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Actualité des entreprises

KYOCERA DOCUMENT SOLUTIONS répond aux besoins de la SEMITAG en matière d’impression durable et gagne le marché

Publication: Avril 2015

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Société d‘économie mixte, la SEMITAG assure la gestion de l‘ensemble du réseau bus et tramway de l‘agglomération grenobloise, soit 49 communes...
 

Société d‘économie mixte, la SEMITAG (TAG pour... Transports de l’Agglomération Grenobloise) assure la gestion de l‘ensemble du réseau bus et tramway de l‘agglomération grenobloise, soit 49 communes. Elle emploie plus de 1 400 collaborateurs ; conducteurs, agents de maintenance ou contrôleurs.

Le défi : mettre en place une politique d’impression responsable

La SEMITAG a lancé un appel d’offres pour le renouvellement de son parc d’imprimantes et de multifonctions. Si la société souhaitait profiter de ce changement de matériel pour optimiser l’organisation du parc et réduire les coûts d’impression, l’objectif était avant tout de mettre en place une politique d’impression responsable. En effet, la SEMITAG est engagée dans une démarche GreenIT, destinée à réduire l’impact environnemental du parc informatique et bureautique de l’entreprise.

Pour formuler de manière concrète les attentes de la SEMITAG, un audit sur la rationalisation de son parc d’impression, une analyse des habitudes d’impression du personnel et une identification des pistes d’économie possible ont été réalisés.

La SEMITAG adopte deux solutions pour optimiser ses coûts d’impression avec PaperCut et KYOfleetmanager

La SEMITAG a finalement retenu le tandem KYOCERA Document Solutions / VBS (groupe HEXAPAGE) pour la qualité technique de son offre et le respect du budget. Le parc et la répartition des matériels ont été entièrement repensés. Au total 65 matériels d’impression KYOCERA ont été installés sur les six sites, dont trois modèles de multifonctions et une imprimante simple avec un paramétrage personnalisé en fonction des sites, des utilisateurs et des usages.

Pour l’application de sa politique d’impression responsable, la SEMITAG a été séduite par PaperCut, solution universelle de suivi et de contrôle des coûts par service et/ou département. Le logiciel PaperCut permet la gestion de l’ensemble des fonctionnalités des imprimantes et multifonctions du parc, dans le but d’encourager les comportements responsables. Par exemple, les mêmes règles d’impression ont été programmées sur tous les périphériques de la SEMITAG, encourageant les utilisateurs à opter pour l’impression noir & blanc et le recto-verso. PaperCut a également marqué l’introduction d’un nouveau mode d’usage avec l’authentification par carte, pour réduire le nombre d’impressions et supprimer les impressions qui ne sont jamais récupérées à la machine, source de gaspillage et de manque de confidentialité.

De plus, pour assurer une gestion proactive du parc, la SEMITAG s’est équipée de KYOfleetmanager, lui permettant de réduire les coûts d’impression, améliorer la productivité, optimiser la gestion de son parc et avoir un équipement qui fonctionne toujours parfaitement bien. Par exemple, ce logiciel va lui permettre de ne plus se préoccuper de la gestion des consommables ou de la maintenance, car, si un périphérique nécessite une opération de maintenance, KYOfleetmanager enverra automatiquement une notification pour que le prestataire puisse résoudre le problème sans que la SEMITAG n’ait à intervenir.

Résultats : une impression responsable et sécurisée

Après seulement quelques mois d’utilisation, les résultats sont particulièrement encourageants : Sur une année, 26 000 impressions orphelines ont pu être évitées grâce à l’authentification nécessaire pour lancer les impressions via une carte unique, dont les collaborateurs se servent également pour prendre les transports et entrer dans les locaux de la SEMITAG.

Par ailleurs, la SEMITAG note une réduction bien acceptée par le personnel de 90% du nombre d’imprimantes personnelles au profit de multifonctions.

Enfin, une augmentation sensible de la qualité du service et du confort apportés aux collaborateurs grâce à un parc d’imprimantes couleurs plus important (70% du parc) et la performance des machines, sans augmentation constatée du nombre d’impression couleurs, est également à signalée.

« Les solutions matérielles et logicielles KYOCERA Document Solutions correspondent tout à fait à nos attentes. La mise en œuvre de ce projet lourd et ambitieux a été menée dans le respect du budget alloué, et le changement de parc a été bien accepté par nos collaborateurs qui sont satisfaits tant du choix du matériel que de sa répartition », commente Dominique Borel.

http://www.kyoceradocumentsolutions.fr/

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