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Automatisation intelligente dans la finance : bâtir une équipe numérique du futur

Par Eric Marciano, Senior Sales Engineer chez Kofax

Publication: 12 juin

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Les technologies de capture et de workflow multicanaux ont largement contribué aux progrès des cabinets comptables et des services financiers dans de nombreux secteurs d’activité, en matière de valorisation des données pour leurs activités...
 

Grâce à l’automatisation des processus financiers, les organisations peuvent désormais accélérer et simplifier les processus d’achat et de paiement, de commande et d’enregistrement en capturant et en extrayant des informations à partir de toute source, en les acheminant automatiquement vers un processus d’approbation et en transférant les informations dans le système des archives. Néanmoins, bien que le système ERP soit le point central des opérations financières, il a ses limites.

La plupart des organisations sont encore obligées d’affecter le personnel à des tâches manuelles fastidieuses pour traiter les informations provenant de sources tierces ou pour traiter les tâches spécifiques à leur activité. Par conséquent, même si l’automatisation des processus financiers a déjà été mise en œuvre, il est probable qu’il existe des lacunes importantes dans les workflows et des zones d’ombre qui peuvent compromettre la prise de décision et, en fin de compte, mettre à rude épreuve les relations avec les clients et les fournisseurs.

L’automatisation des processus financiers n’est qu’une partie de l’équation

Partons du principe qu’une organisation a adopté une technologie d’automatisation des processus financiers et a éventuellement construit des infrastructures orientées services pour permettre aux applications de fonctionner ensemble. Même si ces systèmes peuvent collecter des données provenant de plusieurs sources, l’amélioration et la diffusion appropriée de l’information requièrent probablement des compétences informatiques importantes. Le défi est encore plus grand lorsqu’il s’agit d’automatiser des processus qui s’étendent sur des applications d’entreprise internes et des systèmes de partenaires et de clients externes, des sites web, des services en ligne, etc.

En résumé, les solutions d’automatisation des processus financiers ne sont pas conçues pour se raccorder à des sources internes et externes multiples et disparates pour accéder aux données ou les intégrer, ni à la myriade d’autres tâches manuelles propres à une entreprise.

Le fait est que plus la croissance d’une entreprise est importante, plus les données sont complexes ; il est alors facile de revenir en arrière et d’ajouter des ressources supplémentaires pour résoudre les problèmes. Mais il existe un meilleur moyen de contourner l’ERP que de confier le problème directement aux employés ou d’investir dans un développement sur mesure coûteux.

Combler les lacunes en matière d’automatisation des processus grâce à la RPA

Le système d’automatisation des processus par robots logiciels (RPA) est un dispositif puissant qui semble avoir été spécialement conçu pour combler les lacunes en matière d’automatisation des processus financiers et comptables.

La RPA est conçue pour compléter, et non remplacer, un workflow d’automatisation financière et comptable existant. Il peut s’adapter aux besoins d’un cabinet comptable de toute taille ou d’un service financier d’une organisation. Comme la RPA s’appuie sur la technologie existante d’une organisation, elle est compatible avec les systèmes de base et peut être mise en œuvre rapidement pour limiter les interruptions opérationnelles des activités quotidiennes. La RPA utilise des robots logiciels pour reproduire des actions semblables à celles effectuées par les employés, mais avec une précision de 100%. Elle est également idéale pour accomplir les tâches qui ont toujours été difficiles à automatiser.

Réussir la transformation numérique de bout en bout

Souvent, lorsqu’on demande aux clients d’évaluer leurs priorités en matière d’automatisation, une question se pose : Que faire si je veux aller au-delà du comblement des lacunes des tâches manuelles dans mon workflow avec la RPA et faire passer mes processus à un niveau supérieur d’optimisation et de productivité ?

Il est clair que l’intégration de robots logiciels pour gérer les tâches répétitives, basées sur des règles, exigeant du temps et des compétences des employés continue de prouver sa valeur. Pourtant, de nombreuses organisations constatent que leurs opérations deviennent de plus en plus complexes en raison des grandes quantités de données non structurées que l’on trouve dans les documents et les courriers électroniques, les transactions mobiles, les signatures électroniques, la gestion des exceptions, l’authentification/validation biométrique, la gestion des dossiers et les communications avec les clients.

Pour faire face à ces complexités de processus et de données, il faut une plateforme d’automatisation intelligente unifiée de nouvelle génération qui associe les technologies analytiques et cognitives à la RPA afin d’automatiser davantage de processus de bout en bout, tout en générant une plus grande valeur. Une plateforme d’automatisation d’entreprise complète et unique exploitant la puissance de l’intelligence artificielle (IA) ainsi que l’automatisation des workflows pour accélérer la transformation numérique de l’entreprise.

Par exemple, dans un processus financier et comptable typique, un employé saisit manuellement les factures ou les commandes clients. Cette opération est intrinsèquement lente et introduit le risque d’erreurs humaines et de délais importants.

Une plate-forme d’automatisation intelligente ingère les données (quel que soit leur format), les classe et les extrait automatiquement, les intègre à l’ERP (SAP, Oracle, etc.), analyse les performances non seulement des capacités de la plate-forme et vérifie si elles ont été exécutées comme prévu, mais fournit également des informations sur le processus de facturation ou de commande commerciale et transmet ces informations en temps réel aux dirigeants dans le format exact qu’ils souhaitent recevoir pour optimiser les performances financières et opérationnelles.

Le résultat final est un processus de travail véritablement automatisé qui relie le back-office au front-office. Les entreprises sont non seulement en mesure d’adapter leur système, mais aussi de mesurer les avantages et le retour sur investissement de leur déploiement d’automatisation des processus.

C’est là que réside la véritable puissance d’une plateforme d’automatisation intelligente : la création d’une main-d’œuvre financière numérique de demain où la collaboration entre les travailleurs numériques et physiques se traduit par une plus grande capacité organisationnelle et une plus grande autonomie des employés.

http://www.kofax.com/

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