin la solution doit être capable, non seulement de répartir les dépenses de manière plus ou moins complexe, mais aussi d’en donner l’origine en proposant une piste d’audit sur les coûts qui ont été alloués aux clients internes.

Une véritable valeur ajoutée pour le business de l’entreprise

Nombreuses sont les entreprises assez mal équipées sur ce sujet. L’allocation des coûts se fait beaucoup sur Excel et parfois de manière hasardeuse. En effet, la DSI doit récupérer beaucoup d’informations auprès de systèmes hétérogènes, faire une extraction et les dupliquer en les saisissant à nouveau dans Excel à plusieurs endroits pour pouvoir faire les calculs.

Avec une solution logicielle unifiée, au contraire, les drivers ou les clés d’allocation sont stockés à un seul endroit et disponible très facilement pour la personne qui réalise son modèle d’allocation. On évite, par conséquent, énormément de ressaisies, d’interfaces, etc. Et lorsque l’on a besoin de créer de nouvelles clés d’allocation et d’aller les collecter auprès des métiers, on peut aisément réaliser une interface de saisie dans laquelle les utilisateurs impliqués dans le process de répartition des coûts peuvent saisir simplement ces nouvelles clés d’allocation.

Ce sujet d’une allocation pertinente des coûts devient primordial car l’entreprise demande de plus en plus à la direction informatique de réduire ses dépenses. Grâce à une solution logicielle unifiée, la DSI met les clients internes face à leurs responsabilités et les exigences qu’ils peuvent avoir pour répondre à un double enjeu : expliquer les coûts et mieux les maitriser.

Dès lors qu’une direction support ou métier réclame à la DSI un nouveau produit ou plus de performances, très rapidement l’informatique sera capable d’en chiffrer l’impact auprès de la direction support ou métier en particulier, et de l’entreprise en général. Par exemple, dans le cadre de la migration de postes de travail, une direction métier choisit une solution qui nécessite la toute dernière version de Microsoft Office. La direction informatique va être capable d’indiquer à la direction métier qu’il n’y a pas que le coût de la solution qui va impacter l’entreprise mais aussi le coût de la licence de la dernière version d’Office, ainsi que le coût matériel des serveurs et de la migration des postes qui vont se répartir sur d’autres directions métiers ou supports.

Ainsi, c’est par la compréhension et la maîtrise de ses propres coûts grâce à une solution logicielle unifiée, que la DSI pourra mettre en avant la valeur ajoutée qu’elle apporte non seulement aux directions métiers ou supports, mais aussi au business de toute l’entreprise.

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