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Dossiers

Quelles sont les tendances 2020 de la dématérialisation de factures ?

Publication: 1er juillet

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2ème édition du baromètre Best Practices et Generix Group. L’équipement des entreprises en France, les usages, les projets, les bénéfices et les difficultés rencontrées...
 

Best Practices Systèmes d’information, première plateforme de bonnes pratiques et d’expertises IT, et Generix Group, un des leaders en Europe sur le marché de la facture électronique, se sont associés pour mettre en place un baromètre sur les pratiques des entreprises françaises en matière de dématérialisation des factures. L’objectif est d’analyser les usages des entreprises à un instant donné : taux et type d’équipement, prestataires déployés, nature des projets, évolutions programmées, bénéfices et difficultés rencontrées, …

Cette seconde édition du Baromètre « Dématérialisation des factures » présente les résultats de l’enquête menée fin 2019 mais aussi une mise en perspective et comparaison avec les résultats obtenus il y a deux ans.

Équipement des entreprises : le déploiement s’accélère

76 % des entreprises interrogées sont équipées d’au moins une solution pour dématérialiser fiscalement les factures, un chiffre en croissance de 15 % par rapport à 2018. La part des entreprises récemment équipées (moins de 3 ans) est aujourd’hui plus importante : 72 % en 2020 contre 43 % en 2018, preuve que le déploiement s’est accéléré ces deux dernières années.

À propos des porteurs internes de projet, ce sont toujours les directions financières qui dominent, plus encore en 2020 (62 %) qu’en 2018 (44 %). Les directeurs informatiques sont toujours en seconde position avec 59 %, contre 39% en 2018.

Concernant les raisons ayant poussé les entreprises à se lancer dans la dématérialisation des factures, « l’obligation réglementaire » passe directement en première position avec 52 % des réponses contre 22 % en 2018. La recherche de gains de productivité et la réponse aux exigences clients restent toujours très bien placées avec 49 % chacune contre 51 % et 59 % préalablement.

Les entreprises non équipées résistent

Parmi les 24 % d’entreprises non équipées, plus de 60 % ont un projet d’équipement, dont près de 54 % sous 24 mois. Une tendance moindre comparée à 2018 où 76% de l’échantillon interrogé programmait un projet sous 36 mois. La part des entreprises n’ayant pas prévu de projet est quant à elle en augmentation par rapport à 2018, passant de 24 % à 39%.

Comme en 2018 (68 %), les premières raisons sont le manque de temps ou de compétence interne dans 66 % des cas. Certaines réponses sont en revanche beaucoup plus tranchées qu’il y a deux ans : la faiblesse des volumes : 38 % contre 23 %, le manque de ROI : 24 % contre 11,5 %, la résistance des utilisateurs : 24 % contre 15 %.

« L’équipement des entreprises s’accélère mais le déploiement en volume prend du temps. Sans obligation réglementaire, la poursuite du déploiement sera fastidieuse car les dernières entreprises à s’équiper ont le sentiment de ne pas y trouver leur compte en termes de retour sur investissement. Ce sont des entreprises de tailles plus modestes dont les volumes de factures sont faibles » analyse Christophe VIRY, Product Marketing Manager des activités Collaboration multi-enterprises de Generix Group et expert de la facture électronique depuis une vingtaine d’années.

Usages et tendances technologiques : SaaS, EDI et factures de vente sortent

Sans surprise, les entreprises utilisent dans leur grande majorité un service SaaS pour dématérialiser leurs factures (75 %). Elles sont tout de même 17 % à ne pas avoir franchi le pas du Cloud et à utiliser une solution « on premise ». En analysant les réponses, il s’agit dans la majorité des cas de solutions d’OCR ou de solutions métier (rapprochement de factures, comptabilité).

C’est toujours l’émission de factures vers les clients qui domine largement avec 71 % (75 % en 2018) et le traitement des factures fournisseurs en second lieu avec 45,5 % (contre 41 %). Le principal changement porte sur la proportion d’usage pour les factures dites B2G (« Business to Government »), qui passe de 28 % à 42 %.

En 2020, c’est toujours l’EDI qui est la voie la plus utilisée par les entreprises, bien qu’en baisse de 8 points. Les factures avec signature électronique augmentent fortement, passant de 37 % à 58 %. Rappelons qu’il s’agit essentiellement de factures au format PDF.

« Il faut proposer aux entreprises plusieurs types de services de facturation électronique. Chacun choisit selon sa maturité et son volume : facture EDI, facture PDF signée ou non, dépôt de factures sur portail avec vidéocodage ou encore saisie en ligne des factures. Ces deux derniers modes sont à la portée des entreprises de toutes tailles », explique Christophe VIRY.

La piste d’audit toujours mal appréhendée

De manière stable, la piste d’audit est toujours faiblement utilisée (15 % en 2018 et 15,6 % en 2020) et mal comprise par les répondants. Pour mémoire, « la mise en œuvre des contrôles permanents et documentés permettant d’établir une piste d’audit fiable » est obligatoire pour toutes les factures électroniques non dématérialisées par l’EDI ou la signature électronique ainsi que pour les factures papier.

Sur cette seconde édition, les entreprises ont également affirmé, pour 61 % d’entre elles, avoir mis en place la piste d’audit, ce qui dénote une incohérence avec la déclaration précédente. 39 % ont déclaré ne pas l’avoir mise en place et, parmi eux, 60 % ne pas avoir de projet concernant la piste d’audit. 43,5 % n’ont pas documenté leur processus de piste d’audit, malgré l’obligation de la loi française à ce sujet et, pour autant, 78 % des répondants pensent être en conformité avec la règlementation. Une explication plus claire sur les tenants et aboutissants de la piste d’audit semble donc essentielle.

« Beaucoup considèrent que le cadre de la piste d’audit est trop vague, le projet trop chronophage et depuis sa mise en vigueur, il y a 6 ans, la tolérance semble de mise du côté de l’État. Pour autant, l’arsenal de sanctions est important : rejet de la réduction de TVA, remise en cause du caractère original de la facture, pénalité pouvant s’élever à 50 % du montant de la facture, … » explique Christophe VIRY. « Je recommande aux entreprises de voir leur intérêt dans la remise en cause de leur processus de facturation et dans l’instauration de contrôles apportés par la piste d’audit. C’est une opportunité de réduire les dysfonctionnements, les erreurs et de lutter contre les différentes formes de fraudes, de plus en plus complexes à détecter avec le déploiement du digital. »

Le volume de factures électroniques déployé s’accélère

En 2018, 27 % des entreprises sondées parvenaient à déployer plus de 50 % de leur volume de factures entrantes et sortantes. En 2020, ce chiffre passe à 44 % des sondés répondant à cette question. Le déploiement s’accélère donc, même s’il reste un long chemin à parcourir.

Une méconnaissance des nouvelles normes et orientations du marché

Plus de 80 % des entreprises interrogées ont avoué leur méconnaissance à l’égard de plusieurs pratiques et tendances pouvant leur être très profitables, comme l’usage des formats de factures européens CEN 16 931, par exemple, qui facilite l’interopérabilité d’un pays à l’autre, ce qui accélère les déploiements et limite les développements. Il en est de même pour d’autres orientations comme la Factur-X, le réseau PEPPOL ou le dynamic discount.

« La commission européenne mène de nombreuses initiatives en faveur d’un marché numérique harmonisé à l’échelle de l’Europe. Elles sont souvent méconnues. Par exemple, le programme Connecting Europe Facility finance des projets d’utilisations des standards favorisant l’interopérabilité numérique. Generix Group mène plusieurs projets supportés par la Commission, visant entre autres à déployer un format interopérable de factures (CEN 16931), à appliquer le règlement européen sur l’identification et la confiance numérique (e-IDAS) ou encore à utiliser un protocole de communication unique (EDIINT AS4 via le réseau PEPPOL edelivery Network) », ajoute Christophe VIRY.

Des difficultés à appréhender la réglementation et à convertir les utilisateurs

Parmi les problèmes rencontrés par les entreprises, les difficultés à mesurer le ROI arrivent en première position avec 39 % des réponses contre 23 % précédemment, la résistance des utilisateurs au changement et la difficulté à appréhender les contraintes réglementaires remontent aussi fortement dans les écueils mentionnés. La difficulté d’intégration avec l’ensemble du système de gestion figure toujours parmi les fortes difficultés avec 36,5 % des réponses contre 38,2 % en 2018.

Parmi les sujets qui semblent plus simples pour les entreprises, on observe une baisse tangible des réponses concernant la mise en œuvre de la solution : les difficultés d’implémentation passent de 32 % à 19,7 %, les coûts de mise en œuvre de 32,7 % à 19,7 % et la difficulté à sélectionner le bon prestataire de 29 % à 18 %.

Top 3 des bénéfices : traçabilité du processus, fiabilité du traitement et respect de la réglementation

Au-delà des obligations ou incitations réglementaires, les entreprises se tournent vers la facture électronique pour digitaliser leurs processus comptables et, par la même occasion, engranger des gains de productivité.

Les bénéfices relatifs à la sécurité des traitements (impact fort ou très fort : 63,6 %), au respect de la réglementation (impact fort ou très fort : 57,4 %) et à la traçabilité (impact fort ou très fort : 64,1%) restent dans le Top 3, tandis que deux catégories de bénéfices progressent : « réduction du délai de mise en paiement » (impact fort ou très fort : 50 %) et « meilleur respect des dates d’échéances de paiement » (impact fort ou très fort : 41,5 %).

« L’analyse du baromètre 2018 montrait que les entreprises intégraient aisément les bénéfices techniques mais que les bénéfices métier ou la création de valeur étaient plus difficiles à appréhender. Avec l’étude 2020, l’analyse évolue en faveur de la création de valeur métier. Cette fois, la maturité des solutions et des organisations a permis d’afficher des bénéfices tels que le meilleur respect des règlements à l’échéance et la rapidité des mises en paiement », déclare Christophe VIRY.

Facturation électronique :

Generix Group a répondu à l’appel à la solidarité nationale en mettant à disposition gracieusement son service de dématérialisation fiscale des factures

La crise sanitaire de ces derniers mois a généré des processus de traitement et de paiement des factures plus complexes, perturbés par la réduction des personnels, le télétravail, l’accès limité aux outils ou les difficultés rencontrées avec des solutions de dématérialisation. Le traitement des factures papier a été particulièrement impacté : transmission par voie postale ralentie, service courrier réduit, numérisation impossible...

Avec des conséquences importantes : le non-respect des échéances et des obligations réglementaires peut générer des pénalités, mettre à mal la santé financière des fournisseurs, impacter la relation de confiance et risquer la rupture de la chaine d’approvisionnement.

- Pour lutter contre ces désagréments dommageables pour de nombreuses entreprises, Generix Group, l’un des leaders de la facture électronique, a mis à disposition gratuitement son service de dématérialisation fiscale des factures. La mise en œuvre du service et son utilisation sont gratuits pour l’année 2020 et accessibles sous conditions préférentielles à partir de 2021.

Le service Generix Invoice Service opéré par Generix Group permet déjà à 3000 entreprises de transmettre facilement leurs factures en vue de sécuriser le traitement et le paiement tout en respectant la réglementation en vigueur. Cette offre comprend :

- Un environnement dédié sur le portail de Generix Invoice Service offrant des fonctions d’administration, de suivi de la facturation, d’accès aux archives, de tableaux de bord, …

- Plusieurs modalités d’émission des factures selon les destinataires : envoi par mail, dépose sur portail, imprimante virtuelle, extraction des données d’une facture PDF ou saisie en ligne,

- La création des originaux fiscaux avec une signature RGS 2** et un archivage à valeur probante.

Elle permet aux entreprises d’être en conformité avec les obligations réglementaires portant sur l’envoi des factures électroniques aux clients du secteur public, et à partir de 2023 à l’ensemble des assujettis à la TVA (cf. article 153, loi de finance 2020)

Pour les entreprises, la digitalisation des factures apporte des bénéfices importants et pérennes :

- Une augmentation de la productivité et la fiabilité des processus,

- Une traçabilité des échanges et une sécurisation des données,

- Une conformité des factures à la réglementation,

- Une sécurisation de la gestion de la trésorerie,

- Une fiabilité et une réduction des délais de paiement.

http://www.generixgroup.com/

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