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Faire de l’intégration SAP / P2P un succès

Publication: 14 juillet

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A l’heure où la digitalisation des process est au cœur des enjeux des entreprises, les process Achats n’échappent pas à cette transformation digitale...
 

Pour répondre à cette problématique, les solutions P2P et leur intégration avec un ERP deviennent déterminantes.

Les solutions « Procure to Pay » ou P2P (terme utilisé pour désigner le processus transversal, de la requête d’achat au règlement) ont le vent en poupe. Il s’agit d’outils dits « Logiciels en tant que service » (ou Saas, Software as a service) qui apparaissent pour l’utilisateur comme un site internet auquel ils se connectent. Utilisés couplés à un Progiciel de Gestion Intégré (plus communément appelés ERP, dont SAP est un des leaders du marché), ils permettent de gérer le flux d’achat complet de façon plus intuitive pour les utilisateurs, en maintenant les avantages de la base de données globale de l’ERP.

Ces dernières années, Viveris Intégration a travaillé sur l’intégration de 2 de ces solutions avec SAP : Coupa et Determine.

Réduction des coûts et des temps passés

Ces solutions SaaS présentent des avantages pour les structures informatiques des entreprises. Elles sont plus faciles et rapides à mettre à œuvre qu’un logiciel sur-mesure (à condition de définir peu d’écarts par rapport au modèle proposé par l’éditeur). Leur gestion étant délocalisée, cela induit une maîtrise des coûts de fonctionnement, de gestion et d’hébergement vis-à-vis des logiciels « on-premise », hébergés et maintenus par l’entreprise elle-même (les contrats négociés avec les éditeurs SaaS incluent bien souvent l’ensemble de ces services dans un seul forfait). Leur mode d’accès utilisateur (par connexion à un site internet) réduit également les coûts du parc informatique car ils sont accessibles en client léger.

D’un point de vue utilisateur, ces outils sont développés pour être rapides et faciles d’utilisation, en automatisant le plus d’opérations possible. Sur le principe de « mes achats en un clic », l’utilisateur final passe un minimum de temps à saisir dans l’outil. Ceci est d’autant plus facilité quand le système P2P propose :

- Des catalogues articles (comme les catalogues d’achats internet),

- Des portails fournisseurs (où les fournisseurs se connectent pour traiter directement les commandes ou appels d’offres émis)

- Ou encore des applications Smartphones ou tablettes (accessibles partout, y compris en dehors de l’entreprise).

En parallèle, la question de la sécurisation des données et des flux s’impose. C’est une problématique inhérente à tout projet informatique faisant intervenir des applications mobiles, et à laquelle nous sommes confrontés depuis plusieurs années. Mais dans le contexte du SaaS, s’ajoute la crainte relative à la sensibilité des données qui seraient hébergées chez l’éditeur. Cela est d’autant plus vrai dans les secteurs dits « sensibles » (secret défense, formules ou technologies brevetées, etc …), ce qui peut expliquer que nombre d’entre elles soient encore hésitantes vis-à-vis de ce type de solutions, pouvant représenter ainsi un frein à leur développement.

Le flux P2P et l’ERP

Au-delà de l’outil P2P en lui-même se pose la problématique de l’intégration, technique et fonctionnelle, avec l’ERP de l’entreprise, SAP dans notre contexte, mais également avec les autres ERP du marché. C’est sur ce domaine que Viveris Intégration apporte son expertise de près de 20 ans de SAP, en particulier sur les domaines Logistique / Achats.

L’ERP doit rester le système central, référent de la base de données (BDD) globale, support du reporting et des données de Comptabilité / Finance. Il convient donc d’assurer une cohérence parfaite entre les deux systèmes :

- Les données de base (articles, fournisseurs …) mises à disposition du P2P doivent être un reflet parfait de la base de données de l’ERP,

- Tous les flux achats émis via le P2P doivent être intégrés dans l’ERP afin de maintenir à jour les suivis d’engagements pour la comptabilité…

Cette « communication » entre les systèmes peut se faire soit en temps réel (moins de rapidité système mais plus grande fiabilité des données échangées) ou en mode asynchrone (réactivité logiciel accrue mais requiert plus de vigilances sur les échanges de données).

Un autre point d’attention lors de la mise en place d’une solution P2P en SaaS concerne le niveau d’adaptabilité de l’outil.. Reposant sur un fonctionnement préétabli par l’éditeur, il propose moins de flexibilité. La mise en œuvre d’écarts de fonctionnement peut se révéler coûteuse. Une implication forte des équipes à la fois DSI et éditeur, en lien avec les utilisateurs, est nécessaire afin de définir le bon niveau de compromis entre fiabilité du système global, et réponse aux besoins et acceptation des utilisateurs finaux.

Maintenir sur la durée

La mise en œuvre achevée, un accompagnement des utilisateurs vers ces nouvelles solutions s’avère crucial pour que le succès se poursuive sur la durée. Les bonnes pratiques qui auront pu être établies lors du projet doivent être appliquées, et pour cela, comprises et acceptées par les utilisateurs. Du côté des équipes informatiques, le travail doit rester coordonné avec l’éditeur pour maintenir la pérennité du système. Anticiper les évolutions car la maintenance délocalisée chez l’éditeur amène une réactivité moindre comparativement aux logiciels on-premise. Et supporter les montées de version qui peuvent être fréquentes (plusieurs « releases » par an pour Coupa) et nécessiter leur lots d’ajustements techniques et / ou dans les processus métier.

Forte de son expérience et de son investissement dans ce domaine, Viveris Intégration intervient aujourd’hui pour identifier les flux critiques et les points d’attention les plus déterminants dans la cohésion des systèmes avec :

- La définition des correspondances entre les objets de chacun des 2 systèmes (chacun ayant, de base, son fonctionnement propre).

- L’identification en amont tous les cas de blocage potentiels qui pourraient empêcher la redescente transactionnelle du P2P vers l’ERP, comme un contrôle budgétaire ou le déréférencement d’un fournisseur.

Enfin, Viveris Intégration met également un point d’honneur à l’accompagnement qu’elle propose auprès des utilisateurs, intervention indispensable pour le succès du changement d’outils.

http://www.viveris.fr/

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