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Dans ce contexte, les aspects liés à la gestion documentaire et à la gestion de contenus sont en train de vivre une véritable révolution qui va profondément faire évoluer les attentes des directions métiers et informatiques.

Mettre à plat ses processus de gestion de contenus

Une première approche consiste à cartographier le mode de gestion de ses différents processus ECM et d’en analyser leur pertinence. Cela permettra d’avoir un premier regard sur la cohérence de leur traitement et de mettre en avant d’éventuelles lourdeurs dans les dispositifs existants. Ce travail peut être mené en collaboration avec les directions techniques et métiers.

Éviter les schémas trop complexes

Concrètement, il s’agit de tendre vers des mises en œuvre permettant de gagner en fluidité et en agilité. Pour cela, il convient d’avoir une vue d’ensemble claire et d’éviter les approches « spaghettis » trop souvent rencontrées au sein des systèmes d’information. Il sera alors possible d’initier une phase de réflexion avancée sur l’architecture technique à mettre en œuvre pour gagner en flexibilité et plus globalement en performance.

Rationaliser les technologies à utiliser

À ce stade, dans le domaine de la gestion de contenus, il est important de pouvoir unifier les différentes technologies indispensables au bon fonctionnement des opérations de gestion de documents. A priori évident, il est pourtant peu aisé d’arriver à ce résultat dans la mesure où peu de technologies permettent de traiter depuis un point unique les sujets liés à l’ECM, à la GED, au BPM… Attention donc à privilégier les plateformes complètement intégrées et évolutives qui peuvent gérer ces technologies depuis un seul point.

Bien se faire accompagner dans le déploiement de son projet

Après avoir identifié la technologie adaptée à ses attentes, il faudra s’appuyer sur un partenaire conseil et intégrateur pour assurer une mise en production réussie. La notion de complémentarité entre l’éditeur et l’intégrateur est incontournable et permettra de lancer son projet avec succès. Les clients pourront ainsi bénéficier d’expertises à forte valeur ajoutée et accéder à des paramétrages sur mesure.

À travers cette feuille de route, les entreprises vont donc accroître leur agilité et unifier leurs processus de gestion de contenu. Cette révolution va permettre de poser les bases d’une nouvelle gouvernance à adopter dans le domaine de la gestion documentaire digitalisée.

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