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Quelles nouveautés pour la gestion dématérialisée des entreprises ?

Par Karim Jouini, CEO et fondateur d’Expensya

Publication: 14 février

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Cloud et mobilité obligent, les modes de stockage et d’envoi de documents passent inexorablement du papier aux supports numériques...
 

Entre les envois par e-mail, le stockage sur les espaces Cloud et le recours aux services SaaS spécialisés, comment les entreprises peuvent-elles s’assurer de la valeur légale des documents archivés ? Pour s’y retrouver, voici un panorama des critères à prendre en compte pour être en conformité avec l’arrêté gouvernemental concernant les documents numériques, et réaliser ainsi des économies en toute tranquillité.

Assurer la traçabilité des documents

La validité d’un document dépend avant tout de son émetteur. C’est la raison pour laquelle de nombreuses organisations, tous secteurs confondus, préfèrent encore attendre l’envoi par la poste de notes de frais, de rapports de mission, de factures ou de tout autre document justificatif. Ce sont ces organisations qu’il faut rassurer : ce qui est numérisé ne devient pas intraçable pour autant, et il est autant possible de s’assurer de l’authenticité de l’auteur d’un document que s’il était physiquement présent.

Plusieurs outils certifient la fiabilité d’un document. L’horodatage et la signature électronique attestent de l’identité numérique de l’émetteur, et permettent de sécuriser le document avant l’archivage. Le stockage en « écriture seule » préserve le document de toute modification. On privilégiera également le stockage sous forme de fichiers PDF signés. Par ailleurs, les entreprises ont la possibilité d’imposer des processus d’authentification forte afin de garantir la confidentialité des documents. Pour les plus réticents, la norme NF Z42-013, désormais ISO 14641-1, est à présent une norme internationale, sur laquelle les entreprises du monde entier peuvent s’appuyer pour rendre compte de l’authenticité de leurs documents archivés de façon dématérialisée.

Choisir les bons outils de saisie et de reconnaissance

Les envois numériques et le stockage sur serveur partagé est déjà une pratique intégrée dans la majorité des entreprises. Aujourd’hui, c’est à la gestion et à l’archivage des documents justificatifs que la numérisation doit s’appliquer. Constats et rapports de mission dans les domaines du bâtiment ou de l’assurance, factures ou notes de restaurant lors d’un déplacement professionnel, cartes d’embarquement ou factures d’hôtel : autant de documents papier susceptibles d’être perdus ou de s’effacer durant le processus avant d’avoir été transmis à l’employeur ou à l’organisme chargé du remboursement. Leur conservation numérique est soumise à des critères rigoureux. Les entreprises ont donc tout intérêt à investir dans des technologies de reconnaissance fiables. Pour aller plus loin dans la chaîne de valeurs, ces dernières doivent également pouvoir traiter les informations selon les catégories dans lesquelles elles seront classées par le comptable : nom du collaborateur, montant de la TVA, prix hors-taxe, ou toute autre spécificité liée à la nature du document. L’envoi à l’organisme de remboursement s’en trouve facilité, et un temps considérable pourra être réaffecté aux tâches à valeur ajoutée !

Encadrer l’entrée dans l’ère de la dématérialisation

Les sauts technologiques, surtout lorsqu’ils entraînent un bouleversement des process d’entreprise, demandent un temps d’adaptation. En effet, premièrement, il arrive que certaines tâches ne soient pas encore assurées par le nouveau process ou que l’entreprise tarde à appliquer son nouveau mode de fonctionnement aux échanges externes, en l’occurrence les transactions avec les fournisseurs. Pour y pallier, il ne suffit plus de s’assurer que toutes les entités, internes ou externes, aient accès à un scanner ; il faut encore que l’action de scanner les documents soit acquise. C’est ici que l’équipement des terminaux mobiles avec des logiciels de reconnaissance de caractères devient primordial.

Ensuite, il y a la sauvegarde des documents confidentiels : envoyer un document par e-mail ou l’enregistrer sur le Cloud n’est pas sans risque, si les documents ne sont pas protégés. Cet écueil peut être évité grâce à un process d’authentification solide pour les utilisateurs ou au cryptage des données.

La dématérialisation devient déjà une caractéristique des domaines comptable et fiscal, dans le public comme dans le privé. En témoignent de nombreux exemples, des impôts pour les particuliers à la comptabilité des fournisseurs des collectivités locales, en passant par les nouveaux logiciels de caisses enregistreuses avec ticket dématérialisé, la télétransmission dans les domaines de la santé ou du commerce et les factures électroniques. Les notes de frais, dernier aspect traité, doivent tout particulièrement faire l’objet d’une attention accrue. Il faut en effet s’assurer que les collaborateurs comprennent la norme, que les données soient archivées localement, dans un format standard et exploitable à nouveau dix ans après l’archivage. Enfin, la propriété des données doit être respectée : après la rupture d’un contrat, le document doit pouvoir demeurer actif et valide !

La probité de l’archivage numérique doit donc aller au-delà de la réversibilité, et conserver toutes les propriétés (possibilité de consultation et validité) inhérentes au document au moment de son enregistrement.

http://www.expensya.com

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