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Dossiers

Signature électronique : vers un espace de travail tout numérique

Par Rodolphe Barnault, Area Vice President Southern Europe, Middle East & Africa Box

Publication: 21 juillet

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Les espaces de travail comme les processus ont été bouleversés et réinventés avec la crise sanitaire. L’avènement de l’audio, de la vidéo ainsi que la simplification des flux de travail grâce au numérique sont les nouvelles normes en entreprise...
 

Travailler à plusieurs sur l’élaboration d’un contrat ou la planification de projets à distance ne pose plus de problème. Cependant, l’achèvement des transactions dématérialisées dans la majorité des secteurs n’est toujours pas devenu la norme. Comment les entreprises peuvent-elles accélérer leur transformation digitale et dématérialiser de bout en bout leurs opérations ?

A l’heure où de plus en plus de transactions passent de flux automatisés au cloud, et ce quel que soit le secteur, la signature électronique est devenue un facteur clé pour réduire le délai de mise sur le marché. Des start-up aux grands groupes, cette forme de signature est désormais utilisée pour conclure des recrutements, des contrats de banques et assurances, pour l’acquisition de clients, ou pour accéder à certains soins par exemple.

La signature électronique encore peu plébiscitée en entreprise

Mais même si cela ne semble pas être le cas à première vue, la signature électronique est complexe à maîtriser ainsi qu’à mettre en place. Des exigences juridiques s’appliquent à chaque cas d’usage. Les solutions actuelles sont généralement contraignantes et coûteuses et leur adaptation est donc souvent relayée en dernière étape de la transition digitale et numérique d’une entreprise. Selon une analyse d’IDC TechBrief, seule une entreprise sur trois a utilisé une solution de signature électronique en 2020. La situation a radicalement changé en 2021 et selon une étude d’Archimag, la signature électronique fait partie des usages numériques qui ont explosé car la pandémie du Covid-19 a accéléré son adoption. Selon cette même étude, 70% des organisations ont intégré une solution de signature électronique en raison de la crise et une sur quatre à l’intention de déployer une solution de signature électronique d’ici la fin de l’année.

Parallèlement, les processus manuels sont en voie de disparaître comme le télétravail devient la norme, et la présence des employés au bureau fait encore l’objet d’interrogations. De fait, la signature électronique devrait être implémentée dans les nouvelles habitudes de travail, cependant, les solutions « historiques », comme les lecteurs de carte à puce sont toujours majoritaires. Ces solutions autrefois fiables, ont montré leurs limites à l’heure du télétravail massif dû à l’indisponibilité d’imprimantes, des problèmes de sécurisation des cartes ou tout simplement de prise en main. Il existe toutefois une meilleure solution : les plateformes de collaboration qui intègrent directement des fonctions de signature électronique.

La signature : touche finale du parcours du contenu

Le contenu est clé pour toute organisation. Qu’il s’agisse de documents confidentiels, des brevets pharmaceutiques fortement réglementés pour les différents vaccins ou des dossiers d’aide humanitaire d’Oxfam, le contenu est l’œuvre d’une organisation et est totalement unique à chaque entreprise. Il est constitué de la base de données de l’entreprise et de ses informations les plus précieuses. Pour faire du contenu de la valeur ajoutée à l’entreprise, il est nécessaire de leur trouver un endroit unique de stockage. En effet, les contenus établis ou utilisés en silos créent des frictions qui freinent le processus de traitement, retardant la croissance de l’entreprise.

Sur cette plateforme unique, le contenu peut être stocké et édité en toute sécurité et conformité, tout en permettant aux équipes de collaborer sur le contenu, en interne et en externe. Les options de signature électronique doivent être intégrées nativement dans ledit système pour éviter de créer des frictions. Les solutions actuelles perturbent « le parcours du contenu » au sein de l’entreprise. Les signatures électroniques doivent donc s’adapter aux flux de travail existants et s’intégrer aux applications existantes telles que Microsoft 365, Slack et Zoom. Ainsi, les entreprises n’ont plus besoin de recourir à des solutions complexes et lourdes à la fin de leur parcours pour conclure un contrat ou soumettre tout autre document conforme aux lois.

Pour ce faire, il va de soi que les documents doivent circuler de façon sécurisée et collaborative pour permettre la modification ou le partage en interne comme en externe de toutes les parties prenantes. L’offre pléthorique de plateformes dédiées ne manquent pas, cependant, rares sont celles qui incluent et prennent en charge la cartographie des documents avec la signature électronique.

Choisir la bonne signature électronique pour le parcours du contenu

Afin de permettre aux entreprises qui souhaitent numériser entièrement leurs processus, une plateforme de signature sécurisée, juridiquement conforme est nécessaire. En même temps, la solution doit permettre de définir une politique centralisée et unifiée pour la sécurité et la gouvernance de l’information tout au long du parcours du contenu. Signer électroniquement ne signifie donc pas sacrifier la sécurité ou la conformité. Juridiquement, les solutions certifiées sont équivalentes aux signatures électroniques.

Pour augmenter la productivité, la fonction de signature électronique doit être intégrée directement dans les flux de travail au cours desquels les employés et les partenaires collaborent déjà. Ces signatures doivent avoir un format omni canal (tout appareil, tout navigateur) et prendre en charge plusieurs formats de documents, tout en respectant les réglementations applicables à l’entreprise. L’expérience utilisateur doit également être intuitive et simple. L’objectif est de choisir une solution qui facilite les flux de travail et qui dé complexifie les étapes allant à la signature du document. L’élimination des tâches manuelles à faible valeur ajoutée est donc ici essentielle.

La mise en correspondance des signatures électroniques directement sur une plateforme dans le cloud offre de nombreux avantages : Les signatures peuvent être fournies de manière conforme à la législation, sans heurt alors que les employés ou les partenaires collaborent déjà sur les documents, les entreprises augmentent leur retour sur investissement en éliminant les solutions de signature qualifiées lourdes et coûteuses, et l’efficacité globale et les étapes de travail sont accélérées.

Lors du choix de la bonne plateforme, il est important de veiller à ce que les processus soient les plus fluides possibles. Les quatre éléments clés à prendre en considération sont la sécurité, la collaboration, la productivité ou la garantie que l’utilisation de la plate-forme augmentera et ne nuira pas à la productivité de tous les employés et les intégrations avec d’autres outils de communication et de collaboration de pointe.

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