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Dossiers

Réforme des factures électroniques 2024, identifier le bon expert

Par Alban GIROUX, Directeur Technique et Produit du groupe ODYSSEY Messaging / DPii

Publication: 24 juin

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Initialement prévue pour 2023, la réforme 2024 oblige les entreprises à être en mesure de recevoir des factures électroniques dès le 1er juillet 2024. A cette même date, les grandes entreprises devront en plus, être à même d’en émettre...
 

Pour les ETI, cette échéance sera effective le 1er janvier 2025 et pour les PME et TPE, le 1er janvier 2026. Une obligation qui vise à simplifier les échanges inter-entreprises mais qui pourrait bien compliquer le quotidien de milliers de TPE/PME si elles n’anticipent pas le virage de la facture électronique. Dans ce contexte, elles doivent connaître tous les critères indispensables au choix d’un partenaire dont l’expertise en termes de dématérialisation fera leur succès !

Réforme 2024 : comment reconnaitre le bon expert ?

Avant tout, il est important de choisir un partenaire proposant une solution adaptée aux besoins de l’entreprise et aux obligations légales. Ainsi, pour faire le meilleur choix possible il faudra comparer les caractéristiques globales des éditeurs : leur expertise, leur réseau de revendeurs, l’ergonomie de la solution, les facilités de paramétrage, la pérennité de la solution, etc. afin de porter son choix sur l’outil ayant le meilleur rapport qualité/prix.

1. E-invoicing et E-reporting : être vigilant sur ces 2 points. Les éditeurs qui répondront parfaitement aux attentes de la réforme 2024 apporteront notamment sécurisation et transparence avec :

- L’e-invoicing :

À savoir la dématérialisation fiscale des factures en garantissant l’identité, l’intégrité et la pérennité des documents avec également l’horodatage, la signature électronique (Eidas Qualifié), la transmission sécurisée des données aux utilisateurs et un archivage des documents dématérialisés dans un coffre-fort numérique conforme à la norme Z42-013 avec une durée légale de 10 ans de conservation.

- L’e-reporting :

Permettant d’envoyer aux administrations, en plus de la facture dématérialisée :

- Les ventes B2C

- Les ventes internationales B2B

- Les statuts de paiement pour les ventes relevant de la TVA sur les encaissements (prestations de services)

2. Choisir entre une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) certifiée et un Opérateur de Dématérialisation (OD)

Pour accompagner cette transformation, l’Etat a décidé de s’appuyer sur de nouveaux intermédiaires : les Plateformes de Dématérialisation Partenaire. Ces Plateformes devront passer par une immatriculation et répondre à un cahier des charges très précis. Choisir l’un de ces intermédiaires peut donc s’avérer particulièrement intéressant et rassurant pour la suite de son projet.

Par rapport aux Opérateurs de Dématérialisation, les Plateformes de Dématérialisation Partenaires seront les seules habilitées à proposer certains services :

- L’inscription à l’annuaire public : L’enjeu est de taille car à partir de Juillet 2024, 6,8 millions d’entreprises (Entreprises assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée en 2020) vont devoir s’inscrire pour récupérer des factures de grandes entreprises (Opérateur télécoms, d’Energie etc...). Alors que les Opérateurs de Dématérialisation devront demander aux utilisateurs de s’inscrire sur la plateforme de l’Etat avec une procédure qui risque d’être complexe (vérification d’identité, création d’un compte technique), les PDP pourront proposer une inscription simple et rapide. En effet, les PDP pourront s’appuyer sur des Tiers (Expert-comptable) ou des contrats existants pour vérifier la qualité et l’identité des utilisateurs et n’auront pas à inscrire d’utilisateurs sur la plateforme de l’Etat.

- Transmettre les factures en direct au récepteur de la facture : seuls les PDP pourront traiter des flux EDI dans des formats non supportés par le Portail Public de Facturation (Exemple : EDIFACT).

3. Des certifications à ne pas sous-estimer

En contrepartie de ces attributions exclusives, ces Plateformes de Dématérialisation Partenaire devront répondre à des exigences fortes. Ces exigences sont un gage de qualité et de sérieux.

- La certification ISO 27001 : norme internationale sur le management de la sécurité de l’information. Elle vise à protéger l’entreprise contre l’altération, la perte ou le vol de données critiques. Elle vise également à assurer la disponibilité des informations et des services.

- La certification SecNumCloud : elle vient attester le respect des bonnes pratiques de sécurité des opérateurs cloud des services : PaaS, IaaS et SaaS afin de garantir un niveau de sécurité élevé et une protection face aux lois extra-européennes.

- Une procédure d’immatriculation et d’audit : une PDP devra faire l’objet d’une procédure d’immatriculation pour une durée de trois ans renouvelables. Une procédure d’audit externe est également prévue.

4. Prendre en compte l’expérience client et l’humain

Un autre point à ne pas négliger, qui parfois intervient trop tard, est la prise en compte de l’aspect humain dans le choix de l’expert. En effet, il est important de choisir un partenaire qui soit à l’écoute et pour qui la satisfaction client est au cœur de ses préoccupations. Il sera alors facile de régler les petits désaccords et/ou de faire avancer au mieux la collaboration en cas de contretemps ou autre aléa.

Ainsi, il est tout aussi important de porter son choix sur un expert qui sait s’adapter et qui prend en compte les spécificités de chaque client afin de concevoir et d’intégrer une solution personnalisée qui répondra au mieux aux besoins de l’entreprise. Ici le témoignage, l’échange avec des clients de l’éditeur peut s’avérer pertinent.

5. Privilégier un acteur historique du marché

Enfin, la dématérialisation étant un secteur qui explose depuis quelques années, de nombreux acteurs ont émergé en parallèle. Cependant, beaucoup n’ont pas le recul et l’expérience nécessaire pour appréhender le contexte législatif ou encore technologique. C’est pourquoi il sera important de privilégier un expert pérenne, déjà bien établi, qui a une bonne vision du marché et un historique important sur le secteur pour accompagner l’entreprise.

https://www.dpii-telecom.com/

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