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Dossiers

La GED offre une vision en temps réel de l’état de la production

Par Nicholas Child, Regional Vice President France chez M-Files

Publication: 5 juillet

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Dans le secteur industriel, quelle que soit leur taille, les entreprises ont besoin d’avoir une vision à 360° de leur activité et d’être connectées avec leurs fournisseurs, transporteurs et distributeurs...
 

Cela passe par une gestion efficace de l’information, centralisée et disponible au bon moment et dans le bon contexte, pour faire gagner du temps aux collaborateurs. Les logiciels de GED garantissent également la sécurité des documents.

Gestion des accès, sécurité des données, conformité : l’entreprise gagne à automatiser les processus avec une solution de gestion documentaire

Les technologies de l’information modernes et les logiciels de gestion documentaire peuvent améliorer l’accès à l’information, la sécurité des données et leur conformité. Elles peuvent également augmenter l’efficacité en automatisant les processus courants. De plus, connectées aux autres logiciels de l’entreprise, elles offrent un accès unique à l’information, en dépit de tous les silos, de manière agnostique. Elles permettent une vision à 360° en temps réel.

L’accès aux documents est facilité par une GED centralisée qui rend l’information facile à trouver et à utiliser, mettant fin au chaos informationnel. Elle permet aux collaborateurs de ne plus perdre de temps à rechercher les bons dossiers, les bons fichiers et les bonnes versions.

Les logiciels modernes de gestion de l’information proposent des fonctionnalités de contrôle des documents qui simplifient la sécurité. Grâce à des contrôles granulaires basés sur les habilitations, les entreprises peuvent limiter l’accès seulement aux utilisateurs qui en ont besoin et qui sont habilités à consulter les informations. De même, une piste d’audit permet de savoir qui a accédé à un document donné ou l’a modifié, et à quel moment.

Une plateforme cloud de gestion documentaire permet aux entreprises manufacturières de suivre et de contrôler facilement les processus de gestion de la qualité. Elle aide à se conformer à la norme ISO 9001, par exemple. Grâce à la modélisation des processus métier (BPM), les industriels peuvent créer workflows définis pour faciliter le déroulement des audits du début à la fin.

De plus, les logiciels de gestion de l’information permettent aux entreprises de créer des workflows automatisés, ce qui fait gagner du temps, réduit les erreurs et améliore la gestion des projets. Généralement, les collaborateurs perdent du temps à effectuer des tâches telles que la transmission manuelle de documents, le suivi des versions et la demande de validation. Au contraire, les logiciels de gestion de l’information fournissent automatiquement des informations à ceux qui en ont besoin, au moment où ils en ont besoin.

L’automatisation, de la chaîne de production aux bureaux

Les usines, quel que soit leur domaine, sont une merveille d’automatisation. Mais celle-ci ne doit pas s’appliquer qu’aux ateliers, elle doit également permettre de rationaliser les processus dans les bureaux.

Les workflows permettent de gagner du temps en automatisant la circulation des documents selon des cycles de validation.

Les chatbots d’IA générative offrent d’impressionnantes fonctionnalités de création, de collaboration et de résolution de problèmes. Les collaborateurs reçoivent des informations, des suggestions et des idées de la part des chatbots simplement en tapant une question dans l’interface utilisateur.

Actuellement, cette technologie façonne l’avenir de l’automatisation bien plus que n’importe quelle avancée dans le domaine de la robotique.

La gestion de l’information a beaucoup à gagner avec l’intelligence artificielle (IA). Elle va permettre de mieux organiser l’information et de comprendre le contexte des documents. Il est également possible d’interagir avec l’information de l’entreprise en posant des questions en langage naturel.

Par exemple, l’ajout d’un chatbot dans le logiciel de gestion de l’information permet aux collaborateurs de trouver des documents en les demandant simplement. Ils peuvent également utiliser le chatbot pour résumer des documents, obtenir des réponses à des requêtes de données ou traduire le contenu dans d’autres langues.

L’automatisation des workflows augmente la fiabilité et la conformité des informations tout en garantissant le respect des délais. L’utilisation de modèles, l’attribution de missions et les rappels par notifications assistent et guident le travail quotidien. L’ouverture de ces workflows à l’externe permet une collaboration facile et sécurisée avec les fournisseurs et clients, pour une plus grande efficacité, au service de la productivité, des délais, et de la satisfaction client.

L’automatisation permet aux collaborateurs de consacrer plus de temps à la prise de décisions à haut niveau et à la résolution de problèmes complexes, des missions plus stimulantes et plus satisfaisantes qui les rendra plus efficaces et plus performants.

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