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La Générale de Bureautique, spécialiste en solutions informatiques, documentaires et impressions, décide de renforcer sa collaboration avec DocuWare, éditeur expert en gestion électronique de documents. Alors que les deux entreprises travaillent ensemble depuis plusieurs années, La Générale de Bureautique (GdB) souhaite renforcer cette collaboration face à la transformation numérique des entreprises qui bouscule les besoins en termes de dématérialisation des flux entrants et sortants. Objectif : proposer de façon privilégiée DocuWare, dont la version 7 récemment sortie est parmi les outils les plus performants en matière de GED à ce jour.
Depuis 1989, La Générale de Bureautique accompagne les entreprises, collectivités, administrations, et associations dans leurs besoins en impressions, informatiques et gestion documentaire sur les régions Bretagne et Pays de la Loire.
En 2018, face à la hausse des besoins en dématérialisation des factures clients et fournisseurs notamment, les nouvelles normes légales et l’évolution des technologies, l’entreprise décide d’approfondir le partenariat existant avec DocuWare et de spécialiser ses équipes techniques pour répondre à la demande.
DocuWare, pionnier européen de la Gestion électronique de document a convaincu GdB grâce à plusieurs points forts. Tout d’abord l’absence d’arborescence de l’outil, en effet DocuWare ne nécessite pas la création de sous-dossiers, la solution fonctionne sous forme d’index, les index sont agrafés sur le PDF permettant à l’ensemble des utilisateurs de retrouver des fichiers sans tenir compte d’une logique de recherche préétablis souvent difficile à se rappeler. Les autres points forts de la solution résident dans la lecture et reconnaissance automatique des documents (LAD/RAD), le Cloud (où l’ouverture d’un compte permet un accès quasi instantané à l’outil), ainsi que le workflow, le Smart Connect et la gestion des formulaires. Des points importants pour GdB qui a trouvé dans la récente version 7 de DocuWare les nombreux atouts dont elle souhaite faire bénéficier ses clients.
« Les enjeux de la dématérialisation des documents en entreprise ont évolué ces 5 dernières années.
Aujourd’hui, les objectifs de nos clients en termes de documents à dématérialiser s’orientent autour de 3 sujets principaux : la Comptabilité fournisseurs à cause de l’augmentation des factures arrivant par mail, la Facturation client avec l’obligation pour toute PME au 1er Janvier 2019 d’émettre ses factures à destination de l’Etat via CHORUS Pro, et l’ensemble du périmètre RH grâce à la Signature électronique des contrats de travail ou le Bulletin de salaire électronique.
Nous avons trouvé en cette nouvelle version de DocuWare (7) la parfaite plateforme permettant de répondre à l’ensemble de ces périmètres, un par un, étape par étape. » a déclaré Florian Baron, Responsable du pôle Solutions Documentaires de la GdB.
La version 7 est dotée d’une architecture cloud de quatrième génération. Optimisée, elle est parfaitement adaptée aux organisations de grandes envergures et se caractérise par une interface utilisateur bien plus intuitive et rapide. À titre d’exemple, la vitesse des recherches a augmenté de 50 %, celle de l’archivage de 35 % et celle de l’indexation de 75 %.
« Nous sommes ravis du développement de notre partenariat. DocuWare 7 est une véritable révolution grâce à sa simplicité d’utilisation, et le fait qu’elle permette de répondre à l’ensemble des problématiques clients : qu’il s’agisse de la comptabilité, des RH, de l’administratif, du commercial, etc. Au niveau de la facturation par exemple, elle permet d’obtenir une réponse exacte coïncidant avec la règlementation fiscale. Elle s’adapte également aux différents processus et s’intègre à différents modules. » a précisé Samuel Guilbaud, Directeur Régional Nord-Ouest.
Avec déjà de nombreux projets communs en cours, La Générale de Bureautique et DocuWare travaillent ensemble à la réussite de cette extension de collaboration.
