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C’est le résultat des études « ECM Insights 2018 » menées par SER Group. Ces situations génèrent de fortes baisses de productivité, en particulier pour la collaboration intersectorielle au sein des équipes projet.

Quels types de problèmes les équipes projet rencontrent-elles pour collaborer efficacement

Pour obtenir des réponses précises, SER Group a interrogé 1 826 DSI dans le cadre de ses études « ECM Insights 2018 ». Le plus grand défi des collaborateurs (32 % des répondants) consiste à travailler sur la même base d’information. On note également qu’une entreprise sur quatre se plaint que les documents projet ne sont pas à jour et que pour 20 % des sondés, il n’est pas possible d’accéder aux informations souhaitées en cas d’urgence. « Cette situation est préjudiciable à la collaboration digitale au sein des équipes et, dans le pire des cas, compromet le projet », explique Manfred Zerwas, associé directeur de SER Group.

Outils inappropriés au travail collaboratif

Les problèmes interviennent lorsque les entreprises utilisent des outils mal adaptés à la collaboration digitale. Par exemple, plus de la moitié des répondants (51 %) ont déclaré que l’email était leur principal outil de partage d’informations. Il est alors difficile d’avoir une version actualisée des documents, de travailler dans de bonnes conditions et de manière collaborative. De plus, les informations sont stockées dans des structures de dossiers complexes et des boîtes aux lettres électroniques, et sont donc souvent perdues et oubliées.

Tout aussi alarmant, on constate que 17 % des personnes interrogées utilisent des solutions cloud « grand public » pour partager des informations avec leurs clients et partenaires. Cette pratique est généralement réalisée sans en informer les DSI. Dès lors, les entreprises ne contrôlent plus les informations importantes qu’elles détiennent et s’exposent à de potentiels problèmes. Ce risque de conformité peut être évité en déployant dès le départ un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM).

Collaboration sécurisée grâce à l’ECM

De nombreuses entreprises ne sont toujours pas conscientes que l’ECM est la meilleure solution pour gérer de l’information dans un cadre de travail collaboratif. Une plateforme ECM certifiée et multilingue telle que Doxis4 est indispensable pour les entreprises qui souhaitent fournir à leurs équipes des informations actualisées pour mener à bien leurs projets de manière collaborative. Manfred Zerwas explique : « La collaboration digitale repose sur une base d’information commune dans un environnement de travail sécurisé. À titre d’exemple, les salles de collaboration virtuelles permettent aux équipes de structurer, travailler et partager à tout moment des informations pertinentes. »

http://www.ser-solutions.fr