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Le RPA : comment empêcher les robots de s’emballer ?

Par Alexis Vernières, Vice President, Sales chez Kofax France

Publication: 15 janvier

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Bien que l’automatisation robotisée des processus (RPA) soit au cœur de nombreux projets de transformation numérique, les entreprises déploient trop souvent leurs robots logiciels de manière fragmentaire...
 

Par exemple, le service financier déploie son propre système de robots, tandis que le service de la production en déploie un autre, sans coordination entre les services. Cette approche décentralisée présente un risque, qui entraîne des problèmes par la suite.

Par exemple, les processus automatisés exigent souvent que les robots interagissent entre eux et accèdent aux données ou les diffusent, ce qui signifie qu’ils dépendent souvent de systèmes et de politiques connexes. Mais que se passe-t-il lorsque l’une de ces politiques change ou qu’un système tombe en panne ?

Quand les robots cessent de fonctionner et les processus s’arrêtent.

Il existe de nombreuses situations dans lesquelles cela peut arriver. Les systèmes et les sites Web existants évoluent, les applications sont mises à jour, les mots de passe expirent, les tableurs sont modifiés et des correctifs de sécurité sont appliqués.

Sans une norme ou méthode de gestion et de maintenance de l’armée de robots, lorsqu’une politique est modifiée, les robots ne savent pas quoi faire - et ils s’emballent.

Les organisations peuvent éviter le chaos en mettant en place un programme de gouvernance solide, ce qui devient particulièrement important surtout lors du déploiement des projets RPA. En fait, le manque de gouvernance est l’une des raisons les plus courantes de l’échec des projets RPA, selon EY. Sans un programme de gouvernance solide et les bons outils de gestion du cycle de vie des robots en place, les organisations compromettent leurs objectifs d’automatisation. Les robots ont besoin de conseils, de gestion et de maintenance pour continuer à fonctionner correctement et à offrir une valeur maximale à l’organisation.

Ainsi, les organisations doivent mettre en place trois composantes essentielles : un cadre d’orientation, un centre d’excellence et des outils de gestion et d’analyse du cycle de vie des robots pour soutenir le programme.

Poser les bases de la gouvernance

Pour maximiser les avantages de la RPA, les directeurs de l’exploitation (COO) et les directeurs de l’information (CIO) doivent travailler en étroite collaboration pour établir un modèle optimal de déploiement et d’exploitation des robots logiciels. En concevant et en mettant en œuvre un cadre d’orientation, ils jettent les bases de la gouvernance de la façon dont leur main-d’œuvre numérique collaborera. Cela est très similaire aux politiques de conformité que les collaborateurs signent lorsqu’ils commencent à travailler pour une entreprise.

Un cadre de travail efficace nécessite trois éléments :

1. Un conseil consultatif sur la robotique d’entreprise : Cette équipe dirige le programme, définit sa portée et fixe des objectifs pour suivre l’efficacité de l’exécution et les résultats.

2. Un conseil de gouvernance de l’unité organisationnelle : Ce groupe est responsable de la priorisation des projets RPA dans les départements et les unités opérationnelles.

3. Un conseil technique ou un centre d’excellence de la RPA : Cette équipe conçoit des normes, formule des principes et des lignes directrices de travail et recense les bonnes pratiques.

Établir un centre d’excellence

Le Centre d’excellence est un groupe de spécialistes et de personnes chargées de guider tout ce qui a trait à l’automatisation, y compris la gestion des fournisseurs et le respect des normes, la détermination des meilleures pratiques, la formation et bien plus encore. Ses membres comprennent des experts en informatique ainsi que des experts de chaque division opérationnelle. Grâce à cette collecte de renseignements, l’équipe est plus apte à prendre des décisions non seulement sur les bons outils de RPA à déployer, mais aussi sur les processus qui constituent les meilleurs candidats à l’automatisation.

Il existe trois principaux modèles de centre d’excellence, qui diffèrent selon la manière dont les responsabilités sont partagées dans l’entreprise :

- Modèle d’exploitation centralisée : Une seule équipe est responsable de l’exécution et du contrôle de tous les aspects du programme. * Modèle d’exploitation décentralisée : Les responsabilités relatives à l’exécution du programme d’automatisation sont réparties entre des unités opérationnelles distinctes au sein de l’organisation. * Modèle d’exploitation hybride : Certains aspects du programme d’automatisation sont exécutés par une seule équipe centralisée, tandis que d’autres sont répliqués à travers toutes les unités opérationnelles.

Les organisations doivent choisir le modèle qui est le plus approprié compte tenu de leur situation actuelle et s’adapter en cours de route en fonction des besoins.

Investir dans les outils et les analyses de gestion du cycle de vie des robots

Les outils RPA permettent de gérer et de superviser facilement la gouvernance, notamment en contrôlant les mises à jour. Des fonctionnalités plus élaborées, telles que la gestion du cycle de vie des robots, aident les équipes à gérer les déploiements de robots RPA en entreprise, de centaines à des milliers de robots RPA. Par exemple, les outils aident les utilisateurs à faire le suivi des changements, à comparer les fichiers et à explorer les modifications apportées. En outre, ils facilitent le stockage des fichiers de sauvegarde, de sorte que si les entreprises doivent revenir à une version de travail précédente, elles peuvent le faire sans difficulté.

En cas de déploiement, un programme de contrôle de version et de gouvernance puissant devient indispensable. Lorsqu’un robot tombe en panne, si on ne dispose pas de gouvernance ou d’outil d’analyse de la main d’œuvre numérique, il est presque impossible de savoir lequel des centaines ou des milliers de robots est à l’origine d’un problème ou si l’un d’entre eux risque de percuter un autre et d’interrompre un processus en cours.

En s’appuyant sur un centre d’excellence et sur des outils de pointe tels que la gestion du cycle de vie des robots, les entreprises peuvent adopter une approche de la RPA plus globale, qui va bien au-delà de la simple automatisation des tâches distinctes.

Un programme de gouvernance fiable est un indicateur clé du succès de la RPA. Lorsqu’il est soutenu par la gestion du cycle de vie des robots et l’analyse des effectifs numériques, vous réduisez le risque de voir vos robots s’emballer.

http://www.kofaxfrance.fr/

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