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Dossiers

Contrôler le contenu des documents imprimés et numérisés

Par Jean-Charles Goetz, Vice President, Sales Southern Europe chez Kofax

Publication: 14 octobre

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Un enjeu clé de la transformation digitale...
 

Les documents, il est impossible de leur échapper. Nous les imprimons, les scannons, les stockons et les partageons. Les entreprises fonctionnent sur la base des informations que contiennent ces documents physiques et numériques. Leur gestion et sécurisation sont un élément clé de la transformation numérique. Mais comment procéder ?

Si la plupart des organisations se tournent vers une transformation numérique qui réduit considérablement le besoin de documents imprimés, les documents papier restent tout de même une partie intégrante de leurs activités quotidiennes. Selon l’IDC, près de trois billions de pages seront imprimées en 2022. Les organisations doivent donc trouver un moyen de gérer leur infrastructure de documents papier et d’impression de manière à répondre aux besoins des entreprises, tout en assurant la transition vers des workflows numériques.

L’augmentation de la quantité de données exploitées par les entreprises, la pression du marché et de la concurrence obligent les entreprises à accroître leur productivité, à respecter les réglementations et les obligations de conformité, et à protéger les informations sensibles. Selon l’enquête d’IDC sur la sécurité informatique et des impressions, plus de 40% des entreprises n’ont pas défini de politique de sécurité officielle concernant les documents qui peuvent être imprimés/scannés/copiés/faxés/émis. Cela signifie qu’il y a très peu de protection des informations sensibles contre une divulgation involontaire ou délibérée.

Dernièrement, depuis le début de la pandémie COVID-19, on a pu constater à quel point il est important que l’infrastructure d’impression des entreprises puisse s’adapter rapidement et assurer la mobilité des collaborateurs travaillant à distance et de manière décentralisée.

Les entreprises ont besoin d’outils de saisie et d’impression de documents intelligents

Contrairement à un système de gestion des impressions traditionnel, un outil intelligent doit pouvoir comprendre le contenu des impressions et des numérisations pour y appliquer des règles métier et s’assurer de la conformité et du respect de la confidentialité de l’action menée. Le tout sans intervention humaine.

Imaginons par exemple qu’un collaborateur imprime, sur un appareil multifonctionnel partagé, un document contenant des informations personnelles, comme un numéro de sécurité sociale. Le document en question est donc exposé jusqu’à ce que la personne vienne le récupérer. Alors que dans le cadre d’une impression intelligente, basée sur le contenu, le logiciel identifie les données confidentielles en amont de l’impression et peut soit annuler ladite action soit supprimer les données sensibles tout en continuant à imprimer le document. Cette fonction de suppression automatique des données confidentielles est particulièrement pratique lorsque les collaborateurs qui travaillent à distance doivent imprimer les documents sur leur imprimantes personnelles, non sécurisées.

Avec la numérisation traditionnelle des documents, les entreprises se retrouvent vulnérables face aux difficultés liées au contrôle des documents imprimés, à la saturation des emails et à l’encombrement du trafic réseau. Cependant, grâce aux logiciels intelligents de capture et d’impression, le processus est largement simplifié. Les organisations sont à même de centraliser la gestion des documents et des rapports, de vérifier les documents imprimés et numérisés pour des raisons de sécurité ce qui optimise le processus. Une telle solution est idéale pour les secteurs de la santé et de l’administration publique, qui ont des exigences en matière de fiabilité maximale du système, de traitement, de production de documents et de continuité des activités.

Faire preuve de souplesse pour résister à la tempête

Au cours des derniers mois, la crise sanitaire a contraint de nombreux salariés, dans le monde entier, à quitter leurs bureaux au profit du télétravail, en laissant derrière eux leurs imprimantes. Tous les processus vitaux pour leur mission, dépendant de ces périphériques, étaient hors d’accès.

Dans une telle situation, les entreprises peuvent s’appuyer sur les outils intelligents d’impression et de capture de documents. Grâce à ces technologies de transformation documentaire, tout flux relatif à l’impression et à la capture établi dans l’environnement normal du bureau reste disponible pour le collaborateur, quel que soit son lieu de travail. La sécurité est également maintenue car chaque utilisateur ne voit que ses propres flux de travail et destinations d’impression.

Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises doivent saisir toutes les opportunités d’automatisation pour accroître leur efficacité, réduire les tâches manuelles et se concentrer sur ce qui compte le plus : servir leurs clients et gérer leurs activités. Pour cela, il faut maîtriser les données saisies et imprimées par les entreprises, être capable de suivre les coûts de près et de garder le contrôle de l’activité. Les organisations doivent également être capables d’adapter leurs pratiques d’impression et de saisie et, surtout, de protéger les informations sensibles et confidentielles contre toute éventuelle divulgation.

http://www.kofax.com/

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