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Dossiers

Santé et médico-social, les 5 conseils pour réussir la digitalisation

Par Charles GROSDIDIER, Directeur des Opérations de STAFFELIO by OCTIME

Publication: 24 février

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Le secteur de la santé connaît le taux d’absentéisme le plus élevé en 2021 (Source : Baromètre Ayming), tous secteurs confondus, et des tensions de recrutement historiques...
 

Plus que jamais, la gestion des équipes médicales et paramédicales représente un enjeu majeur tant pour la continuité des soins que pour la pérennité structurelle du système de santé. Ces défis en matière de recrutement et de gestion de l’absentéisme amènent progressivement les organisations vers une gestion des effectifs moins anticipée, dans l’urgence, avec des notions de « remplacement » et de « renfort ». Une gestion administrative chronophage qui rend l’enjeu de sa digitalisation pressant. Pour éviter cette lourdeur administrative et se donner les moyens de trouver et de fidéliser leurs remplaçants, un nombre croissant d’acteurs de la santé se tournent vers des logiciels dédiés.

La gestion d’un remplacement ne s’improvise pas, elle exige rigueur et qualité. C’est, en effet, l’une des principales préoccupations du secteur de la santé. Il est donc important de mettre en place un dispositif efficace pour optimiser le processus de remplacement. 5 conseils clés pour réussir son projet de digitalisation de la gestion des remplacements et des renforts :

1. Identifier le besoin

La première étape clé d’un projet de digitalisation de la gestion des remplacements et des renforts est d’identifier clairement son besoin. Cette étape est déterminante pour le succès du projet, il est donc primordial de rédiger un cahier des charges précis :

- Quels sont les bénéfices attendus par mes utilisateurs cibles ?

- Ma connaissance est-elle suffisante pour faire le choix d’une solution technologique pérenne, ou bien dois-je m’appuyer sur des experts dans ce domaine ?

- Quelles sont mes contraintes (juridiques, réglementaires, internes, etc.) ?

- Étudier le besoin d’interopérabilité de mes outils RH (SIRH, paie, gestion des temps, etc.) avec une plateforme de gestion des remplacements et des renforts.

2. Impliquer les parties prenantes

Les avantages du projet de digitalisation doivent être mis en avant et tous les questionnements levés auprès de chaque acteur du projet : service informatique, département RH, équipe soignante, managers. Chaque partie prenante, autant que faire se peut, doit adhérer au projet en étant convaincue des bénéfices annoncés. Ainsi, elles deviendront les meilleures alliées du projet. Rappelons que, quel que soit la puissance de votre outil, celui-ci pourrait rester sous-exploité si le facteur humain est négligé.

3. Prévoir une ressource disponible, un « chef d’orchestre »

Un coordinateur interne centralisera les informations et sera le contact privilégié du projet de digitalisation. Du temps spécifique devra lui être alloué pour la gestion de ce projet. Ce “chef d’orchestre” assurera le bon tempo, essentiel à ce type de projet.

4. Poser des jalons précis pour le déploiement

La période du déploiement devra être choisie avec précaution et à l’unisson. Celle-ci doit être réaliste, propice au changement et être en accord avec les contraintes opérationnelles.

5. Communiquer

La solution de gestion des remplacements et des renforts doit vivre avant même d’être exploitée. Les différentes parties prenantes vont être impactées par ce changement. Du positif est à venir, faite-le savoir.

Lorsque la plateforme de gestion des remplacements et des renforts est déployée, il est important de profiter :

- De pools de candidats à portée de main et centralisés dans le même outil

- D’une communication fluidifiée et équitable avec tous les pools de remplaçants,

- De procédures administratives simplifiées avec la génération automatique de la DPAE et des contrats

- D’une meilleure traçabilité de l’activité de remplacement et de renfort grâce à l’historique détaillé des missions et à un tableau de bord dédié au suivi RH

- D’une intégration native au planning qui permet de gérer « planning et remplacement » dans un seul et même environnement sans couture.

4 mots d’ordre sont finalement à retenir dans la digitalisation des remplacements : cadrage, confiance, coordination et communication. Cette transition numérique permet finalement de maîtriser le coût de l’absentéisme et des remplacements, d’optimiser l’usage des ressources disponibles et d’ouvrir à une nouvelle communauté de candidats disponibles et qualifiés.

BIO : Charles Grosdidier est Directeur des Opérations de STAFFELIO by OCTIME – Solution de Gestion des Remplacements et Renforts. Il est très impliqué dans l’entreprenariat avec la création de précédentes entreprises notamment dans la Tech, et après une dizaine d’années dans la finance (fusions et acquisitions), il crée en 2016 Staffelio / LibMed, une plateforme de gestion des remplacements dans les domaines de la Santé et des Ressources Humaines. Sportif ayant pratiqué à haut niveau, je retrouve dans ces projets les mêmes épreuves et défis qui rendent le sport, tout comme l’entreprenariat, à la fois si difficiles et si passionnants.

https://www.octime.com/

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