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Yooz "L’archivage légal des factures : quelles obligations ?"

Publication: 26 mai

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Depuis la Directive européenne 2010/45 de 2010 et sa transposition en droit français fin 2013, les réglementations se multiplient pour encadrer, mais aussi favoriser le développement de la facture électronique...
 

Les pouvoirs publics considèrent en effet celle-ci comme un outil d’efficacité, de compétitivité et de bonne gestion pour les entreprises… sans bien sûr perdre de vue leur propre intérêt, notamment en ce qui concerne leurs missions de contrôle !

L’État pèse donc de tout son poids pour accélérer la diffusion de la facture électronique. Alors qu’elle était quasi inexistante en 2010, elle devient obligatoire en 2020 pour toute commande publique, quelle que soit la taille de l’entreprise émettrice.

C’est donc à un mouvement massif et irréversible de dématérialisation des factures auquel on assiste aujourd’hui. Et même si un tel changement occasionne nécessairement quelques contraintes, les entreprises doivent surtout y voir une opportunité car les bénéfices sont nombreux.

Les bénéfices de la facture électronique

La facture électronique, c’est avant toute chose un immense gain de commodité dans la gestion au quotidien et les relations avec les fournisseurs. Les échanges sont plus fluides, les informations facilement accessibles, les délais raccourcis, les vérifications facilitées.

Cette commodité engendre des gains de productivité auxquels s’ajoutent d’importantes réductions de coûts opérationnels : papier, affranchissement, espace, manutention… En comptabilisant les coûts directs (temps passé, surfaces de stockage…) et indirects (pertes, retards…), on évalue ainsi à 3,25 € le coût du stockage, de l’archivage et de la consultation d’un document papier !

Enfin, dernier avantage, et non le moindre, la facture électronique permet de réduire considérablement les risques, que ce soit pour se défendre en cas de litige commercial ou pour faire face aux contrôles de l’administration fiscale.

Dans ce dernier cas, on est à même de produire facilement les pièces attendues, au format et avec les garanties exigées, et d’éviter ainsi la remise en cause de certaines déductions de TVA, les amendes pour facture de complaisance et les pénalités pour opposition au contrôle.

Toutefois, ces bénéfices ne sont possibles que si l’entreprise s’est dotée d’une solution capable de concilier les deux aspects clés de commodité et de conformité, notamment en matière d’archivage des factures électroniques.

Les entreprises sont tenues par l’administration fiscale de conserver 6 ans les factures de leurs fournisseurs (même s’il est recommandé, par précaution, d’aller jusqu’à 10 ans pour couvrir toutes les éventualités, comme les contentieux commerciaux). Pour tenir lieu de preuve, cet archivage légal doit satisfaire à un certain nombre d’exigences. Stocker passivement les documents, même sur un support dédié, ne suffit pas : il faut être capable d’assurer leur pérennité durant toute la durée de conservation et d’en permettre la restitution en cas de besoin.

Les exigences de l’archivage légal à valeur probante

Le système d’archivage doit donc être capable de préserver et de garantir durablement les trois grandes obligations qui s’imposent à toutes les factures :

- L’authenticité (elles doivent avoir été émises par le fournisseur),

- L’intégrité (elles ne doivent subir aucune modification postérieure à leur émission),

- Et la lisibilité (leurs informations doivent être humainement accessibles et intelligibles).

Pour cela, il faut faire en sorte que les documents soient stockés et figés, signés électroniquement ou scellés ; que soit utilisée une technologie de stockage dédiée, non réinscriptible ; et que les accès aux documents archivés soient encadrés et traçables.

Par ailleurs, lorsque l’entreprise ne reçoit pas toutes ses factures sous format électronique, le système doit pouvoir réaliser une « copie fiable » de l’original au sens du décret de décembre 2016.

Celui-ci autorise le réceptionnaire à conserver une copie numérisée en remplacement de l’original papier à cinq conditions : que la reproduction du document soit fidèle, sans traitement ultérieur de l’image ; que l’on puisse retrouve les informations relatives à cette numérisation ; que l’intégrité de la copie soit assurée par un cachet serveur, une empreinte numérique, un certificat de sécurité ou une signature électronique qualifiée ; que le fichier soit horodaté ; et que les conditions de conservation de la copie évitent toute altération de sa forme et/ou de son contenu.

Enfin, dans tous les cas, le système et le processus d’archivage doivent être détaillés dans une documentation spécifique. Ils seront testés et contrôlés régulièrement pour s’assurer qu’ils permettent toujours de respecter l’ensemble des exigences énoncées plus haut, et pour être mesure, le cas échéant, de le démontrer.

http://www.getyooz.com/

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