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Prélèvement à la source : les conseils de la Ficime pour s’y préparer

Publication: 8 novembre

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Le prélèvement à la source entrera en vigueur le 1er janvier 2019. A cette date, l’entreprise devient, vis-à-vis de ses salariés, collecteur de leur impôt sur le revenu...
 

Ce nouveau rôle que doit assumer l’employeur va avoir des implications techniques, via l’établissement de la paie, mais également relationnelles puisque l’employeur va recevoir de nouvelles données personnelles concernant ses salariés, données éminemment sensibles.

La Ficime (Fédération des entreprises internationales de la Mécanique et de l’Electronique) ne reviendra pas ici sur les objectifs de cette réforme qui ont déjà été largement commentés, mais plutôt sur quelques conseils pratiques pour permettre aux entreprises d’être prêtes, dans les meilleures conditions, pour le 1er janvier prochain.

Premier conseil : informer les salariés

La communication aux salariés est essentielle et peut prendre des formes variées : réunions d’information ou tout simplement remise d’une documentation écrite (affiches, présentations pratiques, lettre d’information avec le bulletin de paie…). L’administration a réalisé des supports à destination des entreprises via son « KIT Collecteur » très utiles et qui peuvent donc largement être relayés auprès des salariés.

Pourquoi la communication est essentielle ? Pour rappeler que l’employeur n’est qu’un intermédiaire et que pour tout ce qui concerne le calcul de son impôt, l’administration fiscale reste le seul interlocuteur du salarié. Cela ne sera pas simple dans tous les cas, mais en rappeler le principe permettra d’éviter au maximum les dérives. Egalement, pour préparer le salarié aux conséquences sur son net à percevoir. Pour ce faire, le mieux est de faire figurer avant le 1er janvier 2019 sur le bulletin de paie le montant du prélèvement à la source via le système dit de la « préfiguration ». Il s’agit d’une mention simplement informative à ce stade qui ne donne lieu à aucun prélèvement et qui permet, si besoin, au salarié de se rapprocher de l’administration en cas d’erreur notamment sur le taux appliqué. Ceci est d’autant plus important que le bulletin de paie de janvier 2019 absorbera aussi les nouveaux taux de cotisations de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO.

2ème conseil : préparer l’année de transition

Les revenus de 2018 vont être classés en deux catégories : les revenus entrant dans le champ du crédit d’impôt modernisation du recouvrement (CIMR) bénéficiant ainsi d’une annulation de l’impôt correspondant, et les revenus exceptionnels qui vont donner lieu au paiement de l’impôt sur le revenu par les contribuables selon les règles actuelles directement auprès de l’administration. Afin d’éviter les optimisations fiscales, des règles pour déterminer la nature des revenus ont été fixées.

Ainsi tout changement dans les modalités de versement de certaines sommes en 2018 est à proscrire ou à réaliser après avoir pris connaissance de la doctrine fiscale sur le sujet, voire encore mieux après avoir réalisé un rescrit auprès de l’administration, système spécifiquement créé à cet effet.

C’est le salarié qui sera responsable de préciser, dans sa déclaration, les revenus exceptionnels. Ainsi le contribuable sera confronté à la difficulté de déterminer le montant correspondant au montant net imposable, information qui figure certes sur son bulletin de paie mais pour une somme globale qui ne comprend pas nécessairement que des revenus exceptionnels. Les entreprises seront donc nécessairement sollicitées à cette occasion.

3ème conseil : connaître les procédures de son prestataire de paie en cas d’externalisation

Les taux de prélèvement à la source communiqués par l’administration à l’employeur sont valables deux mois. En cas de changement de taux, le principe est de prendre le taux le plus récent communiqué par l’administration. Toutefois si cela n’a pas pu être intégré dans le processus de paie, il peut être utilisé le taux précédent encore valable. Il est important de savoir quelle procédure le prestataire de paie a mis en œuvre afin de pouvoir réagir face à des salariés surpris que leur changement de taux ne soit pas immédiatement pris en compte. Traitement de l’administration fiscal inclus, le taux modifié s’applique au plus tard le 3ème mois qui suit la déclaration du contribuable.

Dernier conseil : veiller à la confidentialité des données

Avec la RGPD, les entreprises sont très sensibilisées à la protection des données personnelles en particulier celles de leurs salariés et ont mis en place des procédures pour sécuriser la collecte et la conservation de ces données. L’exigence est redoublée avec les taux du PAS puisque certes la sanction pénale spécifique encourue par les employeurs (1 an d’emprisonnement et 15 000 € d’amende) en cas de divulgation du taux a finalement été abrogée, mais les sanctions pénales de droit commun pour protéger le secret professionnel restent applicables, en plus de celles liées à la protection des données personnelles. Il peut donc être pertinent de rappeler aux salariés qui auront accès à cette information leur obligation de discrétion, voire de leur faire signer un engagement spécifique de confidentialité.

http://www.ficime.com/

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