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Initiatives stratégiques : les 5 erreurs à éviter

Par Cédric Fiederer, Directeur Conseil chez One2Team

Publication: 28 avril

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Lors du lancement d’initiatives stratégiques, on déploie généralement un plan de communication massif en interne comme en externe, et tout le monde s’attend à des résultats immédiats...
 

Malheureusement, plus de 70 % de celles-ci échouent à cause de l’environnement complexe, de stratégies peu claires ou de collaborateurs désengagés. Une étude récente réalisée par PMI.ORG révèle que pour chaque milliard engagé pour ces initiatives stratégiques, 149 millions de dollars sont perdus.

Loin d’être achevée, la transformation digitale continue d’être au coeur des préoccupations des entreprises en 2017. D’ailleurs, les investissements en la matière s’annoncent colossaux ! On prévoit que leur montant atteindra 2100 milliards de dollars cette année à l’échelle mondiale… Il est donc temps de penser à optimiser l’exécution de ces projets en commençant par éviter les erreurs. En voici 5 que l’on rencontre souvent et comment on peut facilement les résoudre.

Erreur # 1 : Multiplier les initiatives pour multiplier les résultats

Les plans d’initiatives stratégiques sont généralement découpés en dizaines, voire centaines de projets différents. Les lancer tous en même temps dès le début peut être tentant. Mais soyons réalistes, chaque entreprise a une capacité de travail qu’elle ne peut pas dépasser. Ces projets étant réalisés en complément des tâches quotidiennes, et non en remplacement de celles-ci, le volume de travail augmente jusqu’à ne plus être absorbé. C’est précisément là que tout s’écroule !

Le conseil : L’entreprise doit décider du nombre de projets qu’elle peut gérer simultanément en fonction de ses capacités réelles. Un fois que les premiers projets sont achevés et ont produit des résultats significatifs, alors et seulement à ce moment-là elle peut sélectionner et lancer les suivants. Souvent, elle constatera que certains, recensés au début du processus, n’ont plus aucune pertinence.

Erreur # 2 : Ne pas assez impliquer les collaborateurs sur les initiatives

Parce qu’elles sont essentielles à l’entreprise, les initiatives stratégiques sont souvent confiées aux meilleurs collaborateurs, ceux dont le potentiel est fort et la productivité importante. Mais ces mêmes employés ont aussi la charge d’affaires courantes, avec un objectif de résultat à plus court terme. Pour cette raison, ils vont prioriser ces dernières au détriment des initiatives !

Le conseil : Pour que les collaborateurs prennent conscience de l’importance du plan strategique, on peut imaginer un découpage des projets en différents objectifs intermédiaires. Ceux-ci, s’ils sont indexés au plan d’intéressement, viendront rappeler le caractère stratégique des initiatives pour l’entreprise, autant que les performances quotidiennes.

Erreur # 3 : Ignorer l’effet tunnel

6 à 9 mois après le lancement d’un plan d’initiatives stratégiques, des dizaines de projets ont démarré mais combien sont réellement maîtrisés et pilotés ? Souvent, on sait que tout est en cours mais concrètement il n’y a pas de résultats officiels et la visibilité sur leur avancée n’est pas claire. Pas étonnant dans cette situation que le CEO puisse perdre confiance.

Le conseil : Définir des grandes étapes simples, communes à toutes les initiatives. Par exemple : business case validé, initiative lancée, pilote terminé, bénéfices en cours. De cette manière on aura une vue consolidée très macro mais factuelle quels que soient les projets.

Erreur # 4 : Taire les problèmes

Lorsqu’ils sont bien planifiés, les projets démarrent en général plutôt bien et les livraisons avancent correctement. Mais peu de temps après leur démarrage, les aléas se multiplient. Il faut avoir une vue complète des risques, des problèmes et des points de blocage. Certains choisissent de les passer sous silence et ne les déclarent finalement à leur direction qu’à un stade très tardif, souvent quand le problème est devenu critique.

Le conseil : Pour optimiser le temps de prise de décision, un chef de projet doit disposer d’une vue de l’ensemble des problèmes en temps réel, c’est bien souvent plus important qu’un rapport sur un planning prévisionnel et permet de réagir plus vite.

Erreur # 5 : Oublier le calcul des résultats attendus

Avant de lancer une initiative, il est courant de réaliser des prévisions de résultats : une démarche essentielle pour hiérarchiser les projets et les lancer au bon moment afin de maximiser leur efficacité. Parfois ces ambitions de résultats sont même communiqués aux marchés et actionnaires.

Le conseil : Avant de lancer une initiative, il faudra définir un processus de saisie et de validation. De cette manière, les données seront consolidées avec beaucoup plus de fiabilité. Cela permet de communiquer en toute confiance sur l’impact global du projet ou sur les décisions liées à sa conduite. Cette analyse est la plupart du temps réalisée par des équipes de différentes Business Units qui n’interviennent pas nécessairement sur l’opérationnel du projet.

Alors qu’ils sont faciles à mettre en place dans une très petite structure, ces conseils relèvent de l’impossible dès que l’on passe à une entreprise de taille plus importante. Les niveaux hiérarchiques s’empilent et les différents départements ne communiquent pas entre eux. Parfois même les initiatives stratégiques se déroulent entre plusieurs sites ce qui rend la communication encore plus difficile...

Dans ce type de situation, la technologie est indispensable pour aider à la conduite d’un projet. Les traditionnels outils de bureautique comme les tableurs peuvent aider mais leur limite est rapidement atteinte pour les projets d’ampleur comme ceux liés à la transformation digitale. Une solution de gestion de projet qui soit à la fois collaborative, mobile et en temps réel devient rapidement essentielle.

http://one2team.com

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