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Iron Mountain : Comment les entreprises peuvent faire face au COVID-19

Publication: 14 avril

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À l’heure où l’Organisation Mondiale de la Santé a classé en pandémie la flambée de COVID-19 et où le gouvernement français a publié un plan d’atténuation des risques, les entreprises doivent prendre des mesures de précaution en matière de conformité...
 

Les éléments de réponse de votre entreprise au COVID-19 dépendront bien entendu de la nature de son activité, de sa taille, de ses sites d’implantation et des caractéristiques des effectifs.

En cette période stressante, les entreprises peuvent être amenées à réfléchir aux meilleures solutions pour protéger leurs clients, leurs collaborateurs et leurs activités. Les collaborateurs peuvent demander à travailler à distance. Les clients peuvent chercher à savoir si l’entreprise a mis en place des protections supplémentaires. Il est vraisemblable que des sociétés soient déjà confrontées à un changement par rapport à leur fonctionnement habituel : ralentissement, perturbations de leurs chaînes logistiques ou même pic d’activité, surtout celles qui exercent dans les domaines de la santé, des biens de première nécessité ou des loisirs à domicile.

Actualisez votre plan de continuité d’activité

C’est le moment ou jamais de dépoussiérer votre plan de continuité de l’activité (PCA) que vous avez probablement élaboré avant que la « pandémie sanitaire » ne figure parmi les menaces potentielles. Rebondir après une catastrophe naturelle, un incident de cybersécurité ou une attaque terroriste peut impliquer d’autres activités et d’autres compétences que de se rétablir d’une pandémie. Malgré leur caractère résolument inédit, les circonstances actuelles sont une occasion importante d’évaluer où vous vous situez et où vous devriez en être en matière de préparation aux situations d’urgence.

La multiplication des congés maladie de vos collaborateurs peut affecter lourdement vos effectifs. Les entreprises pourraient devoir réviser leur approche du service client en proposant par exemple des livraisons ou des commandes en ligne pour celles qui ne le faisaient pas précédemment. Vous pourriez devoir vous appuyer sur vos plans de secours existants ou mettre en place de nouveaux plans pour recruter provisoirement des consultants à distance et renforcer votre communication, les ventes en ligne et les livraisons. En outre, veillez à désigner des responsables de substitution au cas où les dirigeants de l’entreprise viendraient à tomber malades.

Pensez aux problèmes de gouvernance d’entreprise

Dans quelle mesure un Conseil d’Administration devrait ou non être associé à la réponse de l’entreprise au COVID-19 ; ceci s’appréciera au cas par cas.

Certaines actions à envisager sont notamment :

- La mise en place d’un comité du Conseil d’Administration chargé de la réponse au COVID-19 et d’une équipe de direction spéciale qui traitera les impératifs au jour le jour liés à cette crise mondiale.

- La mise à jour des politiques et procédures pour tenir compte de congés maladie plus longs que d’habitude ; autoriser les collaborateurs à télétravailler et s’assurer que différents systèmes de support continueront à fonctionner avec une présence sur site réduite voire inexistante.

- L’organisation rapide d’un complément de formation (en ligne dans l’idéal) pour que les personnels suppléants puissent remplacer provisoirement leurs collègues hors service.

Pensez conformité, confidentialité et sécurité

N’oubliez pas de vous intéresser de près à l’actualité des autorités réglementaires des pays dans lesquels vous exercez et qui peuvent procéder à des changements susceptibles d’impacter votre activité. Les conditions légales de quarantaine, les périmètres de confinement et les fermetures sont une nouveauté pour beaucoup d’entre nous. Les entreprises souhaiteront peut-être consacrer du temps à étudier leurs droits et leurs obligations au regard de la loi dans l’éventualité où le gouvernement leur imposerait de fermer.

Relisez vos contrats en détail. Intéressez-vous de près aux contrats fournisseurs et autres conventions. Une entreprise qui se prépare ou réagi au COVID-19 peut devoir donner un préavis ou s’engager dans d’autres activités pour respecter les modalités d’ores et déjà prévues avec des tierces parties. Vérifiez si vous serez remboursé en cas d’annulation d’un voyage, de réunions ou d’autres événements à caractère professionnel.

Étudiez vos obligations de divulgation. Les aspects liés à la confidentialité, qui ont récemment attiré l’attention suite à des lois sur la protection des données, poseront vraisemblablement problème dans un contexte de pandémie. Il vaut mieux savoir dès maintenant si les entreprises sont tenues ou pas de signaler si l’un de leurs collaborateurs est malade.

Renforcez la sécurité à tous les niveaux. Dès lors qu’un plus grand nombre de collaborateurs travaillent à distance ou que les livraisons des produits et services d’une entreprise sont proposés essentiellement en ligne, la cybersécurité doit être renforcée. Par ailleurs, les entreprises devraient se doter d’une politique pour se prémunir contre les attaques s’appuyant sur l’ingénierie sociale, d’autant plus si leurs collaborateurs sont amenés à travailler avec leurs équipements personnels. La sécurité physique et des données d’une entreprise peut également devoir être renforcée si des sites de production ou des boutiques physiques sont fermés pour une durée indéterminée.

Avec autant d’inconnues et le fait que peu de gens ont déjà fait l’expérience d’une pandémie, cette période est tendue concernant le lieu de travail. Il peut être utile de mettre en place une stratégie, même imparfaite, pour contribuer à préserver la sécurité de tout un chacun. Ce genre de feuille de route peut faciliter la transition à l’heure où chacun s’adapte à de nouveaux modes de fonctionnement que nous espérons provisoires.

http://www.ironmountain.com/

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