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Actualité des entreprises

Coffreo accélère la digitalisation RH d’Aquila audiovisuel

Publication: 8 février

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Avec Coffreo, Aquila Audiovisuel a accéléré depuis 2 ans la digitalisation de ses contrats courts et sécurisé ses procédures d’embauche des intermittents du spectacle...
 

Coffreo, acteur majeur de la digitalisation des échanges entre employeurs et salariés sur le marché de l’intérim et des entreprises employant des salariés sur de courtes durées, présente le retour d’expérience de son partenariat lancé il y a 2 ans avec Aquila, prestataire audiovisuel événementiel. Grâce à Coffreo, Aquila a accéléré sa transformation digitale RH, sécurisé l’ensemble des procédures de recrutement des intermittents du spectacle et gagné en productivité.

Aquila Audiovisuel est une société créée en 1998, spécialisée dans le domaine des prestations techniques audiovisuelles pour les conventions, événements, séminaires, conférences de presse, assemblées générales. Avec plus de 20 ans d’expérience, Aquila Audiovisuel compte 21 salariés et emploie chaque année plus de 257 intermittents, ce qui représente l’édition de 3 800 paies par an (permanents et intermittents inclus).

Coffreo, acteur majeur de solutions d’échanges digitalisés employeur/salariés, accompagne aujourd’hui près d’un tiers du marché de l’intérim dans la digitalisation de ses processus et répond également aux besoins des secteurs de l’évènementiel, de la sécurité privée, des traiteurs, des services à la personne, mais aussi de la restauration. Coffreo met à la disposition de ses clients un service de digitalisation des échanges et documents (contrats, bulletins de paie, AEM, CS...) permettant notamment la distribution, la signature électronique des documents et l’archivage électronique de ceux-ci tout en offrant un service nouveau aux salariés. L’objectif étant de simplifier et sécuriser les échanges contractuels, gagner en productivité et optimiser les coûts, dans un environnement sécurisé.

Portée par l’accroissement de son activité, la digitalisation des documents d’Aquila est devenue une priorité pour assurer une gestion optimale avec ses intermittents du spectacle, en conformité avec le code du travail et les textes législatifs relatifs aux documents électroniques (code civil, RGPD...). Dans ce contexte, le besoin de sécuriser ses échanges RH, d’alléger les coûts opérationnels (impression, mise sous plis, frais postaux, relances, immobilisation des ressources...), d’assurer la traçabilité des échanges, tout en répondant aux nouveaux usages mobiles, ont convaincu Aquila de digitaliser ses procédures.

En 2016, Aquila, séduit par la souplesse et la simplicité de l’outil a retenu la plateforme Coffreo, capable de traiter un fort volume de contrats. En 2016, les équipes de Coffreo ont alors développé une solution dédiée à l’évènementiel pour répondre aux besoins métiers de la PME, et des exigences propres à l’univers évènementiel et audiovisuel d’Aquila. En quelques mois, la solution Coffreo a été déployée chez Aquila Audiovisuel offrant un service sécurisé, fiable, compatible avec les logiciels existants, Spaiectacle et EventSoft.

Aquila a digitalisé les contrats de travail, bulletins de paie, attestations employeur mensuelles et congés spectacles des intermittents. Cette première initiative a été concluante et Aquila a alors étendu, en mars 2017, la digitalisation des bulletins de paie des permanents.

Tous les salariés permanents, comme intermittents ont été associés à l’initiative en s’exprimant via un questionnaire sur leurs besoins et leurs attentes. Simple et rapide à déployer, la solution a rencontré l’adhésion de l’ensemble des salariés, convaincus de l’efficacité et de la puissance de l’outil numérique, notamment grâce à une utilisation intuitive, son ergonomie et un support aux salariés en 24/7.

Au quotidien, avec Coffreo, Aquila a fluidifié les échanges avec les intermittents du spectacle, sans aucun retard d’acheminement, dans le respect des réglementations. Ce projet de digitalisation a permis de moderniser les procédures d’embauche des intermittents et d’améliorer la gestion RH des intermittents, qui par nature sont mobiles et distants, de manière rapide et fiable.

Pour Alexandre Boissay, Responsable administratif et financier d’Aquila : « La plateforme en mode SaaS de Coffreo, ergonomique, simple d’utilisation, nous permet d’accélérer les modalités d’embauche dans un environnement sécurisé et nous digitalisons environ 15 000 documents contractuels par an (contrats, bulletins, AEM et CS). Coffreo est un partenaire proche de ses clients, fiable et réactif avec le sens du service. La solution nous a permis de gagner en productivité et de satisfaire nos salariés en les déchargeant de tâches sans valeur ajoutée ».

http://www.coffreo.biz

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