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Actualité des entreprises

Dématérialisation : le recommandé électronique passe à la vitesse supérieure

Publication: 19 janvier

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Le projet de loi pour une république numérique, qui sera examiné le 19 janvier par l’Assemblée Nationale, pourrait être une étape décisive vers la généralisation du recommandé électronique...
 

En précisant les exigences à respecter par les prestataires de ce service le gouvernement affiche sa volonté de renforcer la confiance de ses usagers et de lui accorder la même valeur légale qu’un recommandé traditionnel. Quelles sont les raisons de cet engouement et quels avantages cette dématérialisation du recommandé représente t-elle pour les entreprises et les particuliers ?

Le recommandé électronique encore peu entrée dans les mœurs

Pour envoyer un recommandé, trois options se présentent : l’envoi traditionnel d’une lettre papier, l’envoi hybride permettant de remplir en ligne une liasse qui sera imprimée en usine et envoyée physiquement et l’envoi 100% électronique via l’outil d’un prestataire spécialisé. Les envois physiques et hybrides sont encore privilégiés par la majorité des expéditeurs, pourtant l’envoi numérique présente de nombreux avantages qui justifient que le gouvernement lui apporte un soutien appuyé.

Une traçabilité appréciée en cas de litige

Le recommandé électronique est avant tout synonyme de traçabilité. Il constitue une preuve recevable devant les tribunaux au même titre que le recommandé traditionnel mais permet également un suivi en ligne intégral de l’envoi à la réception et, en archivant pendant trois ans le contenu de chaque envoi, donne à l’expéditeur les moyens de prouver sa bonne foi en cas de litige. L’accusé de réception en ligne est donc porteur d’une crédibilité autrement plus forte que celle du simple accusé traditionnel auquel on opposait parfois l’argument de « l’enveloppe vide ». Cette clarté des échanges permise par le recommandé électronique est certainement l’une des principales raisons de la bienveillance du gouvernement à son égard.

Un mode d’envoi économique qui séduit les professionnels

Ce type d’envoi est également sensiblement moins cher que son illustre prédécesseur. La dématérialisation des recommandés est donc une bonne nouvelle pour les organismes dont la consommation de ce type de pli est forte. Les syndics ont ainsi été parmi les premiers professionnels à l’utiliser. Un décret, entré en vigueur en octobre 2015, leur permet désormais d’envoyer l’ensemble de leurs communications aux copropriétaires (convocations, notifications, mises en demeure) par voie électronique : une autorisation synonyme de réduction drastique de leurs frais postaux.

Mais au-delà de l’argument économique, c’est par son aspect pratique que le recommandé électronique peut séduire le plus grand nombre : l’obligation de se rendre régulièrement dans une agence postale paraît désormais anachronique à de nombreux professionnels comme aux particuliers. L’autonomie que permet le recommandé électronique libère tous les expéditeurs de l’inévitable file d’attente du bureau de poste mais ouvre également la voie à une augmentation de la productivité des entreprises. C’est notamment au motif de cette amélioration de la productivité que la Commission européenne encourage l’usage des e-factures, le recommandé électronique n’est ainsi qu’une étape en vue de cette dématérialisation progressive des échanges professionnels.

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