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M-Files, spécialisé dans les solutions de gestion intelligente de l’information, annonce que thyssenkrupp Ascenseurs a choisi M-Files pour la numérisation de ses documents et la gestion intelligente de ses informations.
thyssenkrupp, l’un des premiers constructeurs d’ascenseurs au monde, construit également des escaliers mécaniques, des trottoirs roulants, des passerelles aéroportuaires, ainsi que des escaliers et des plates-formes de levage. L’accord avec M-Files lui a déjà permis de numériser plus de 700 documents créés pour la production d’un seul ascenseur. Avec 2 100 ascenseurs construits par an, des milliers de documents seront ainsi numérisés et gérés intelligemment grâce à la solution apportée par M-Files.
« Nous faisions face à des difficultés, dues à l’accroissement constant des coûts et des durées de gestion de nos processus documentaires », explique Mike Fuller, analyste au sein de thyssenkrupp. « De part leur aspect configurable, leur évolutivité, leur simplicité d’utilisation et leurs faibles coûts de mise en œuvre, les solutions M-Files se sont imposées à nous comme une évidence pour notre transformation numérique. »
La solution proposée par M-Files est conçue pour optimiser la gestion des contenus et des informations non structurées. Elle utilise des métadonnées pour identifier les éléments clés d’un document, tels que l’emplacement, le client concerné, le type de document ou encore la date. L’adoption de cette approche, dans le traitement de milliers de pages pour chaque ascenseur, va considérablement réduire les coûts de documentation papier, notamment en ce qui concerne l’envoi de documents vers d’autres bureaux. À ce jour, grâce à M-Files, thyssenkrupp a réduit de 1,5 million de dollars ses coûts de gestion des informations et de communication des documents.
Après avoir résolu la problématique de la gestion des documents papier avec l’aide du partenaire de M-Files, Unstoppable Software, thyssenkrupp a déployé M-Files pour le suivi des communications entre les membres d’une équipe travaillant sur un même projet. Principal moyen de communication en interne, les e-mails contenaient des documents essentiels sous forme de pièces jointes et étaient difficiles à traiter. Dans la mesure où il était pratiquement impossible d’effectuer le suivi de ces e-mails, les documents pouvaient se perdre, les différentes versions se mélanger et se confondre.
thyssenkrupp a choisi l’outil de workflow de M-Files pour optimiser le processus de construction d’un ascenseur. Chaque membre de l’équipe reçoit des notifications lui indiquant quelles taches il doit effectuer. Ces workflows automatisent un processus qui pouvait inclure des dizaines d’e-mails et de dossiers avant que chaque question ne soit résolue.
« thyssenkrupp est devenu un modèle de transformation numérique efficace », déclare Miika Mäkitalo, PDG de M-Files. « La gestion de ses documents papier a été rationalisée et enrichie de métadonnées, ce qui leur a permis de générer des économies considérables. L’entreprise utilise des workflows pour gérer les processus complexes de conception et de construction d’ascenseurs. Elle se classe ainsi parmi les utilisateurs de premier plan de M-Files de part leur capacité à innover avec la plateforme et pour l’impact commercial significatif qui en résulte. »
À ce jour, thyssenkrupp utilise M-Files pour gérer près d’un million de documents. thyssenkrupp envisage d’intégrer la plate-forme ouverte M-Files à ses systèmes ERP, CPQ et CRM afin de rationaliser davantage les communications dans l’ensemble de ses activités.
