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Dossiers

Améliorer l’efficacité de son usine, grâce à une gestion centralisée des documents

Par Nicholas Child, Regional Vice President France chez M-Files

Publication: 14 septembre

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Les industriels sont toujours à la recherche d’une augmentation du rendement, des cadences, et de l’efficacité de leurs usines...
 

Si les machines font leur part du travail, il ne faut pas négliger la gestion des informations, qui, elle aussi, peut être automatisée, optimisée.

Trois des principaux défis liés à la gestion de l’information rencontrés par les industriels sont :

- La dissémination des informations dans toute l’entreprise, compliquant leur recherche au moment où elles sont nécessaires.

- Le traitement manuel des informations, cause de ralentissement et d’erreurs.

- Le recours à l’appréciation individuelle pour maintenir les normes de qualité.

Une gestion centralisée des documents permet l’automatisation des processus métier et la collaboration en temps réel. L’intégration du logiciel de GED aux autres logiciels contribue à améliorer l’efficacité opérationnelle et la productivité de l’entreprise.

Gain de temps

Grâce à une gestion centralisée des documents avec des accès sécurisés qui permettent une consultation à distance, les collaborateurs retrouvent instantanément l’information dont ils ont besoin, et peuvent modifier le document où qu’ils soient.

L’intégration de l’intelligence artificielle dans les solutions de gestion documentaire offre de nombreux avantages pour les industriels et notamment la capacité d’interroger le logiciel en langage naturel et d’obtenir des réponses basées sur les données, ce qui évite les recherches fastidieuses et fait économiser un temps précieux. De plus, l’IA est capable de résumer des documents volumineux en quelques lignes, ce qui facilite la lecture et la compréhension des informations essentielles.

La traduction automatique des contenus dans d’autres langues est également un atout. Grâce à l’IA, les industriels peuvent travailler plus facilement avec des clients et fournisseurs internationaux en comprenant et en communiquant avec eux dans leur langue maternelle, ce qui améliore considérablement la communication et les échanges.

Tous ces gains de temps contribuent à réduire les délais de production de manière significative, ce qui permet aux industriels de respecter les échéances fixées. Grâce à l’IA, la gestion documentaire devient plus efficace et productive, offrant aux industriels un avantage concurrentiel indispensable sur le marché.

Gain de contrôle

Lorsqu’on parle de gain de contrôle dans l’industrie manufacturière, l’automatisation des processus est essentielle. En optimisant cette automatisation, on parvient à maîtriser non seulement la production, mais aussi le contrôle qualité et la conformité, des éléments qui constituent une priorité absolue. Et en automatisant les contrôles qualité, on s’assure de ne rien laisser au hasard et de suivre un cadre bien défini.

Cependant, l’avantage de cette automatisation ne s’arrête pas là. Une information centralisée et suivie facilite également les audits. En effet, en regroupant et en organisant toutes les données pertinentes, on facilite la tâche des auditeurs qui peuvent ainsi retracer précisément toutes les étapes du processus de fabrication. Cette traçabilité renforce également la confiance des clients et des partenaires commerciaux, qui peuvent ainsi avoir une vue d’ensemble transparente sur l’ensemble du processus de production.

En somme, l’automatisation des processus permet d’accroître le contrôle sur la production, le contrôle qualité et la conformité, tout en facilitant la gestion des audits. Une automatisation bien mise en place constitue donc un atout majeur pour les acteurs de l’industrie manufacturière, tant au niveau de la performance que de la confiance vis-à-vis des parties prenantes.

Réduction des risques

Automatiser le nommage, la classification, le choix des mots clés (métadonnées) et l’attribution des droits d’accès en fonction des profils présente de nombreux avantages en termes de réduction des risques. Tout d’abord, cela permet de gagner du temps et d’optimiser l’efficacité. En automatisant ces tâches, les erreurs humaines liées à des oublis ou des erreurs de classification sont minimisées, ce qui garantit une meilleure qualité et précision des documents.

De plus, en automatisant l’attribution des droits d’accès aux documents en fonction des rôles de chacun, les informations confidentielles sont protégées et ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées. Cela est particulièrement important dans des domaines sensibles tels que la conception, la production ou le contrôle qualité des produits. En contrôlant de manière dynamique les droits d’accès, les risques de divulgation ou de fuites d’informations confidentielles sont considérablement réduits.

La centralisation des informations dans une source unique, dotée d’un système de contrôle des versions, contribue également à réduire les risques liés à l’utilisation de documents incorrects ou obsolètes. En ayant un historique complet des modifications apportées à un document, il est possible de suivre les avancées et de connaître la dernière version validée. Cela élimine les confusions et les erreurs potentielles liées à l’utilisation de versions obsolètes et garantit la cohérence des informations partagées.

Cohésion

La cohésion des logiciels documentaires avec les autres logiciels de l’entreprise permet une circulation fluide de l’information entre les différents départements et processus. Grâce à cette intégration, il n’est plus nécessaire de recourir à des copier-coller et il n’y a plus de risque d’erreur dans la transmission des données.

Les informations sont toujours correctes, associées au bon client, au bon produit et à la bonne personne. Cette cohésion favorise ainsi une meilleure collaboration entre les différents acteurs de l’entreprise et optimise la productivité globale.

Transparence

Associés à des portails collaboratifs, les outils de gestion documentaire offrent aux clients, partenaires et fournisseurs un accès interactif et protégé aux informations qui les concerne. Finis les échanges pour connaître l’état d’avancement d’une commande, d’un projet, tout est accessible en quelques clics.

Comme la production est passée de l’artisanat à l’industrialisation, la gestion documentaire fait de même et professionnalise le traitement des informations, afin d’augmenter la rapidité d’exécution à tous les niveaux, en production, mais aussi dans les bureaux.

L’automatisation des workflows augmente la fiabilité des informations et garantit le respect des délais. L’utilisation de modèles, l’attribution de missions et les rappels par notifications assistent et guident le travail quotidien. L’ouverture de ces workflows à l’externe permet une collaboration naturelle entre tous les partenaires, pour une plus grande efficacité, au service de la productivité, des délais, et de la satisfaction client.

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