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Dossiers

Green IT : L’urgence de se réorganiser pour une dématérialisation responsable

Par Charly Delsol, Dirigeant de la GED Zeendoc

Publication: 4 juin

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L’Assemblée nationale a adopté mardi 4 mai 2021 les 69 articles de la loi Climat et Résilience...
 

Ce texte a nécessité 110 heures de discussion ! Un pas en avant pour le climat et des changements importants et inédits à venir pour notre pays pour atteindre l’objectif national de réduction des émissions nationales de gaz à effet de serre d’au moins 40 % d’ici 2030. A l’échelle européenne, les objectifs de l’UE sont ambitieux : l’objectif est d’atteindre 55% de réduction des émissions de gaz à effet de serre d’ici 2030, avec un objectif de neutralité carbone dès 2050.

Dans ce contexte, la part du numérique est non négligeable. Un rapport du think tank The Shift Project de 2019 révèle que le numérique est responsable de 4 % des émissions de gaz à effet de serre (GES), quand l’aérien génère entre 2,7 % et 4,9% des émissions de GES. Avec une augmentation annuelle de la consommation énergétique de 9 %, le numérique pourrait atteindre 8 % du total d’ici 2025, soit la part actuelle des émissions des voitures.

Les entreprises ont donc un profond travail de mutation à réaliser car 75 % des efforts pour réduire les émissions de gaz à effet de serre doivent être portés par le collectif, sur le plan du numérique (source Syntec numérique). Les confinements à répétition et la nécessité de se réorganiser pour faire face aux challenges posés par le télétravail, ont poussé les entreprises, notamment les TPE/PME peut-être moins bien préparées à ce défi, à repenser leur organisation interne. Plus que jamais, le numérique se doit d’être au service d’une économie et d’une société éco-responsables.

Etat des lieux de la situation en France

Posons tout d’abord les bases : le Green IT est un ensemble de techniques visant à réduire l’empreinte sociale, économique et environnementale du numérique. Aujourd’hui, c’est la problématique de pollution numérique qui soulève certaines interrogations. En effet, la pollution numérique due au streaming vidéo, représente à elle seule 60% des flux de données sur internet. Côté entreprise, saviez-vous que l’employé de bureau reçoit en moyenne 121 mails par jour, avec une empreinte carbone jusqu’à 50 grammes pour un mail comprenant une pièce jointe ?

Les entreprises doivent se munir d’outils les aidant à réduire leur empreinte carbone La première étape consiste à faire appel à des outils tels que des solutions de GED ou d’archivage permettant la dématérialisation des documents. Celles-ci répondent aux besoins de partage sans envoi de mail, et intègrent parfois des post-it virtuels, des chats documentaires ou encore des liens de partage évitant les mails inutiles ou lourds avec pièces jointes.

De bonnes pratiques sont aussi à mettre en place en interne : le télétravail qui permet de réduire les déplacements, la signature électronique qui élimine les multiples impressions papier, la dématérialisation des factures clients qui réduit les multiples relances papier incluant coûts d’affranchissement mais aussi le coût environnemental lié au transport, l’archivage électronique des documents avec détection de doublons, permettant une politique de conservation de données qui supprime la multiplication des mêmes données, ou encore le bulletin de salaire numérique (BSE) permettant conformité réglementaire tout en étant responsable…, Des solutions existent !

L’Etat entend bien accélérer ces processus

En effet, alors que la crise a touché de plein fouet les TPE et PME cette année, le gouvernement, en collaboration avec France Num, a dévoilé il y a peu un plan de relance leur étant entièrement dédié. Le fer de lance de cette mesure ? Offrir des aides aux TPE et PME pour les accompagner dans leur transition numérique et écologique.

Le Syntec Numérique fait également partie de ces acteurs français très actifs et proposant des mesures pour lutter efficacement contre la pollution numérique. La dernière initiative en date, d’octobre 2020, nommée Planet Tech’Care, travaille à la mise en lumière de solutions numériques de partenaires, qui viennent répondre à la problématique de la transition écologique. A toutes les TPE / PME soucieuses de mieux comprendre l’impact écologique de leur activité, une première solution leur est conseillée : réaliser un bilan carbone, une méthode d’évaluation des rejets de gaz à effet de serre. Bien que ceci ne soit obligatoire que pour les entreprises de plus de 500 salariés à ce jour, cela permet de prendre conscience entre autres de la pollution dégagée par l’organisation et voir de quelle manière le numérique peut aider à la réduire.

Soutenir la transition numérique et écologique des TPE et PME françaises

Quelques pistes de réflexion à destination des TPE/PME souhaitant adresser leur impact écologique en attendant d’effectuer un bilan carbone poussé :

- Pourquoi le cloud français peut être un bon choix : La transition énergétique nationale a comme objectif de porter la part des énergies renouvelables à au moins 40% en France d’ici 2030. Dans le cas de la dématérialisation des documents dans le cloud par exemple, il existe des hébergeurs français, disposant de datacenters à l’énergie hydro-électronique. Ce qui répond aussi à la problématique de la protection des données des entreprises françaises, liée au Cloud Act Américain ! De plus faire appel au bon prestataire en terme de sécurité et de gestion d’énergie (il existe des certifications liées à la sobriété énergétique des datacenters comme la certification ISO 50001), cela veut aussi dire réduire le nombre de serveurs au sein de son entreprise et mutualiser les ressources dans le cloud.

- Faire la part entre le numérique et le papier : Le zéro papier, oui, mais sur des types de documents prenant de la place ou générant des problèmes de productivité (classement, recherche, temps de traitement, liens entre documents, circuit de validation…). Ces documents (factures, bulletins de salaires..) ou processus documentaires (signatures électroniques, durées de conservation…) sont typiquement des documents administratifs souvent soumis à des règles de conformité légale et il convient de bien faire la part entre ce qui peut être « digitalisé » et ce qui restera sous forme papier.

- Se poser la question de l’infobésité : pourquoi conserver inutilement des données dont vous n’avez plus besoin ? Que ce soit au sein de votre organisation ou par le biais de vos prestataires, attachez un soin particulier aux ressources, données et archives dont vous n’avez plus l’utilité, et qui “dorment” en format papier, sur des disques ou clés USB, sur vos serveurs (physiques ou virtuels).

Vos données utiles et à conserver souffrent aussi de multiples formes de sauvegardes et donc de multiples copies. Un premier pas vers la propreté numérique ne serait-il pas de tout regrouper au sein d’une GED ou d’un archivage en ligne, en bénéficiant de l’assurance de disponibilité, d’intégrité et de partage de vos informations tout en étant sûr d’avoir toujours accès à la bonne version en ligne ?

Quant à la destruction ou conservation en ligne, il conviendra de faire un arbitrage entre la sécurité liée aux erreurs et notions de restauration informatique, la pérennité de données sensibles, la conformité réglementaire bien sûr et l’infobésité.

- Choisir un partenaire ayant une démarche “Green” tangible : des acteurs français proposent le déploiement de projets conciliant numérique et solutions durables. Sages Informatique par exemple (éditeur de Zeendoc, solution de GED en mode SaaS) s’est allié à EcoTree, une startup forestière française, (spécialisée dans l’entretien et la gestion des forêts françaises à travers des projets tangibles, géolocalisés et avec une traçabilité totale dans le temps) en replantant 1 arbre par jour depuis janvier 2020 à l’occasion de ses 20 ans. Le but : créer des puits de carbone sur le long terme sur le territoire français, un parallèle avec son offre de dématérialisation bien sûr mais aussi un parallèle avec la sécurité de l’archivage et de l’exploitation des données sur le long terme.

Plus que jamais, l’impact écologique des entreprises doit être au cœur des préoccupations des organisations, tant les géants que les TPE/PME. Il est urgent de s’organiser pour faire face à ce défi qui nous touche tous : la préservation et la sauvegarde de notre planète.

https://www.zeendoc.com/

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