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Peut-on faire sa comptabilité soi-même ?

Par Grégoire LECLERCQ, PDG de Itool Systems

Publication: 15 mai

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Au moment de créer son entreprise ou lors de l’étude des charges qu’elle représente au bilan, tout dirigeant s’interroge sur le véritable poids financier que représente la comptabilité de sa société...
 

Le dilemme est toujours le même : faut-il faire sa comptabilité soi-même ou la faire sous-traiter à un expert-comptable. Faisons le point.

Tenir sa comptabilité soi-même plutôt que de déléguer cette tâche à un cabinet d’expertise comptable ; tout dirigeant est amené à s’interroger sur ce choix qui dépendra de plusieurs facteurs. Quelle est la taille de l’entreprise ? Quelles sont les connaissances du créateur ? L’entreprise a-t-elle les ressources humaines et financières pour l’internaliser ? Quelle partie est obligatoirement externalisable ?

Tout d’abord, la tenue de la comptabilité est une obligation légale pour l’entreprise, qui repose sur des règles du Code de commerce, du Plan comptable général et du Code général des impôts. Cependant, le recours à l’expert-comptable n’est quant à lui, pas obligatoire. Le législateur laisse la liberté aux entreprises de tenir leur comptabilité, d’effectuer leurs déclarations fiscales, de gérer leurs fiches de paie et de rédiger leurs procès-verbaux d’assemblée générale elles-mêmes. Par conséquent, le recours à un cabinet de gestion résultera toujours d’une décision volontaire de l’entreprise.

Tenir soi-même la comptabilité

1. Les obligations légales : Si la loi se montre souple sur le fait de ne pas avoir recours à un cabinet de gestion, elle fixe cependant à toute structure morale, l’obligation de tenir une comptabilité d’engagement.

Cette disposition s’applique pour :

- Les entreprises relevant du régime des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC), ou soumises à l’Impôt sur les Sociétés (IS) et sous le régime réel normal d’imposition. Ces dernières doivent comptabiliser en partie double les créances et les dettes lorsqu’elles sont acquises ou engagées mais aussi de les constater au moment de la clôture.

- Les entreprises relevant du régime des Bénéfices Non Commerciaux (BNC) qui enregistre les encaissements et décaissements, sans constater les créances et dettes à la clôture de l’exercice.

Dans les deux cas, l’entreprise devra :

- Enregistrer chronologiquement les mouvements d’entrée et de sortie affectant son patrimoine.

- Etablir des factures pour les opérations de vente.

- Réaliser un inventaire annuel pour les commerçants.

- Produire des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) en fin d’exercice et les déposer au greffe du tribunal de commerce.

- Détenir un compte bancaire dédié à l’entité.

- Conserver les pièces comptables pendant un minimum de 10 ans.

2. Bien comptabiliser : Si la tenue est autorisée à la main, “sans blanc, ni rature”, l’usage d’un logiciel est vivement recommandé, notamment pour l’édition des états obligatoires. La saisie des documents émis par l’entreprise et ses tiers n’en sera que plus facile dans la mesure où leur contrôle est important puisqu’ils affectent son patrimoine. Par ailleurs, chaque opération devra préciser l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée, et être appuyée par une pièce justificative. On écartera cependant de l’enregistrement, les devis, bons de commande et autres bons de livraison. A l’issue, l’entreprise éditera les états comptables, à savoir, le livre-journal (mouvements affectant son patrimoine) et le grand-livre.

3. Une bonne organisation : Il faut s’assurer que l’entreprise dispose d’un personnel capable d’assumer efficacement la fonction comptable. Il ne pourra se limiter à enregistrer les écritures et à les tenir à jour. Il devra les analyser pour fournir au dirigeant, les éléments décisifs d’une bonne gestion et d’une bon pilotage de l’entreprise.

4. Les limites : Internaliser sa comptabilité mobilise les ressources financières de l’entreprise dans la mesure où il faut avoir la capacité de salarier un collaborateur. Lorsqu’elle est réalisée par le dirigeant en personne, elle risque de lui mobiliser son temps et de le détourner de son coeur de métier. Enfin, il faut vraiment maitriser la chaine comptable pour être certain de délivrer, à l’administration des bases fiscales sûres et intangibles, et aux tiers d’avoir une image fidèle de la situation économique et financière de l’entreprise.

Externaliser sa comptabilité

Entreprendre, c’est s’entourer et prendre le conseil là où il est le plus fiable et légitime. Professionnel du Chiffre, exerçant son activité dans un cadre réglementé, l’expert-comptable s’assurera de la mise en conformité de la comptabilité de l’entreprise et du bon respect de la législation comptable et fiscale.

1. Les bonnes raisons d’externaliser à un expert-comptable :

- Profiter du savoir-faire d’une personne compétente et diplômée en la matière.

- Bénéficier de sa polyvalence dans différents domaines : comptabilité, fiscalité, social, juridique, gestion, administratif.

- Se concentrer sur la mission principale de l’entreprise et son coeur de métier.

- S’assurer que les documents financiers de l’entreprise soient corrects.

- Etre conseillé et avisé en temps réel.

- Ne pas avoir à recruter du personnel pour gérer la comptabilité en interne.

2. Externalisation partielle ou totale ? :

Lorsqu’une entreprise opte pour l’externalisation de sa comptabilité, celle-ci peut être totale ou partielle. Elle sera facturée à la suite d’une lettre de mission, sous la forme d’un coût/horaire. Ainsi quels travaux peut-on confier en toute ou partie à son centre de gestion ?

- La saisie comptable.

- La gestion de la fiscalité (TVA, CVAE, etc).

- La gestion des immobilisations.

- Le lettrage des comptes.

- L’inventaire : révision comptable et comptabilisation des écritures au moment de la clôture d’un exercice.

- La réalisation de la liasse fiscale et comptes annuels.

En conclusion, la maîtrise du coût de l’internalisation et de l’externalisation de la comptabilité passe par une répartition réfléchie des tâches. Elle dépend de la taille de l’entreprise et de la connaissance comptable du dirigeant et/ou de son personnel. C’est pourquoi, sans se détourner de son coeur de métier, l’entreprise peut par exemple, prendre en charge les opérations courantes (saisie, TVA) et faire appel à son centre de gestion, pour l’élaboration de ses comptes annuels, le conseil fiscal et social. La meilleure façon étant de consulter plusieurs cabinets afin d’obtenir des devis pour les missions à confier, partielles ou totales ; ce qui permettra de trouver le bon compromis, coûts à l’appui.

http://www.itool.com

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