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Elle figure parmi les établissements les plus renommés du pays, se classe régulièrement parmi les 75 meilleures universités au monde et a terminé en tête d’un sondage réalisé récemment par le Times auprès des étudiants quant aux conditions d’enseignement mises à leur disposition.

Les bâtiments de l’Université étant disséminés dans tout le centre-ville de Sheffield, la mise en place du service informatique représente un défi colossal. Or, en réalisant un audit de toute son infrastructure d’impression, l’Université a constaté qu’elle hébergeait plus de 3 000 imprimantes, toutes marques et tous modèles confondus. Chaque imprimante nécessitant des cartouches de toner, des pilotes d’impression et des systèmes d’entretien spécifiques, la gestion de tout ce parc méritait très clairement d’être optimisée.

Soucieuse d’améliorer l’expérience utilisateur pour tous ses employés, mais aussi de réduire les coûts et l’impact environnemental de son infrastructure d’impression, l’Université a lancé un programme ambitieux intitulé My Sustainable Print. En partenariat avec Sharp, l’université a donc remplacé 3 000 imprimantes par un tout nouveau parc de systèmes d’impression (MFP) adapté à ses besoins. Sharp gère désormais le service d’impression de l’Université et fournit un support dédié sur site.

Le personnel universitaire est désormais en mesure de réaliser des impressions couleur et N&B de haute qualité depuis n’importe quel MFP, quel que soit son emplacement. La solution de Sharp devrait permettre à l’Université d’économiser plus d’un million de livres sterling par an, tandis que la consommation d’énergie diminuera de 80%, réduisant les émissions de carbone de 24 à 5 tonnes par an.

Une solution développée et mise en œuvre par Sharp

Sharp a géré la mise en place de tout le parc d’impression de l’Université, en déterminant l’emplacement de chaque équipement et en assurant la liaison avec le personnel pour assurer une transition en douceur. En tout, entre janvier 2014 et mars 2014, Sharp a installé 300 MFP A4 et 300 MFP A3 dans l’Université.

Une formation complète a ensuite été dispensée par Sharp pour permettre aux utilisateurs de se familiariser avec la nouvelle technologie, et les anciennes imprimantes ont été laissées en place pendant un mois (une fois encore, afin de faciliter la transition) avant d’être reprises et offertes à une association caritative locale. Les nouveaux équipements sont plus simples à utiliser, disposent d’un système d’exploitation intuitif, d’un écran tactile et d’un pilote d’impression communs à toutes les machines.

Au lieu de devoir imprimer sur un périphérique spécifique, les utilisateurs peuvent désormais imprimer depuis n’importe quel MFP Sharp grâce à l’application d’impression intégrée follow me. Après s’être authentifié à un MFP avec son badge professionnel, le personnel peut communiquer des données confidentielles, utiliser toutes les fonctions de copie et numériser des documents papier et les envoyer directement au format électronique.

Le parc est entièrement géré par un responsable et deux techniciens de maintenance, employés par Sharp et basés à l’Université. Ils travaillent avec le service d’assistance technique de l’université pour fournir un support efficace aux utilisateurs. A l’aide de l’utilitaire de service OneStop de Sharp pour surveiller les équipements, ils peuvent diagnostiquer, anticiper et résoudre de nombreux problèmes avant même qu’ils n’apparaissent aux yeux des utilisateurs.

Une expérience utilisateur améliorée

La solution de Sharp a véritablement transformé l’expérience utilisateur à l’Université de Sheffield. La nouvelle technologie est plus polyvalente, plus productive et plus fiable. La suppression des imprimantes personnelles a libéré de l’espace et, plutôt que d’être limités aux périphériques locaux (aux fonctionnalités parfois limitées), tous les utilisateurs ont accès à des systèmes multifonctions avancés qui impriment, copient et numérisent en couleur.

Le personnel universitaire peut lancer des travaux d’impression depuis n’importe quel endroit et les libérer à son gré depuis n’importe quel MFP - ce qui augmente la mobilité des employés et leur productivité. Si l’imprimante la plus proche est déjà utilisée, les documents peuvent simplement être récupérés sur autre MFP. La confidentialité est également préservée, aucun document ne sortant sur l’imprimante jusqu’à la libération de l’impression.

La solution de Sharp a également réduit les lourdes tâches administratives de la gestion de nombreuses imprimantes et de leurs consommables dans tous les bâtiments de l’Université : les relevés de compteurs sont désormais envoyés automatiquement et il n’est pas nécessaire de stocker de coûteux consommables d’imprimante. De plus, grâce au support multi-niveaux assuré par Sharp, l’Université a pu allouer ses ressources informatiques à des projets plus stratégiques.

Les économies associées au projet sont très convaincantes. My Sustainable Print devrait permettre à l’Université de Sheffield d’économiser 1 million de livres sterling par an rien qu’en coûts d’impression, une somme impressionnante mais logique, compte tenu des améliorations apportées à la qualité et à l’efficacité de l’infrastructure d’impression mise en place.

http://www.sharp.fr