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Actualité des entreprises

Hamamatsu globalise son SMQ en Europe grâce à un logiqiel QSE

Publication: 24 juin

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Depuis 1953, Hamamatsu Photonics, société japonaise présente sur quatre continents, Hamamatsu Photonics opère dans le domaine de la photonique en concevant des capteurs destinés à une grande variété d’usages...
 

Avec plus de 5 000 collaborateurs répartis dans une vingtaine de pays et un catalogue comptabilisant environ 15 000 références, le contrôle qualité ainsi que la traçabilité des documents à travers le monde constituent deux enjeux majeurs pour l’entreprise.

Aujourd’hui, Willy Weinum, responsable Logistique et Qualité France revient sur le déploiement d’un logiciel QHSE pour la filiale française et ses trois succursales Européennes.

Simplifier et globaliser le SMQ - Système de Management de la Qualité

En 2006, M. Weinum rejoint les équipes Hamamatsu en tant que Responsable Logistique. C’est en janvier 2012, lors de sa nomination Responsable Qualité pour la France, la Belgique, la Suisse, l’Espagne et le Portugal qu’il constata le besoin réel d’un Système de Management de la Qualité.

“ À mon arrivée, j’entrepris de dématérialiser notre Système de Management de la Qualité pour rassembler l’ensemble des différents supports. Limité par le manque de logiciel adéquat, notre cartographie se retrouva sur l’intranet, le système de gestion des non-conformités était rattaché à la plateforme du département informatique et notre base documentaire répartie sur nos différents serveurs !

En conclusion, ce premier effort d’harmonisation était insuffisant : l’information circulait difficilement et la GED (Gestion Électronique des Documents) était confuse.

En 2017, lorsque nous sommes passés, avec succès, de la version ISO 9001 de 2008 à celle de 2015 afin de répondre aux normes en vigueur, ce fut l’opportunité idéale pour améliorer notre système. La contrainte majeure était, d’une part la concomitance d’un périmètre de certification étendu sur quatre pays, et d’autre part la mise en place effective de ce nouvel outil. Nous avions besoin d’un logiciel qui pourrait répondre aux besoins de simplification en globalisant nos multiples supports en un seul ”, explique W. Weinum.

Assurer l’implémentation d’un SMQ à travers le changement de version ISO

En concertation avec les différents chefs de service, un appel d’offres a été lancé auprès de plusieurs prestataires en début d’année 2017.

“ De manière unanime, nous avons choisi NORMEA qui était d’une part une solution modulable et surtout très intuitive au niveau de l’expérience utilisateur. En effet, devant gérer le déploiement sur quatre autres pays simultanément, il était très important que la prise en main soit rapide pour les futurs utilisateurs. Le degré de personnalisation nous a permis d’adapter NORMEA à notre image en nous basant sur la nouvelle version de la norme ISO 9001. Un premier audit interne a permis de vérifier l’appropriation de l’outil auprès des utilisateurs et la bonne mise en place des nouvelles exigences de la norme. Les écarts ont rapidement été corrigés par la mise en place d’actions correctives ”

En mars 2018, l’organisme certificateur LRQA mena son audit externe au terme duquel, en juin 2018, la Certification ISO 9001 version 2015 avec l’implémentation de NORMEA est officiellement obtenue.

“ Clairement, le fait d’avoir mis en place NORMEA nous a permis d’être plus sereins lors de l’audit de recertification. Comme je dis souvent, les bons ouvriers ont de bons outils ! ” , relate W. Weinum.

Harmonisation et sécurisation des process qualité sur toute l’Europe

Aujourd’hui, plus de 70 personnes utilisent NORMEA au sein des différents pays. Après avoir réalisé des formations en interne et grâce à la personnalisation de la solution, les équipes ont rapidement pris le logiciel en main.

“ Au quotidien, les utilisateurs sont amenés à utiliser différents modules du logiciel. Par exemple, l’ensemble des Risques et Opportunités est géré avec différents workflows, à l’instar de la gestion des non-conformités. La gestion documentaire a été elle aussi facilitée par l’outil de GED, facilitant la mise à jour des documents et la gestion du versionning. .

Sans aucun doute, l’adoption de cette solution a simplifié notre système de management de la qualité ! L’ensemble du système permet une réelle traçabilité et sécurité des données. Étant régulièrement audités, nous avons intégré le module Audit & Évaluation qui nous permet de préparer nos audits beaucoup plus facilement et rapidement. Concernant nos clients, ils sont rassurés par le fait que nous ayons une solution QHSE : qui contribue grandement à l’obtention d’un haut niveau de satisfaction. Nous sommes assez fiers de ce projet et n’hésitons pas à le mettre en avant.

Les prochaines étapes : acquérir la nouvelle version Liberty et proposer l’utilisation de NORMEA dans nos autres filiales européennes. J’ai récemment réalisé une présentation de notre utilisation de NORMEA à mes confrères responsables qualité des autres pays européens pour leur présenter les bénéfices de cette solution. L’objectif serait d’harmoniser le logiciel sur l’ensemble de l’Europe ”, conclut W. Weinum.

http://www.hamamatsu.com/

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