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Dossiers

Automatiser pour résoudre le casse-tête de la supply chain

Par Alexis Vernières, Vice President, Sales Italy, France & Iberia, Kofax France

Publication: 18 janvier

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La pénurie de papier toilette au début de la pandémie a tristement fait rire certains mais celle-ci n’est que le reflet des perturbations majeures provoquées dans des chaînes d’approvisionnement mondialisées...
 

A ce jour, les entreprises continuent à faire face aux contraintes du télétravail, à la pénurie de matière première, à la réduction du personnel et à d’autres problèmes qui affectent toutes les chaînes d’approvisionnement. Un rapport McKinsey dévoile qu’en moyenne, tous secteurs confondus, les entreprises subissent des perturbations de la chaîne logistique d’une durée d’un mois ou plus tous les 3,7 ans. En revanche, les évènements qui se produisent très rarement, comme la pandémie, sont ceux qui ont les répercussions les plus coûteuses.

La pandémie de Covid-19 a particulièrement marqué les esprits et a mis en lumière les faiblesses et l’inefficacité de la supply chain auxquelles il faut désormais remédier.

En cherchant les goulets d’étranglement et autres obstacles, les entreprises se concentrent souvent sur les aspects physiques et logistiques de la chaîne d’approvisionnement en ignorant les composants internes, souvent immatériels. Si elles veulent maîtriser cette chaine, elles ne peuvent pas se permettre de négliger les processus manuels et chronophages de la comptabilité fournisseurs qui sont comme un angle mort. L’inefficacité des processus de comptabilité fournisseurs accentue les dysfonctionnements de la supply chain, fragilise les relations avec les fournisseurs, met en péril les opérations et, en fin de compte, a un impact négatif sur les revenus.

Dans ce cas de figure, contrairement aux événements externes qui viennent perturber la chaine d’approvisionnement, les entreprises ont la possibilité d’agir.

Grâce à la digitalisation et l’automatisation, les entreprises peuvent garder le contrôle en évitant ce risque critique.

Ce qui bloque dans votre stratégie de la comptabilité fournisseur

La gestion des flux de documents et le travail manuel des équipes comptables est source de délais ou d’erreur qui ont des conséquences néfastes sur la chaîne d’approvisionnement. Voici quelques exemples concrets :

- Les retards des paiements : Le traitement manuel des factures est lent, ce qui entraîne souvent des retards de paiement auprès des fournisseurs, et in fine, des conséquences financières immédiates sous forme de pénalités. Cela peut aussi avoir des répercussions sur la collaboration avec les fournisseurs.

- De longs délais de traitement des factures : Le temps de traitement qui s’alonge, par exemple à cause de la connexion aux différents portails fournisseurs pour récupérer les informations nécessaires à l’enregistrement comptable, entrave la visibilité des flux de trésorerie. Ceci empêche les prévisions d’approvisionnement ou de réassort sur telle matière première ou tel article.

- Manque d’exactitude de données sur les factures fournisseurs : Saisir et ressaisir les données disponibles d’une application à l’autre et mettre à jour manuellement les données financières dans les systèmes ERP à partir de tableaux Excel prend beaucoup de temps et provoque des erreurs. De plus, il faut plus de temps pour mettre à jour les systèmes en cas de changement des clauses de contrat. Des données de comptabilité fournisseurs inexactes et obsolètes peuvent entraîner le non-paiement des fournisseurs dans les délais impartis, mettant ainsi en péril la réception des marchandises nécessaires pour répondre aux demandes des clients.

- L’onboarding lent des fournisseurs : Pour créer un partenariat solide, il faut que l’expérience soit positive dès le premier jour. Si le processus d’intégration des nouveaux fournisseurs est manuel, les choses sont ralenties avant même d’avoir commencé. À partir du moment où l’on véhicule l’image d’une entreprise lente et compliquée, il est difficile de changer cette perception.

Reprendre la main et gagner en visibilité avec l’automatisation de la comptabilité fournisseurs

Heureusement, il existe des actions correctives, donnant aux directions financières une visibilité complète sur les lacunes de la chaîne d’approvisionnement. La solution réside dans la transformation digitale, et plus particulièrement dans l’automatisation pour mieux maitriser ces tâches :

La transmission électronique des factures qui rend la prise en compte de ces dernières plus rapide. Avec une approche automatisée, les factures sont envoyées, réceptionnées, échangées et validées sans aucune intervention manuelle. L’intelligence artificielle traite les factures comme le ferait un humain, en identifiant et en localisant les données pertinentes, quel que soit le format. Ainsi les fournisseurs reçoivent des paiements à temps et sans erreur.

L’automatisation des flux de paiement : La technologie d’automatisation gère l’ensemble du flux d’approbation des factures fournisseurs. Les exceptions sont automatiquement transmises aux équipes pour examen, de sorte que le personnel chargé des comptes fournisseurs ne consacre du temps qu’aux opérations ne faisant pas partie du flux de travail habituel. Les équipes comptables peuvent donc se consacrer au développement des partenariats avec les fournisseurs et aux stratégies d’amélioration de la supply chain.

Une meilleure visibilité des flux de trésorerie : Le traitement des factures permet aux équipes de la comptabilité fournisseurs d’identifier et de suivre les indicateurs clés de performance et les service level agreements qui y sont associés. Ainsi, ils ont une visibilité précise en temps réel sur les dépenses et la trésorerie de l’entreprise.

- L’intégration aux systèmes ERP : Une solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs avec une intégration aux systèmes ERP prêts à l’emploi met fin à la ressaisie manuelle des données. Les entreprises gagnent du temps et de l’argent, réduisent les erreurs et assurent le bon fonctionnement de la relation avec les fournisseurs.

- L’optimisation des commandes : l’automatisation des processus de la comptabilité fournisseur facilite et rend plus efficace la collaboration avec le service logistique et fournit aux équipes concernées les données précises et plus fiables pour la gestion des commandes. L’optimisation de la production et les gains d’efficacité ont permis à de nombreuses entreprises de réduire leur fonds de roulement et de maitriser les flux de trésorerie pour faire les bons choix en matière de commandes.

- L’onboarding automatisé des fournisseurs : Les robots logiciels peuvent accélérer le processus d’onboarding des fournisseurs. Ces derniers apprécieront la rapidité et la facilité des démarches, ce qui fera aussitôt de l’entreprise un partenaire commercial privilégié.

La pandémie a prouvé que les dysfonctionnements sont imprévisibles et donc inévitables. Si les entreprises ne peuvent pas contrôler tous les aspects de leur supply chain, elles peuvent en revanche prendre le contrôle des processus internes liés à la gestion des factures fournisseurs. Les processus manuels, qui prennent beaucoup de temps, peuvent nuire à la relation avec les fournisseurs et faire courir à l’entreprise le risque de prendre de mauvaises décisions fondées sur des données inexactes.

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