L’entreprise n’ayant de cesse de s’étoffer, Ondulys a souhaité repenser ses procédures QHSE pour plus d’homogénéité et afin de les inscrire dans un processus plus global de management intégré.
« En tant que responsable de l’optimisation industrielle au sein d’Ondulys, je suis régulièrement en contact avec des responsables de sites de petites tailles, des chefs d’entreprises dans l’industrie, etc. Lors des différentes conversations que j’ai pu avoir ou lors de de réunion de travail à l’AFNOR par exemple, j’ai souvent fait le constat suivant : les managers sont nombreux à jongler entre leurs tâches “coeur de métier” et énormément de tâches annexes. Ils sont obligés de prendre en main des fonctions qui ne font pas partie de leur poste à la base, notamment en rapport avec la gestion prévisionnelle des ressources humaines, la sécurité, etc. », déclare David Mathieu.
Cette vision, partagée par bon nombre de responsables dans le domaine QHSE, a insufflé, il y a plusieurs années déjà, une dynamique au sein d’Ondulys. L’objectif des équipes était de mettre en place un SMI (ndlr : Système de Management Intégré) pour standardiser bon nombre de procédures QSE, mutualiser les moyens, professionnaliser certaines pratiques et donc faciliter la vie des salariés. Le but était aussi de collecter plus d’informations sur le terrain afin d’obtenir des indicateurs plus fiables, d’avoir plus de transparence et de gagner en productivité. Les équipes d’Ondulys sont donc parties à la recherche d’un logiciel à la couverture fonctionnelle très large, qui puisse contribuer à cette “révolution”.
« Par définition, le SMI intègre les différents systèmes QSE management de la qualité, de l’environnement et de la santé et sécurité au travail en se reposant sur les normes ISO 9001, 14001 et OHSAS 18001, mais aussi l’ISO 50000 ou la 26000 management de l’énergie, de la Responsabilité Sociétale des Entreprises au service du développement durable. C’est donc un mode de fonctionnement très structurant. Nous avions besoin d’une solution logicielle qui soit capable de se calquer là-dessus, mais qui nous permette également de personnaliser certaines choses si besoin. En effet, notre industrie a ses spécificités, il était donc essentiel que le futur outil puisse s’adapter. », explique David Mathieu.
Après étude du marché logiciel et quelques rendez-vous de démonstration, Ondulys s’est orientée vers NORMEA, un logiciel QHSE édité par ISIWARE. La couverture fonctionnelle était déjà très importante et les équipes d’ISIWARE, grâce à une étude approfondie des besoins, ont su prouver à l’entreprise que les développements nécessaires pour avoir une solution sur-mesure pourraient tout à fait être réalisés. Cet ambitieux projet a donc démarré il y a quatre ans.
« Ce projet est réellement au coeur des enjeux de l’entreprise. Nous procédons étape par étape. Comme nous le ferions pour le déploiement d’un nouvel ERP, nous sommes dans une logique agile et long terme. D’autant plus que chaque année, nous identifions de nouveaux besoins qui pourraient être intégrés aux workflows définis dans le logiciel. Finalement, il reste toujours un processus à optimiser...
Depuis que NORMEA est opérationnel au sein d’Ondulys, nous avons mis en place la notion de document unique. Cela nous a pris près d’un an et demi car nous avons profité de l’intégration logicielle pour revoir nos pratiques et les améliorer. Il existe donc maintenant une seule et même version de l’information. Elle est potentiellement accessible par tous, selon les droits utilisateurs et de différentes manières. C’est cette information qui fait foi et pas une autre. Dans les processus QSE, c’est une règle de base. », conclut David Mathieu.
Autre exemple important de fonctionnalité : la gestion des accidents du travail. Un workflow a été imaginé, avec le soutien des équipes d’ISIWARE, afin de formaliser clairement la procédure de déclaration et de suivi, apporter de la transparence et de l’efficacité. En effet, il se sépare en deux branches distinctes afin d’alimenter l’administration mais aussi le département qualité pour créer les plans d’actions nécessaires, par exemple. Parmi les autres volets en place, une GED (Gestion des documents) commune à tous les sites du groupe a également été mise en place ainsi qu’un module GPEC (gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences), un module audits et des tableaux de bords pour les managers. Un projet global, soutenu par l’expertise d’un éditeur reconnu dans le monde de qualité, qui a un bel avenir devant lui !