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La dernière chose dont les employés ont besoin, et le secteur industriel n’est pas épargné, est un surcroît de stress. Très souvent, celui-ci est provoqué par la technologie, pourtant censée nous faciliter la vie. Qu’il s’agisse de problèmes de compatibilité de matériel ou logiciels, de connectique ou de dysfonctionnement d’équipements, cela engendre de l’insatisfaction au travail et peut souvent contribuer au non-respect des délais, à la perte de marchés voire à une démotivation.

Alors, que faire pour sortir le stress de l’équation ? La vente, par exemple, est un environnement sous pression, axé sur des objectifs chiffrés, où l’on attend des commerciaux qu’ils apportent des affaires et fassent signer des contrats. Dans ce contexte, un dysfonctionnement ou une technologie inadaptée peut poser problème. Le cœur du processus de vente est la collaboration au sein du personnel et la présentation de propositions et d’idées aux prospects. Le plus souvent, ces activités se déroulent dans une salle de réunion, que ce soit dans les propres locaux de l’entreprise ou chez le client potentiel.

Imaginons à présent ce qui se passerait en cas de dysfonctionnement technique dans la salle de réunion ou d’incompatibilité avec les équipements des participants. D’une part, quelle serait l’impression donnée au client prospectif et, d’autre part, quelles seraient les conséquences pour la réunion elle-même ?

Dans une étude récente1 sur le stress au travail, 12 % des personnes interrogées révèlent avoir manqué une vente ou un contrat et 24 % un délai ou une action importante à la suite d’un dysfonctionnement technique en salle de réunion. Plus préoccupant encore, un participant à l’enquête sur dix indique également avoir vu lui échapper une opportunité de carrière, telle qu’une reconnaissance ou une promotion.

Le simple fait de donner une présentation est déjà suffisamment stressant sans qu’il faille en plus se soucier de la fiabilité de la technologie utilisée. L’un des principaux problèmes dans une salle de réunion a trait à la compatibilité : ces salles sont généralement équipées d’un grand écran plat et d’un système permettant d’y connecter divers appareils pour que les participants puissent partager des contenus (vidéo, audio, graphiques, données). Le problème survient lorsque les systèmes d’exploitation des appareils sont différents de celui du système de présentation. La solution de facilité consiste à recourir à des câbles et des adaptateurs. Cependant, bien souvent, ceux-ci ne fonctionnement pas au mieux, se mettent en travers du chemin et dégradent la résolution de la présentation. En pareil cas, un appel à l’informatique est nécessaire, ce qui retarde la réunion.

Qui plus est, souvent les systèmes de présentation ne gèrent pas eux-mêmes les appareils : s’il est assez facile d’y connecter un ordinateur portable, il peut être problématique d’afficher un contenu depuis un smartphone ou une tablette.

Par conséquent, une technologie de salle de réunion intuitive, conviviale et compatible avec tout appareil et système d’exploitation est essentielle pour réduire le stress de la réunion et permettre aux participants de partager leurs contenus et, en définitive, favoriser leur interaction.

L’enquête a également interrogé les participants sur ce qu’ils considèrent comme les technologies idéales pour la salle de réunion et sur celles qui, selon eux, contribueraient à des réunions plus efficaces et plus fluides. Leurs réponses n’ont rien de surprenant mais confirment la nécessité, dans ce domaine, de technologies qui se mettent vraiment au service de l’entreprise. Les participants à l’enquête citent ainsi des dispositifs de commande à un seul bouton (51 %), des systèmes sans câbles (44 %), la possibilité de partager facilement des données depuis tout appareil (44 %), la facilité d’organiser des conférences avec des collègues où qu’ils se trouvent (40 %) et des capacités vidéo et audio de haute qualité (39 %) comme les cinq premières technologies indispensables en salle de réunion.

La salle de réunion joue un rôle central dans un grand nombre de secteurs. La technologie n’est pas la garantie de remporter un contrat ou un appel d’offres face à la concurrence. Cependant, lorsqu’il s’agit d’effectuer une présentation capitale devant des prospects, elle doit offrir les fonctionnalités facilitant son bon déroulement et permettant d’évacuer de la salle tout stress technologique.

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