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Actualité des entreprises

Botanic optimise ses processus documentaires grâce à un Workplace souverain

Par Eric Bouchet, Directeur Général au sein du groupe Botanic

Publication: 23 juin

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Botanic est une structure familiale créée en 1977 en Haute-Savoie. L’entreprise regroupe les jardineries Botanic et les magasins spécialisés pour animaux Médor et Compagnie...
 

Pour faciliter la gestion des 5 000 documents mensuels et améliorer leur accès aux 2000 collaborateurs, le groupe Botanic a décidé de s’équiper d’une solution de digital workplace : GoFAST de CEO-Vision.

Retour sur la mise en place du projet avec le témoignage d’Eric Bouchet, Directeur Général au sein du groupe Botanic.

Pourquoi avoir décidé de mettre en place un outil de gestion documentaire ?

« Au départ, nous avions décidé d’équiper notre service juridique d’une solution de GED. Pour répondre aux obligations réglementaires, nous avions besoin d’archiver, de traiter et de renouveler des milliers de documents, ce qui est très chronophage pour nos équipes. Nous souhaitions donc simplifier ces processus avec la mise en place d’une solution digitale. Cependant, nous ne voulions pas seulement une solution de GED, mais bien un outil, orienté business, pouvant s’adapter à nos points de vente. »

Dans sa recherche de logiciel, Botanic souhaitait donc un outil évolutif, performant, facile à utiliser et de préférence français. C’est dans ce contexte qu’Eric Bouchet a rencontré les équipes de GoFAST.

Quels ont été les bénéfices de la mise en place d’un digital workplace ?

« Quelques temps avant la crise sanitaire que nous traversons, nous avions déjà commencé à mettre en place le télétravail. Et justement, pour faciliter le traitement des documents, nous avons imaginé d’utiliser GoFAST pour créer des workflows de circulation des documents et diminuer la transmission de papier. À titre d’exemple, lorsqu’un point de vente reçoit aujourd’hui une facture, il la scanne, elle est ensuite transformée en PDF et intégrée à GoFAST, qui va l’envoyer au service concerné.

C’est un véritable gain de temps pour les équipes en magasins. De plus, cela représente un gain en termes de traçabilité des documents : on sait qui est intervenu et quand, tous les documents sont associés à un numéro de facture ou un paiement... ce qui permet une recherche simplifiée et efficace.

Enfin, l’information est poussée aux équipes : les comptables sont notifiés dès qu’il y a un nouveau document, les reportings sont générés automatiquement à la fréquence souhaitée, la collaboration est renforcée entre les équipes. »

Pourquoi avoir généralisé l’usage de GoFast dans l’ensemble des services ?

L’approche développée pour la gestion des factures avec GoFAST a effectivement été généralisée à l’ensemble du groupe. Au-delà des fonctionnalités de GED, le digital workplace GoFAST permet de structurer les processus de l’entreprise.

« Nous utilisons le logiciel depuis plusieurs années et il est bien accepté par nos équipes. Les managers comprennent bien l’intérêt du digital workplace pour la circulation de l’information et des documents. Qui a accès aux documents ? Qui les modifie ? Toutes ces questions trouvent une réponse rapidement grâce à GoFAST. »

https://www.botanic.com/

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