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Dossiers

Migrer vers une GED unifiée pour un meilleur contrôle de ses informations

Par Xavier Doulaud, Country Manager France de SER Group

Publication: 2 août

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La clé du succès pour les entreprises...
 

Dans de la plupart des entreprises, l’environnement IT se déploie de manière hétérogène. Ainsi, il n’est pas rare que l’organisation soit très disparate entre une archive pour la comptabilité, une autre pour les RH, plusieurs répertoires de fichiers différents, des applications de workflow réparties sur de multiples domaines, sans oublier une GED généralement vieillissante. À cette liste déjà longue s’ajoute la connexion de nouveaux systèmes qui ont une réelle incidence en termes d’augmentation des coûts de développement et de maintenance. De telles bases aussi hétérogènes devraient inciter à la mise en place d’une solution complète de gestion de l’information et des processus métiers, intégrés et automatisés, ou encore de capacités de reporting intelligent. Ainsi, rassembler ces différents outils est un vrai défi pour les départements IT.

Des environnements IT à risques

Au sein de ces environnements IT disparates constitués de manière organique : la plupart des opérations nécessitent un haut degré de maintenance et représentent un coût indéniable en matière de personnel. Ces systèmes sont donc indiscutablement voraces en ressources pour les entreprises. Pour garantir l’activité des systèmes traditionnels tels que les unités centrales, il est indispensable qu’au moins un des collaborateurs soit en mesure de les faire fonctionner. Par conséquent, il est primordial que la formation et l’éducation des administrateurs et des utilisateurs soient particulièrement soignées. Les coûts élevés de licence et de maintenance de ces systèmes ont une conséquence certaine sur le budget IT et il reste ainsi peu de marge de manœuvre au développement de services clients numériques innovants, par exemple.

Par ailleurs, beaucoup de solutions d’archivage et de workflow encore en cours d’utilisation au sein des entreprises s’avèrent obsolètes. Face à la croissance exponentielle du volume de documents, de fichiers, de processus métiers et d’utilisateurs au cours des dernières années, ces systèmes traditionnels ont fini par atteindre leurs limites. Ne permettant pas de disposer d’une vision complète des processus, ces interfaces inadaptées sont devenues un obstacle à l’intégration de nouvelles applications spécialisées et sont à l’origine de ralentissements d’activité ce qui génère frustration et mécontentement chez les utilisateurs.

Les entreprises dotées d’un environnement IT hétérogène sont ralenties du fait de la complexité des structures de classification, de la redondance du stockage de données, de la maintenance des données dupliquées, ainsi que des silos de données qui se développent. Ce type d’organisation des systèmes empêche l’automatisation des processus de bout en bout. Par manque d’accessibilité des informations, les entreprises dotées de ce type d’environnements ne peuvent bénéficier des récentes innovations en matière d’intelligence artificielle (IA). À cela s’ajoute une augmentation du risque de non-conformité.

Une migration pas-à-pas qui rassure

En ce qui concerne l’environnement IT, tant qu‘il remplit sa fonction, les entreprises n’ont pas l’habitude d’opérer des changements et la devise : « on ne change pas quelque chose qui marche » est souvent appliquée. Mais lorsqu’un système se désagrège de l’intérieur sans que les dégâts ne soient détectables, ce postulat de base s’effondre. Alors, pourquoi attendre que le contrat de support concernant les systèmes traditionnels expire, lorsque l’activité s’arrête ou lorsque des sanctions pour non-conformité tombent ?

Les entreprises craignent généralement les « effets secondaires » de la migration de l’information et se contentent de conserver un environnement IT hétérogène : en effet, le transfert de milliards de documents et de plusieurs téraoctets de données exige une préparation méticuleuse. Elle implique de s’assurer que l’ensemble du processus de migration est en mesure de résister à un audit de la migration de données et de documents à la documentation, en passant par la phase de test. Dans un premier temps, un tel projet peut sembler particulièrement difficile et imprévisible à mettre en place ; en effet, perdre des données pendant le transfert depuis les applications traditionnelles, se soustraire aux obligations légales de conformité, ou paralyser complètement l’activité à cause de processus de conversions complexes sont autant d’obstacles redoutés dans le cadre de ces migrations. Cependant, en définissant un plan adapté et un ECM stable, les informations sont consolidées et permettent au système de s’affranchir de ces inquiétudes.

Avant d’importer des données dans un nouveau système, un projet de migration « classique » débute par l’exportation de l’ensemble de ces données depuis l’ancien système. Entre ces deux étapes, il est toutefois indispensable de garantir la continuité d’activité dans la mesure du possible. Pendant ce laps de temps, les clients et les partenaires doivent être en mesure d’assurer le traitement des transactions bancaires, des comptes-rendus de sinistres ou des commandes en permanence. En procédant au transfert des documents étape par étape, les services de consolidation des plateformes d’ECM modernes assurent cette continuité. L’opération de migration se divise en 4 étapes qui, si elles sont effectuées correctement et hiérarchiquement, assurent cette transition sans accrocs.

Dans un premier temps, il s’agit de procéder au transfert des métadonnées des documents afin de clôturer les anciens systèmes, pour ainsi éliminer les coûts de maintenance et de fonctionnement. Puis durant la phase de transition, il est possible d’utiliser ces métadonnées sur la plateforme du nouvel ECM pour accéder à la fois aux anciens et aux nouveaux documents, grâce à des banques de données. La phase de migration qui suit consiste à stocker les nouveaux documents sur la plateforme, avec des utilisateurs qui peuvent dès lors utiliser le nouvel ECM pour leurs tâches quotidiennes. Enfin, les documents de l’ancien système sont progressivement transférés en arrière-plan sans perturber l’activité.

Pour garantir la gestion intelligente et cohérente des processus, la mise en place d’un nouveau système permettant de combler les lacunes du précédent est inévitable. Les bénéfices du groupement des solutions, étant largement supérieurs aux risques liés à la persistance des systèmes traditionnels, contrebalancent nettement les réticences et inquiétudes liées à la mise en place de tels projets. Grâce à des procédures éprouvées et à une réelle expertise en la matière, ces migrations d’environnement sont de plus en plus sures et prévisibles. Pour lisser leur système de gestion de l’information et par conséquent être en mesure de faire face aux défis futurs, les entreprises ne doivent plus hésiter à franchir le pas.

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