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Une étude réalisée par Veeva et Hanover Research démontre le manque de moyens dont disposent les industriels pour vérifier et adapter la conformité de leurs produits, au regard de l’explosion des nouvelles réglementations

 37% des cadres et dirigeants dans l’industrie des cosmétiques et des biens de consommation sont anxieux à l’idée de ne pas réussir à satisfaire les exigences des nouvelles réglementations, jugées de plus en plus complexes.

 Plus de la moitié (52%) d’entre eux redoutent les changements régionaux de réglementation susceptibles d’entraîner une interdiction de commercialisation et retarder considérablement la mise sur le marché de nouveaux produits.

 Dans ce contexte, 4 experts interrogés sur 10 (40%) expriment une inquiétude quant au fait de parvenir à satisfaire les demandes des consommateurs.

Veeva, leader mondial de solutions cloud permettant aux différents acteurs de la chaîne de production formulation, qualité, affaires réglementaires, allégations marketing de collaborer efficacement en vue d’accélérer la mise sur le marché de nouveaux produits, dévoile aujourd’hui les conclusions d’une étude globale menée avec le cabinet Hanover Research auprès de 268 cadres et dirigeants impliqués dans les processus de conformité réglementaire d’entreprises de l’industrie au chiffre d’affaire supérieur ou équivalent à 500 millions de dollars.

L’enquête, intitulée « Tendances 2020 en matière de gestion réglementaire », révèle la façon dont les entreprises des industries de la chimie, de la cosmétique et des biens de consommation gèrent la conformité de leurs produits, dans un contexte où les processus de mise sur le marché se complexifient de plus en plus, et où la gamme des produits auxquels ils s’appliquent s’élargit de jour en jour. Des difficultés qui s’ajoutent à la pression des consommateurs, qui exigent toujours plus de transparence et de durabilité des produits qu’ils achètent. Focus sur le secteur des cosmétiques et des produits de consommation.

L’enregistrement des produits : une tâche pesante et chronophage, et pourtant indispensable

La grande majorité des sondés dans l’industrie des cosmétiques et des biens de consommation s’accordent pour dire que l’enregistrement adéquat d’un produit est une étape cruciale en vue de faciliter sa mise sur le marché (83%). Mais le processus réglementaire ne s’achève pas là : une fois cette étape terminée, les entreprises se retrouvent propulsées dans un maintien réglementaire complexe, qui tend à accroître considérablement la charge de travail des équipes sur le terrain.

Afin de faire face aux nombreuses mises à jour réglementaires, les entreprises allouent en effet une quantité de temps et de ressources considérable, pour s’assurer de la constante adéquation de leurs produits avec les réglementations en vigueur dans les différentes régions d’activité. Outre l’extension des gammes de produits, logiquement désignée par les professionnels règlementaires de la cosmétique et des biens de consommation comme premier facteur consommateur de temps et d’énergie (55%), la multiplication des mises à jour est également pointée du doigt par 53% d’entre eux.

Tâches en pagaille et difficultés multipliées : le défi permanent des équipes règlementaires

Pour cause, les tâches composant la gestion des dossiers techniques de mises à jour sont légions. Parmi les principales préoccupations des participants en ce qui les concerne figurent notamment le suivi des exigences réglementaires (45%), le temps dédié à la vérification et à la validation des documents (45% aussi), et l’établissement de bonnes pratiques à même de booster leur efficacité (41%). Le manque de ressources pour soutenir les différentes initiatives de l’entreprise inquiète quant à lui 35% des cadres et dirigeants interrogés, et la difficulté de gérer les échéanciers préétablis, 34% d’entre eux.

De manière plus globale, les défis majeurs auxquels sont confrontés au quotidien les professionnels règlementaires de l’industrie cosmétique et des biens de consommation sont l’adaptation des processus aux nouvelles réglementations, désigné comme tel par 37% des sondés, la priorisation des demandes concurrentes (34%), le suivi et le respect des délais de chaque projet (32%) ainsi qu’une visibilité en temps réel de l’état d’avancement des projets cosmétiques (30%) à égalité avec la gestion des tâches réglementaires dans une équipe.

L’interdiction de commercialisation : un manque à gagner qui hante les dirigeants

En matière de « compliance », ce dont les experts sont avant tout soucieux c’est d’éviter certaines erreurs fondamentales à même de coûter à leur entreprise du temps et de l’argent (53%). Ils redoutent notamment les changements régionaux de réglementation (52%), susceptibles d’entraîner une interdiction de commercialisation et de retarder considérablement la mise sur le marché des produits concernés.

Pour éviter de tomber dans un tel piège, les cadres et dirigeants interrogés aspirent à élaborer des stratégies de monitoring de ces changements règlementaires. Toutefois, plus de la moitié d’entre eux (53% toutes industries confondues) affirment ne pas disposer des ressources nécessaires pour effectuer ce tracking dans de bonnes conditions, et assurer un résultat optimal. Dans ce contexte, ils sont 42% à craindre les conséquences de potentielles erreurs, déplorer le manque d’informations en temps réel provenant des autres départements de leur entreprise, ou encore s’inquiéter du manque de ressources nécessaires pour effectuer les ajustements nécessaires.

« Notre étude indique que plus de la moitié des entreprises de l’industrie à l’échelle mondiale, notamment des biens de consommation et de la cosmétique, mais également de la chimie, s’exposent en permanence à des risques considérables au niveau de la gestion règlementaire de leurs produits » commente Romain Marcel, Directeur Général de Veeva France et Europe. « Leur survie à court, moyen et long terme dépend pourtant de leur capacité d’adaptation aux changements continus des réglementations dans leurs différents pays d’activité. Rester conforme exige une communication claire et une coordination entre tous les départements, et une partie des entreprises n’est pas armée en conséquence. »

Préoccupations à venir

Lorsqu’ils se tournent vers le futur, la plupart des experts paraissent anxieux de ne pas réussir à satisfaire les exigences complexes des nouvelles réglementations (38% pour les secteurs des biens à la consommation et des cosmétiques). Les experts sont aussi soucieux de gérer au mieux les risques afin d’empêcher les problèmes (41%).

Ces derniers expriment également une inquiétude par rapport au fait de satisfaire aux demandes des consommateurs (40% pour les secteurs des biens à la consommation et des cosmétiques, ce qui est largement plus que dans l’industrie chimique : 23%). Enfin, un tiers des experts ont peur de ne pas disposer d’une technologie à jour (41%, contre 26% seulement dans l’industrie chimique).

Un outil unique, automatisé et facile d’utilisation : investir à long terme pour garder la cadence

Afin de pallier aux obstacles, la moitié des experts en réglementation planifient de moderniser leurs systèmes informatiques d’ici les deux prochaines années, acceptant d’investir les ressources nécessaires afin d’entretenir ces nouveaux systèmes. À ce jour, à peine plus d’un tiers des experts (35%) en affaires règlementaires disposent d’un logiciel interne à même de répondre à leurs besoins. Ils doivent se tourner vers différents outils relativement basiques pour, par exemple, préparer leurs dossiers d’enregistrement : feuilles de calcul (57%), Sharepoint (51%), email (49%) et documents Word (47%). Une alternative qui n’est pas viable et tend à surcharger les équipes au quotidien.

Interrogés quant aux fonctionnalités attendues d’un logiciel de gestion de conformité des produits, la majorité des experts insistent sur plusieurs points essentiels : disponibilité d’une plateforme unique permettant l’intégration des dossiers (91%), facilité de mise en œuvre (88%), présence d’un tableau de bord offrant un suivi en temps réel (86%), possibilité de suivre les tâches à la trace ainsi que les dates d’échéances (83%), ou encore disponibilité d’un système de notifications automatiques des renouvellements à venir (81%)

« Le recours massif à des solutions informatiques fragmentées par les acteurs industriels de premier plan révélé par cette étude a de quoi inquiéter, quand on connait les risques liés à leur utilisation tels que les sanctions financières et les interdictions de mise sur le marché » analyse Romain Marcel. « Aujourd’hui ces risques peuvent être amoindris grâce à l’émergence de nouveaux systèmes automatisés permettant une communication plus claire entre les départements d’une même entreprise. Il est indispensable pour les leaders de l’industrie mondiale de modernister leurs processus règlementaires, si elles veulent conserver leur position. »

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