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Dossiers

Géolocalisation de véhicules : Employeurs, comment être en règle avec le RGPD

Publication: 10 juillet

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La réglementation nationale et européenne prévoyait déjà un certain nombre de dispositions relatives à la sécurisation de données des citoyens de l’Union européenne. Le RGPD renforce ces réglementations et cela concerne de nombreux services dans les entreprises de toute taille.
 

Même s’il appartient à la société d’assumer la conformité aux règles du RGPD, vous avez un rôle important à jouer si vous êtes responsable du suivi de flotte de véhicule , a fortiori si votre entreprise collecte des données de géolocalisation.

Quelles données sont concernées ?

La légalité du recueil de ces données de géolocalisation doit reposer sur l’intérêt légitime de l’employeur. Dans le cas des transporteurs cela peut être la sécurité des biens et des personnes transportées par exemple ou encore la facturation des déplacements en fonction des distances. Le maitre mot étant la légitimité, il faudra pouvoir en justifier en cas de contrôle ou de plainte.

L’employeur sera en droit de récolter les coordonnées GPS des déplacements, le kilométrage, l’horodatage des départs et arrivée ainsi que l’historique. Ces informations seront complétées par l’immatriculation du véhicule et l’identité de l’employé en charge de la conduite.

Attention, la récolte de ces données de géolocalisation doit être associée à une durée de conservation dans le temps qui doit être jugée pertinente (exemple : deux mois). Il existe des cas dérogatoires à la durée de conservation qui sont liés à l’impossibilité d’apporter une justification des prestations par un autre moyen ou en cas de litige.

Ces données devront être adressées à une ou des personnes clairement identifiées. Par exemple : personne en charge de la planification des déplacements, service responsable du personnel. La taille de l’entreprise déterminera le nombre de personnes en charge de la réception et du traitement de ces données.

Information des salariés sur les données de géolocalisation

Que vous soyez commerciaux, chauffeurs routiers ou taxi, il est obligatoire de vous soyez informé au préalable de la manière dont vos données personnelles vont être utilisées. Votre employeur doit également vous communiquer par qui et sur quelle période ces données seront utilisées. Il doit vous demander votre accord et en retour vous serez en droit d’accepter ou de refuser ce traitement.

Ce process de validation peut se mettre en place par la distribution à tous les salariés concernés de documents explicatifs, email ou via l’introduction d’une note lors de la signature d’un nouveau contrat.

Il est également recommandé à l’employeur de faire figurer ces informations dans son règlement intérieur et/ou intranet afin que chaque salarié puisse exercer ses droits à tout moment en connaissance de cause en n’omettant pas de donner les coordonnées de la personne en responsable du traitement de ces demandes.

Que faire en cas de suspicion de manquement aux règles RGPD ?

En tant que salarié, si vous estimez que votre employeur ne respecte pas ses obligations de protection de vos données personnelles et/ou de géolocalisation, vous avez la possibilité d’adresser une réclamation auprès de l’organisme chargé de faire respecter les règles du RGPD, en l’occurrence la CNIL. Son site internet vous donnera la procédure à suivre.

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