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Actualité des entreprises

Livre blanc Brother : la relation entre les entreprises et les solutions d’impression

Publication: 15 janvier

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82% des entreprises affirment qu’il est important que leurs imprimantes soient toujours disponibles mais seulement 47% d’entre elles bénéficient d’un service de réparation assuré par leur fournisseur...
 

L’implémentation réussie d’un parc d’imprimantes sur plusieurs sites peut représenter un véritable défi, y compris pour les entreprises à la pointe. De nombreux paramètres, tels que les imprimantes, les logiciels utilisés ou encore, la gestion des droits utilisateurs sont à prendre en compte. Il est donc crucial de mettre en place une stratégie aussi minutieuse qu’efficace. Pour aider les entreprises à optimiser l’installation de leur solution en gestion des impressions (MPS) sur plusieurs sites, Brother revient sur les points importants à prendre en considération.

1. Un cahier des charges bien défini en amont du projet

Définir ses exigences et un calendrier de déploiement est essentiel au processus. Cependant, seulement 30 % des entreprises voient aujourd’hui leurs besoins évalués par leur fournisseur d’imprimantes*. Détailler autant que possible ses besoins permet pourtant au fournisseur de services MPS de proposer les solutions les plus adaptées à l’entreprise et dans le budget fixé. Il est important de lui fournir un maximum de détails concernant les logiciels utilisés, le flux de travail que la solution va devoir supporter quotidiennement, le type de contrat de maintenance désiré...

2. Le bon équipement pour le bon site

Une entreprise disposant de plusieurs sites doit mettre en place des solutions adaptées à chacun. Il est alors primordial de prendre en considération l’agencement et les dimensions de chaque bureau qui devra accueillir un nouvel équipement. En outre, un mauvais choix concernant le modèle d’imprimante peut considérablement perturber la productivité de l’activité.

3. Une phase d’évaluation obligatoire

Opter pour un service de gestion des impressions permet d’améliorer l’efficacité de l’activité de l’entreprise sur de nombreux points, en particulier en termes de temps et de productivité. Au cours de la phase d’évaluation, le fournisseur va s’assurer que son client ne surévalue pas ses besoins d’impression, ce qui pourrait engendrer une augmentation des coûts. Par exemple, une imprimante multifonction équipée de fonctionnalités avancées, peut s’avérer complexe à manipuler, pour des utilisateurs peu formés et ayant des besoins d’impression basiques. Une analyse approfondie, associée à une série de tests auprès des utilisateurs, permet d’engager une réduction des coûts, tout en répondant aux besoins des différents sites de l’entreprise.

4. Personnaliser son service en fonction de ses besoins

Utiliser un logiciel de gestion des impressions (ou Print Management Software) permet d’avoir une visibilité complète d’utilisation sur tous les sites. Il est ainsi possible de personnaliser son service, d’améliorer ses performances et d’augmenter la rentabilité. Ainsi, une entreprise peut, par exemple, définir et ajuster des autorisations de façon centralisée, comme l’impression couleur sur des périodes clés de l’année.

5. Garantir la sécurité de chaque site

La manipulation et le transfert de documents personnels et confidentiels peuvent entraîner des problèmes complexes en matière de sécurité et de confidentialité. En choisissant un service de gestion des impressions donnant la possibilité de numériser des documents directement dans des dossiers sécurisés sur le réseau, la confidentialité est ainsi garantie.

6. Choisir le bon partenaire pour la gestion de ses impressions

Un service de gestion des impressions profite à l’ensemble de l’entreprise mais une préparation adéquate est la clé d’un déploiement réussi. Il faut donc trouver le bon partenaire qui identifiera parfaitement les besoins, mettra en place une solution sur-mesure et sera disponible pour aider son client à personnaliser et optimiser votre service.

71 % des PME déclarent que passer par un fournisseur unique améliore la qualité du service, l’intégration de systèmes mieux adaptés aux besoins spécifiques de leur organisation et une résolution plus rapide en cas de problème*.

« Brother propose des solutions technologiques pour les entreprises de toutes tailles et tous secteurs d’activités. Notre approche de la gestion des impressions en trois phases - évaluation, transition et optimisation des services d’impression - permet d’améliorer l’efficacité et la productivité des entreprises multisites. Un engagement qui s’ajoute à un accompagnement sans faille en matière de service et d’assistance personnalisés », conclut Nicolas Cintré, Directeur Marketing chez Brother France.

http://www.brother.fr/

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