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Dossiers

Éviter les pertes dues aux goulets d’étranglement des processus

Par William BOTELLA, Sr. Sales Engineer chez Kofax

Publication: 30 juillet

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De nombreuses organisations ont adopté la technologie BPM (Business Process Management) dans le cadre de leur transformation numérique...
 

Bien que cette démarche permette de réaliser des gains d’efficacité et de rationaliser les processus, celle-ci n’élimine pas complètement les goulets d’étranglement qui coûtent non seulement du temps, mais aussi de l’argent.

Par exemple, pour un service de traitement des demandes d’obtention de prêts qui utilise la technologie BPM pour automatiser les étapes de vérification dans son processus d’approbation, certaines étapes, comme la vérification de l’éligibilité du demandeur de prêt, nécessitent des recherches manuelles par un collaborateur ce qui ralentit souvent le processus. Étant donné que ce type d’information ne remonte pas automatiquement dans le système, la recherche et le traitement manuels retardent l’ensemble du processus.

Ces goulets d’étranglement existent dans toutes les organisations et entravent la mise en place d’une automatisation de bout en bout. Il est cependant possible d’éliminer ces obstacles en combinant l’automatisation de la BPM et la RPA. Il en résulte ainsi une automatisation véritablement intelligente qui optimise les processus et prend en charge l’ensemble des tâches du début à la fin.

Les conséquences financières des goulets d’étranglement

L’efficacité d’un processus se mesure par rapport à son point le plus lent. Chaque goulet d’étranglement inhibe le rendement et nuit au résultat. Ces pertes peuvent être quantifiées. Selon certaines estimations, un goulet d’étranglement qui diminue la production de 30% réduit les ventes dans une proportion égale. Pour une entreprise dont le chiffre d’affaires s’élève à un million d’euros, cela signifie une perte de bénéfice de 180 000 euros par an.

Et ces ralentissements ont d’autres conséquences : en attendant que l’une des étapes du processus soit accomplie, les employés restent inactifs. Non seulement cela fait perdre du temps, mais nuit également à leur satisfaction. Les retards peuvent également entraîner la perte de primes d’intéressement tout comme nuire aux relations avec les clients et les fournisseurs qui peuvent, par exemple, pâtir d’un délai de paiement des factures qui s’éternise.

Les entreprises performantes sont celles qui adoptent une approche souple et efficace en combinant les technologies BPM et RPA pour éliminer les retards et maximiser les avantages de l’automatisation.

La solution : une automatisation intelligente qui intègre la RPA et la BPM

De nombreuses organisations commencent par la BPM ou la RPA, mais la véritable solution est souvent une combinaison de ces deux technologies pour arriver à une automatisation intelligente. Toutes deux destinées à optimiser les processus métier et à accroître la productivité et l’efficacité, la RPA et la BPM vont donc de pair.

La BPM numérise et automatise des processus métier complexes, les rendant ainsi plus rapides et plus précis. Mais il reste toujours des tâches au sein de ces processus qui ne peuvent être automatisées. Autre facteur de complication : les systèmes existants nécessitent parfois une saisie ou une récupération d’information manuelle. La RPA résout ces problèmes grâce aux robots logiciels qui effectuent les tâches répétitives de saisie ou de récupération des données. Par exemple, un robot RPA exécutera une recherche de vérification concernant les conditions d’éligibilité, puis remettra un rapport à la personne en charge du dossier de demande de prêt. Les robots RPA concilient également les informations au sein du système existant afin de s’assurer que les données sont exactes et à jour.

Le robot RPA peut fonctionner indépendamment d’un opérateur humain pour effectuer certaines tâches et saisir des informations. Les collaborateurs peuvent également assigner des tâches spécifiques au robot, comme la collecte des informations financières d’un client. Une fois la tâche accomplie, les résultats sont envoyés directement dans la plateforme BPM, et deviennent immédiatement accessibles aux collaborateurs. Ces derniers passent ainsi moins de temps sur des tâches répétitives et routinières, et peuvent se consacrer aux missions à plus forte valeur ajoutée. Il en résulte une nette progression des résultats de l’entreprise et l’amélioration de la satisfaction des employés.

L’automatisation des processus et des tâches grâce à la BPM et à la RPA crée une voie souple et intelligente vers une plus grande efficacité. Une telle approche intégrée élimine les freins qui persistent et empêchent les entreprises d’atteindre leur plein potentiel. Grâce à l’automatisation intelligente, la RPA et la BPM travaillent main dans la main pour augmenter la productivité, l’efficacité et la motivation des employés, créant ainsi des relations plus solides avec les clients et les fournisseurs. La transformation d’un système principalement automatisé ou numérisé en une plateforme entièrement automatisée aura un impact positif sur les ventes et les bénéfices, permettant aux entreprises de travailler comme demain, dès aujourd’hui.

http://www.kofax.com/

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